최근에 Excel 에서 요약 기능을 사용 하여 많은 양의 데이터를 쉽게 요약하는 방법에 대한 기사를 작성했지만 해당 기사에서는 워크시트의 모든 데이터를 고려했습니다. 데이터의 하위 집합만 보고 데이터의 하위 집합을 요약하려는 경우 어떻게 합니까?
Excel 에서 필터와 일치하지 않는 행을 숨기는 열에 필터를 만들 수 있습니다. 또한 Excel 의 특수 기능을 사용하여 필터링된 데이터만 사용하여 데이터를 요약할 수도 있습니다.
이 기사에서는 Excel 에서 필터를 만들고 기본 제공 함수를 사용하여 필터링된 데이터를 요약하는 단계를 안내합니다.
Excel에서 간단한 필터 만들기
Excel 에서는 간단한 필터와 복잡한 필터를 만들 수 있습니다. 간단한 필터부터 시작하겠습니다. 필터로 작업할 때 항상 레이블에 사용되는 맨 위에 하나의 행이 있어야 합니다. 이 행이 있어야 하는 것은 아니지만 필터 작업을 좀 더 쉽게 만듭니다.
위에 가짜 데이터가 있고 City(City) 열에 필터를 만들고 싶습니다 . Excel 에서는 이 작업을 수행하기가 정말 쉽습니다. 리본 에서 데이터(Data) 탭을 클릭한 다음 필터(Filter) 버튼을 클릭합니다. 시트(sheet or click) 에서 데이터를 선택 하거나 첫 번째 행을 클릭할 필요도 없습니다.
필터(Filter) 를 클릭 하면 첫 번째 행의 각 열에 자동으로 맨 오른쪽에 작은 드롭다운 버튼이 추가됩니다.
이제 City 열(City column) 에서 드롭다운 화살표를 클릭하십시오 . 아래에서 설명할 몇 가지 다른 옵션이 표시됩니다.
상단에서 도시 열의(City column) 값을 기준으로 모든 행을 빠르게 정렬할 수 있습니다 . 데이터를 정렬하면 City 열의(City column) 값뿐만 아니라 전체 행이 이동합니다 . 이렇게 하면 데이터가 이전처럼 그대로 유지됩니다.
또한 ID(ID and number) 라는 열을 맨 앞에 추가하고 워크시트에 있는 행 수만큼 번호를 매기는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 항상 ID 열(ID column) 을 기준으로 정렬하고 중요한 경우 데이터를 원래와 동일한 순서로 되돌릴 수 있습니다.
보시다시피 스프레드시트의 모든 데이터는 이제 City 열의(City column) 값을 기준으로 정렬됩니다 . 지금까지 숨겨진 행이 없습니다. 이제 필터 대화 상자(filter dialog) 의 맨 아래에 있는 확인란을 살펴보겠습니다 . 내 예에서는 City 열에(City column) 3개의 고유 값만 있고 이 3개가 목록에 표시됩니다.
나는 두 개의 도시를 체크 해제하고 하나는 체크된 상태로 두었다. 이제 8개의 데이터 행만 표시되고 나머지는 숨겨집니다. 맨 왼쪽의 행 번호를 확인하면 필터링된 데이터를 보고 있음을 쉽게 알 수 있습니다. 숨겨진 행 수에 따라 몇 개의 추가 수평선이 표시되고 숫자의 색상은 파란색이 됩니다.
이제 두 번째 열을 필터링하여 결과 수를 더 줄이려고 한다고 가정해 보겠습니다. C 열에는 각 가족의 총 구성원 수가 있고 구성원이 2명 이상인 가족에 대한 결과만 보고 싶습니다.
C 열의(Column C) 드롭다운 화살표를 클릭 하면 열의 각 고유 값에 대해 동일한 확인란이 표시됩니다. 그러나 이 경우 숫자 필터(Number Filters) 를 클릭한 다음 보다 큼을( Greater Than) 클릭합니다 . 보시다시피, 다른 옵션도 많이 있습니다.
