Excel 에서 드롭다운 목록을 사용하면 스프레드시트에 데이터를 입력하는(enter data into a spreadsheet) 데 걸리는 시간을 크게 줄일 수 있습니다 . 고맙게도 Excel(Excel) 에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 매우 쉽습니다 .
간단한 방법부터 고급 방법까지 몇 가지 방법이 있습니다. 이 기사에서 모든 방법을 배우게 될 것입니다.
Excel 에서 드롭다운 목록(Drop Down List) 만들기 : 간단한 방법(Method)
Excel 에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 쉬운 방법 은 목록을 수동으로 입력하는 것입니다. 이는 단일 셀에 드롭다운 목록만 필요하고 자주 업데이트할 필요가 없는 상황에 이상적입니다.
예를 들어 사람들에게 일부 필드를 채우도록 하는 파일을 보내고 하나의 필드에 간단한 선택 목록이 있는 경우 이 방법이 이상적입니다.
간단한 방법을 사용하여 드롭다운 목록을 만들려면:
1. 목록을 만들 셀을 선택합니다.
2. 메뉴에서 데이터(Data) 를 선택 하고 리본 에서 데이터 유효성 검사(Data Validation) 를 선택 합니다.
3. 데이터 유효성 검사(Data Validation) 창이 열립니다. 허용(Allow) 아래의 드롭다운 목록을 선택하고 목록 을 선택(List) 합니다 .
4. 이렇게 하면 목록에 원하는 항목을 수동으로 입력할 수 있습니다. 각 항목을 쉼표로 구분하여 소스(Source) 필드에 각 항목을 입력하기 만 하면 됩니다.(Just)
5. 확인을 선택 합니다(OK) . 이제 선택한 셀 옆에 드롭다운 화살표가 있는 것을 볼 수 있습니다. 이 화살표를 선택하면 입력한 모든 항목이 이 목록에 포함된 것을 볼 수 있습니다.
이것은 Excel(Excel) 에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 빠른 방법이지만 유지 관리도 가장 어렵습니다. 목록을 수정하려면 유효성 검사 설정으로 돌아가 소스(Source) 필드를 업데이트해야 합니다.
Excel 에서 이러한 종류의 드롭다운 목록을 많이 만드는 경우 이를 수정하는 데 많은 작업이 필요할 수 있습니다. 이것이 단일 셀과 변경하지 않을 것으로 예상되는 목록에만 이 방법을 사용하는 것이 중요한 이유입니다.
Excel 에서 드롭다운 목록(Drop Down List) 만들기 : 범위 사용
보다 유연한 솔루션을 원하면 Excel 의 다른 셀 범위(a range of other cells) 에서 목록 항목을 가져올 수 있습니다 .
이것을하기 위해:
1. 먼저(First) 목록에서 원하는 모든 항목을 셀 열에 나열하십시오. 현재 스프레드시트나 다른 시트에 입력할 수 있습니다.
2. 위의 과정을 반복하여 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사(Data Validation) 창을 시작합니다. 허용(Allow) 필드를 목록(List) 으로 설정합니다 . 이번에는 소스(Source) 필드에 아무 것도 입력하지 않고 이 필드 오른쪽에 있는 위쪽 화살표 아이콘을 선택합니다. 목록 항목을 가져올 필드를 선택할 수 있는 범위 선택 옵션입니다.
3. 데이터 유효성 검사(Data Validation) 창이 축소되어 전체 시트를 볼 수 있습니다. 포함하려는 모든 목록 항목이 포함된 전체 셀 범위 아래로 마우스 포인터를 끕니다. 이 작업을 완료하면 선택 필드 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 아이콘을 선택합니다. 그러면 데이터 유효성 검사(Data Validation) 창이 다시 확장됩니다.
4. 이제 선택한 범위가 소스(Source) 필드에 나타나는 것을 볼 수 있습니다. 이 설정을 수락 하려면 확인(OK) 을 선택 하기 만 하면 됩니다.(Just)
5. 이제 드롭다운 목록으로 구성한 셀의 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택하면 방금 선택한 범위에 포함된 모든 항목이 표시됩니다.
이 접근 방식의 좋은 점은 범위의 셀을 수정하기만 하면 해당 목록의 항목을 변경할 수 있다는 것입니다. 여기에서 변경하면 이 범위를 소스로 선택한 위치에서 생성한 모든 드롭다운 목록이 업데이트됩니다.
이 방법은 동일한 목록 항목을 사용하여 많은 셀을 드롭다운 형식으로(format a lot of cells) 지정 하려는 경우에 가장 좋습니다 . 단일 범위의 콘텐츠가 모든 목록의 항목을 제어하도록 할 수 있으며 얼마나 많은 항목이 있는지는 중요하지 않습니다.
목록에 항목 추가
목록을 업데이트하기 위해 범위의 항목을 변경하는 것 외에도 새 항목을 추가할 수도 있습니다. 범위 선택이 선택한 첫 번째 및 마지막 셀에 의해 제한되기 때문에 범위 끝에 항목을 추가할 수 없습니다.
