이전 버전의 Excel(Excel) 을 사용하는 데 익숙하다면 Excel 2007 , 2010 및 2013 의 조건부 서식 옵션 이 놀랍습니다. 그렇다면 왜 조건부 서식을 사용하려고 합니까? 제가 Excel(Excel) 의 이 기능을 사용하는 것을 좋아하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.
1. 데이터를 시각적으로 더 매력적으로 만들기 위해.
2. 스프레드시트를 한 눈에 이해하기 쉽게 만듭니다.
3. 문제 해결(problem solving) 에 도움이 되도록 특정 유형의 숫자를 식별합니다 .
4. 데이터에서 결론을 도출하는 데 도움이 됩니다.
5. 녹색과 빨간색을 사용하여 "좋음" 또는 "나쁨"을 사용자에게 시각적으로 표시합니다.
이제 조건부 서식을 사용하여 자신의 기준에 따라 범위의 모든 셀에 서식을 지정할 수 있습니다(선택할 서식 옵션이 많이 있음). 예를 들어, 이익 시트(profit sheet) 가 있고 $200보다 큰 모든 이익을 녹색으로, $200 미만의 모든 이익을 노란색으로, 모든 손실을 빨간색으로 색상 코드를 지정하려는 경우 조건부 서식을 사용하여 모든 작업을 신속하게 수행할 수 있습니다. .
Excel의 조건부 서식
조건부 서식을 사용하면 다양한 데이터 유형을 구별할 수 있는 동시에 많은 양의 데이터를 빠르고 쉽게 서식을 지정할 수 있습니다. Microsoft Excel 이 자동으로 서식을 지정할 수 있도록 서식 옵션에 대한 규칙을 만들 수 있습니다 . 정말 간단한 세 단계만 수행하면 됩니다.
1단계:(Step 1:) 서식을 지정할 셀을 선택합니다.
2단계: (Step 2:)홈 메뉴(Home menu) 의 스타일 섹션 에서 (Styles section)조건부 서식(Conditional Formatting) 버튼을 클릭합니다 .
3단계:(Step 3:) 규칙을 선택합니다. 셀 강조 표시 규칙(Highlight Cells Rules) 및 Top/Bottom Rules 이 있어 값과 비교할 수 있습니다. 이 예에서는 세 가지 규칙을 적용했습니다. 첫 번째는 $200보다 큰 값은 녹색이라는 것입니다.
셀 강조 표시 규칙 섹션(Highlight Cells Rules section) 만 데이터 세트를 다른 데이터 세트와 비교하는 데 사용할 수도 있습니다. 다른 모든 것은 강조 표시한 하나의 데이터 세트만 사용하고 값을 서로 비교합니다. 예를 들어 보다 큼 규칙 을 사용할 때 A1에서 (Greater Than rule)A20 까지의 값을 특정 숫자와 비교하거나 A1에서 A20 까지 를 B1에서 B20 까지 비교할 수 있습니다 .
두 번째 및 세 번째 규칙에도 동일한 논리가 적용되었습니다. 두 번째 규칙은 $0에서 $200 사이의 모든 항목은 노란색으로 포맷된다는 것입니다. 세 번째 규칙은 $0 미만의 모든 항목은 빨간색으로 포맷된다는 것입니다. 완성된 스프레드시트의 일부는 다음과 같습니다.
이러한 서식 옵션이 마음에 들지 않으면 Excel 에 사용할 수 있는 여러 가지 새로운 조건부 서식(Conditional Formatting) 옵션이 있습니다. 예를 들어, 컬러 화살표( Icon Sets ), 두 번째 예에서와 같은 막대 차트( Data Bars ) 또는 마지막 예에서와 같이 자동으로 선택된 색상 범위( Color Scales )와 같은 아이콘을 삽입할 수 있습니다. 이 세 가지 옵션은 동일한 데이터 세트의 값만 비교합니다. A1 ~ A20(A20) 을 선택하면 해당 값만 서로 비교됩니다.
나중에 셀에 조건부 서식이 지정되지 않도록 하려면 서식을 지우기만 하면 됩니다. 이렇게 하려면 조건부 서식 버튼을 선택하고 (Conditional Formatting button and select) 규칙 지우기(Clear Rules) 를 선택합니다 . 그런 다음 선택한 셀에서만 규칙을 지울지 또는 전체 워크시트에서 규칙을 지울지 선택합니다.
또한 여러 규칙을 만든 경우 어떤 규칙을 어떤 셀에 적용했는지 잊어버릴 수 있습니다. 동일한 셀 집합에 많은 규칙을 적용할 수 있으므로 특히 다른 사람이 스프레드시트를 만든 경우 매우 혼란스러울 수 있습니다. 모든 규칙을 보려면 조건부 서식 버튼 을 클릭한 다음 (Conditional Formatting button)규칙 관리(Manage Rules.) 를 클릭합니다 .