새 대화 상자가 나타나고 여기에 필터 값을 입력할 수 있습니다. AND 또는 OR 함수(AND or OR function) 를 사용하여 둘 이상의 기준을 추가할 수도 있습니다 . 예를 들어 값이 2보다 크고 5가 아닌 행을 원한다고 말할 수 있습니다.
이제 데이터 행이 5개뿐입니다. New Orleans 의 가족 과 3명 이상의 구성원만 있습니다. 충분히 쉬운 가요? (Easy)드롭다운을 클릭한 다음 "열 이름"에서 필터 지우기(Clear Filter From “Column Name”) 링크를 클릭하면 열의 필터를 쉽게 지울 수 있습니다 .
여기까지가 Excel(Excel) 의 간단한 필터에 대한 것입니다 . 그들은 사용하기 매우 쉽고 결과는 매우 간단합니다. 이제 고급(Advanced) 필터 대화 상자 를 사용하여 복잡한 필터를 살펴보겠습니다 .
Excel에서 고급 필터 만들기
고급 필터를 생성하려면 고급 (Advanced) 필터 대화 상자(filter dialog) 를 사용해야 합니다 . 예를 들어, 가족 구성원이 2명 이상인 New Orleans 에 거주하는 모든 가족 (New Orleans)또는(OR) 가족 구성원이 3명 이상인 Clarksville 의 모든 가족 과(AND) 끝 이메일 주소 가 .EDU 인 가족 만 보고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이제 간단한 필터로는 그렇게 할 수 없습니다.
이렇게 하려면 Excel 시트(Excel sheet) 를 약간 다르게 설정해야 합니다. 계속해서 데이터 세트 위에 몇 개의 행을 삽입하고 아래와 같이 제목 레이블을 첫 번째 행에 정확히 복사하십시오.
이제 고급 필터가 작동하는 방식입니다. 먼저 상단의 열에 기준을 입력한 다음 데이터(Data) 탭 의 정렬 및 필터 아래에 있는 ( Sort & Filter)고급(Advanced) 버튼 을 클릭해야 합니다.
그렇다면 그 세포에 정확히 무엇을 입력할 수 있습니까? 자, 그럼 예제부터 시작하겠습니다. New Orleans 또는 Clarksville(New Orleans or Clarksville) 의 데이터만 보고 싶으 므로 E2 및 E3(E2 and E3) 셀에 입력해 보겠습니다 .
다른 행에 값을 입력하면 OR을 의미합니다. 이제 우리는 구성원이 2명 이상인 New Orleans 가족과 3명 이상의 구성원이 있는 Clarksville 가족을 원합니다. 이렇게 하려면 C2 에 >2 >3 을 입력합니다.
>2 및 New Orleans 가 같은 행에 있으므로 AND 연산자(AND operator) 가 됩니다. 위의 3행도(row 3) 마찬가지입니다 . 마지막으로 .EDU 끝 이메일 주소를 가진 가족만 원합니다. 이렇게 하려면 D2 와 D3(D2 and D3) 모두 에 *.edu 를 입력하면 됩니다. * 기호는 임의의 수의 문자를 의미합니다.
그렇게 하면 데이터 세트의 아무 곳이나 클릭한 다음 고급(Advanced) 버튼을 클릭합니다. 목록 범위(List Rang) 필드 는 고급 버튼(Advanced button) 을 클릭하기 전에 클릭한 이후 데이터 세트를 자동으로 파악 합니다 . 이제 기준 범위(Criteria range) 버튼 오른쪽에 있는 작은 버튼을 클릭합니다.
A1에서 E3까지 모두(Select everything) 선택한 다음 같은 버튼을 다시 클릭하여 고급 필터 대화 상자(Advanced Filter dialog) 로 돌아갑니다 . 확인(Click OK) 을 클릭하면 이제 데이터가 필터링됩니다!
보시다시피, 이제 해당 기준에 모두 일치하는 결과가 3개뿐입니다. 이것이 작동하려면 기준 범위의 레이블이 데이터 세트의 레이블과 정확히 일치해야 합니다.