대신 범위 중간 어딘가에 새 항목을 삽입해야 합니다. Excel 은 데이터 유효성 검사 설정에서 범위 선택을 동적으로 업데이트하여 셀 하나만큼 늘린 새 범위를 포함합니다.
이것을하기 위해:
1. 소스 범위의 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 하고 드롭다운 메뉴에서 삽입(Insert) 을 선택합니다.
2. 작은 선택 창에서 아래로 셀 이동 을 선택하고 (Shift cells down)확인(OK) 을 선택 합니다. 이렇게 하면 범위의 모든 셀이 하나씩 아래로 이동하여 선택한 위치에 빈 셀이 삽입됩니다.
3. 방금 만든 빈 셀에 추가하려는 새 항목을 입력합니다.
이제 생성한 드롭다운 목록 셀의 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 아이콘 을 선택하면 방금 범위에 추가한 새 항목이 표시됩니다.(down arrow icon)
이것은 드롭다운 목록에 새 항목을 추가하는 쉬운 방법이지만 몇 가지 추가 단계가 필요합니다. 범위 끝에 새 항목을 추가하는 것만큼 간단하지는 않습니다.
그렇게 하려면 범위에 대한 데이터 유효성 검사 를 구성한 방법을 변경하기만 하면 됩니다. (data validation)다음 섹션에서 이 작업을 수행하는 방법을 배울 수 있습니다.
목록에 항목(Items) 을 동적으로 추가 하기
구성된 범위의 끝에 새 항목을 입력하기만 하면 드롭다운 목록에 항목을 더 편리하게 추가하려면 OFFSET (OFFSET) 기능(function) 을 사용해야 합니다 .
드롭다운 목록 셀을 선택한 상태에서 메뉴 에서 데이터(Data) 를 선택 하고 리본에서 데이터 유효성 검사 를 선택합니다.(Data Validation)
데이터 유효성 검사(Data Validation) 창 에서 소스를 다음으로 변경합니다.
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
항목 목록을 입력한 열의 문자를 사용하도록 수식(the formula) 에서 $E$1 및 $E:$E 를 변경 합니다. 확인을 선택(Select OK) 하여 이 새 데이터 유효성 검사(Data Validation) 구성을 확인합니다.
공식이 작동하는 방식은 다음과 같습니다.
- OFFSET 함수 의 0 인수는 열이나 행에 오프셋을 적용하지 않도록 지시합니다.
- COUNTA 함수 의 출력은 범위의 높이를 OFFSET 함수에 알려줍니다 .
- COUNTA 함수는 범위가 포함된 열에서 비어 있지 않은 셀의 수를 계산합니다 .
이제 해당 열에 새 값을 추가할 때마다 OFFSET 함수의 높이 매개변수가 1(OFFSET) 씩 증가하고 OFFSET 함수는 새 항목을 포함하도록 업데이트된 전체 범위를 반환합니다.
이 작업을 보려면 항목 범위에 새 항목을 추가하기만 하면 됩니다. 드롭다운 셀 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택하면 드롭다운 목록에 새 항목이 표시됩니다.
항목 목록이 긴 경우 오른쪽에 있는 스크롤 막대를 사용해야 할 수도 있습니다.
Excel에서 드롭다운 목록 제거
마지막으로, 이 옵션을 설정한 셀에서 드롭다운 옵션을 제거하려면 해당 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사(Data Validation) 창을 다시 엽니다.
허용(Allow) 드롭다운을 모든 값(Any value) 으로 변경하고 확인(OK) 을 선택 합니다.
이 설정을 변경하면 셀이 정상으로 돌아가는 것을 볼 수 있습니다.
Excel에서 드롭다운 목록 만들기
Excel 에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 쉽고 선택할 수 있는 옵션이 많습니다. 선택하는 방법은 하나의 항목 목록으로 활성화하려는 셀 수와 원하는 항목 목록의 유연성에 따라 다릅니다. 목록 항목을 자주 변경할 계획이라면 반드시 동적 접근 방식을 사용하십시오.
How to Create a Drop Down List in Excel
Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.
There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.
Create a Drop Down List in Excel: Simple Method
The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.
For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.
To create a drop down list using the simple method:
1. Select the cell or cells where you want to create your list.
2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.
3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.
4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.
5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.
While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.
If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.
Create a Drop Down List in Excel: Using a Range
If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.
To do this:
1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.
2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.
3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.
4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.
5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.
The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.
This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.
Adding Items to Your List
In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.
Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.
To do this:
1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.
2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.
3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.
Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.
This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.
If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.
Dynamically Adding Items to Your List
For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.
With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.
In the Data Validation window, change the Source to the following:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.
Here’s how the formula works:
- The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
- The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
- The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.
Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.
To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.
Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.
Removing a Drop Down List in Excel
Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.
Change the Allow dropdown to Any value and select OK.
Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.
Creating Drop Down Lists in Excel
Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.