동일한 셀 범위에 둘 이상의 규칙을 적용한 경우 규칙은 우선 순위가 높은 것에서 낮은 순서로 평가됩니다. 기본적으로 가장 최근에 추가된 규칙이 더 높은 우선 순위를 갖습니다. 규칙을 클릭한 다음 위쪽 및 아래쪽 화살표 버튼을 사용하여 순서를 변경하여 변경할 수 있습니다. 또한 맨 위에 있는 드롭다운을 클릭하면 현재 선택 항목 또는 통합 문서의 각 시트에 대한 규칙만 볼 수 있습니다.
Stop If True 라는 확인란도 있습니다. 이 확인란은 매우 복잡하기 때문에 여기에서 자세히 설명하지 않겠습니다. 그러나 Microsoft(Microsoft) 에서 자세히 설명하는 이 게시물을 읽을 수 있습니다 .
새로운 조건부 서식 옵션 Excel 2010(New Conditional Formatting Options Excel 2010)
Excel 2007 에 포함된 조건부 서식(Conditional Formatting) 과 관련하여 Excel 2010 에서는 거의 모든 것이 동일 합니다. 그러나 실제로 훨씬 더 강력한 한 가지 새로운 기능이 있습니다.
앞서 셀 강조 표시 규칙(Highlight Cells Rules) 섹션을 사용하여 한 데이터 세트를 동일한 스프레드시트의 다른 데이터 세트와 비교할 수 있다고 언급했습니다 . 2010에서는 이제 동일한 통합 문서에서 다른 워크시트를 참조할 수 있습니다. Excel 2007 에서 이 작업을 수행하려고 하면 다른 워크시트에서 데이터를 선택할 수 있지만 마지막에 확인을 클릭하려고 하면 오류 메시지가 표시 됩니다.(error message)
엑셀 2010(Excel 2010) 에서는 이제 가능하지만 조금 까다로워서 차근차근 설명드리겠습니다. 두 개의 워크시트가 있고 각 시트에 B2에서 B12(B12) 까지 이익을 위한 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다 . 시트 1 의 B2 ~ (sheet 1)B12 값이 시트 2 의 B2 ~ (sheet 2)B12 값보다 큰지 확인하려면 먼저 시트 1의 B2 ~ B12(B12) 값 을 선택한(sheet 1) 다음 셀 강조(B12) 표시 규칙에서 다음 보다(Great Than) 큼을 클릭합니다 .
이제 위에 표시된 셀 참조 버튼(cell reference button) 을 클릭하십시오. 상자가 변경되고 커서 아이콘(cursor icon) 이 흰색 십자가로 바뀝니다. 이제 시트 2(sheet 2) 를 클릭하고 B2(ONLY) 셀만 선택 합니다. B2 ~ B12(B12) 의 전체 범위를 선택 하지 마십시오(NOT) .
이제 상자의 값이 =Sheet2!$B$2 임을 알 수 있습니다. 이것을 =Sheet2!$B2 로 변경해야 합니다 . 기본적으로 2 앞에 오는 $ 를 제거하면 됩니다. 이렇게 하면 열은 고정되지만 행 번호(row number) 는 자동으로 변경됩니다. 이유가 무엇이든 전체 범위를 선택하도록 허용하지 않습니다.
(Click)셀 참조 버튼을(cell reference button) 다시 클릭한 다음 확인을 클릭 합니다 . 이제 시트 2(sheet 2) 보다 큰 시트 1(sheet 1) 의 값은 선택한 서식 옵션에 따라 서식이 지정됩니다.
바라건대(Hopefully) , 모든 것이 의미가 있습니다! Excel 2013 을 볼 때 조건부 서식과 관련하여 새로운 기능이 없는 것 같습니다. 마지막 팁으로 기본 규칙이 달성하려는 것과 일치하지 않는다고 생각되면 새 규칙 (New Rule) 옵션을(option and start) 클릭하고 처음부터 시작할 수 있습니다. 새 규칙을 만들 때 좋은 점은 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀을 결정할 수 있다는 것인데, 이는 매우 강력합니다.
조건부 서식은 표면적으로는 비교적 쉽고 간단해 보이지만 데이터와 요구 사항에 따라 상당히 복잡해질 수 있습니다. 질문이 있으시면 언제든지 댓글을 남겨주세요. 즐기다!
Format Cells using Conditional Formatting in Excel
Іf you are used to using older versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why wоuld you want to bother using conditional formatting? Well, here are а couple of reasons why I love using this feature of Excel:
1. To make your data more visually appealing.
2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.
3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.
4. To assist you in drawing conclusions from your data.
5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.
Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.
Conditional Formatting in Excel
Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.
Step 1: Select the cells you want to format.
Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.
Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.
It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.
The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.
If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.
If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.
Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.
When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.
There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.
New Conditional Formatting Options Excel 2010
Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.
Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.
In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.
Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.
You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.
Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.
Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.
Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!