분명히 이 방법을 사용하여 훨씬 더 복잡한 쿼리를 생성할 수 있으므로 원하는 결과를 얻으려면 이 방법을 사용하십시오. 마지막으로 필터링된 데이터에 합산 함수를 적용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
필터링된 데이터 요약
이제 필터링된 데이터에서 가족 구성원 수를 합산하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 어떻게 해야 할까요? 리본에서 지우기(Clear) 버튼 을 클릭하여 필터를 지우겠습니다 . 걱정하지 마십시오. 고급 버튼(Advanced button) 을 클릭하고 확인을 다시 클릭하여 고급 필터를 다시 적용하는 것은 매우 쉽습니다.
데이터 세트의 맨 아래에 Total(Total) 이라는 셀 을 추가한 다음 합계 함수를 추가하여 전체 가족 구성원을 합산해 보겠습니다. 내 예에서는 =SUM(C7:C31) 을 입력 했습니다.
그래서 모든 가족을 보면 총 78명의 구성원이 있습니다. 이제 고급 필터(Advanced filter) 를 다시 적용하고 어떤 일이 일어나는지 봅시다 .
이런! 정확한 숫자인 11을 표시하는 대신 총계가 여전히 78인 것을 볼 수 있습니다! 왜 그런 겁니까? 음, SUM 함수(SUM function) 는 숨겨진 행을 무시하지 않으므로 여전히 모든 행을 사용하여 계산을 수행합니다. 다행히 숨겨진 행을 무시하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 함수가 있습니다.
첫 번째는 소계(SUBTOTAL) 입니다. 이러한 특수 기능을 사용하기 전에 필터를 지우고 기능을 입력해야 합니다.
필터가 지워지면 계속해서 =SUBTOTAL( 을 입력하면 다양한 옵션이 포함된 드롭다운 상자가 나타납니다. 이 기능을 사용하면 먼저 숫자를 사용하여 사용하려는 합산 함수 유형을 선택합니다.(summation function)
이 예에서는 SUM(SUM) 을 사용하려고 하므로 숫자 9(number 9) 를 입력 하거나 드롭다운에서 숫자를 클릭하면 됩니다. 그런 다음 쉼표를 입력하고 셀 범위를 선택합니다.
Enter 키를 누르면 78의 값이 이전과 동일한 것을 볼 수 있습니다. 그러나 이제 필터를 다시 적용하면 11이 표시됩니다!
훌륭한! 그것이 바로 우리가 원하는 것입니다. 이제 필터를 조정할 수 있으며 값은 항상 현재 표시되는 행만 반영합니다.
SUBTOTAL 함수(SUBTOTAL function) 와 거의 동일하게 작동하는 두 번째 함수 는 AGGREGATE 입니다. 유일한 차이점은 숨겨진 행을 무시하도록 지정해야 하는 AGGREGATE 함수 에 다른 매개변수가 있다는 것입니다.(AGGREGATE function)
첫 번째 매개변수는 사용하려는 합산 함수 이며 (summation function)SUBTOTAL 과 마찬가지로 9는 SUM 함수(SUM function) 를 나타냅니다 . 두 번째 옵션은 숨겨진 행을 무시하기 위해 5를 입력해야 하는 곳입니다. 마지막 매개변수는 동일하며 셀 범위입니다.
요약 함수에 대한 내 기사를 읽고 AGGREGATE 함수 및 (AGGREGATE function)MODE , MEDIAN , AVERAGE 등과 같은 기타 함수 를 더 자세히 사용하는 방법을 배울 수 있습니다.
이 기사가 Excel(Excel) 에서 필터를 만들고 사용하기 위한 좋은 출발점(starting point) 이 되기를 바랍니다 . 질문이 있으시면 언제든지 댓글을 남겨주세요. 즐기다!
How to Filter Data in Excel
I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?
In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.
In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.
Create Simple Filters in Excel
In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.
Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.
When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.
Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.
At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.
Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.
As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.
I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.
Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.
Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.
A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.
Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.
So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.
Create Advanced Filters in Excel
If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.
To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.
Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.
So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.
When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.
Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.
Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.
Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!
As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.
You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.
Summarizing Filtered Data
Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.
At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).
So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.
Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.
The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.
Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.
In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.
When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!
Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.
The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.
The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.
You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.
Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!
