인적 자원 및 금융 산업을 전문으로 하는 회사 인 로버트 하프(Robert Half) 는 2018년에 작성된 기사에서 금융 회사의 63%가 계속 기본 기능으로 63% of financial firms continue to use Excel물론 이는 100%가 아니며 실제로 to be a decline in usage! 그러나 소프트웨어가 스프레드시트 소프트웨어 이고 금융 (spreadsheet software)산업 소프트웨어(industry software) 로만 설계되지 않았다는 점을 고려하면 63%는 여전히 업계의 상당한 부분이며 Excel 이 얼마나 중요한지 설명하는 데 도움이 됩니다.
Excel(Excel doesn) 사용법을 배우는 것은 어렵지 않습니다. 한 번에 한 단계씩 진행하면 자신의 속도로 초보자에서 전문가로(또는 적어도 그 지점에 가까워지는) 이동하는 데 도움이 됩니다.
이 기사에서 다룰 내용을 미리 보기 위해 워크시트, 사용 가능한 기본 함수 및 수식, 워크시트 또는 통합 문서(worksheet or workbook) 탐색을 생각해 보십시오 . 물론 가능한 모든 Excel 기능(Excel function) 을 다루지는 않겠지만 다른 기능에 접근하는 방법에 대한 아이디어를 제공할 만큼 충분히 다룰 것입니다.
기본 정의(Basic Definitions)
몇 가지 정의를 다루면 정말 도움이 됩니다. 아마도 이러한 용어를 들어본 적이 있거나 이미 알고 있는 용어일 것입니다. 그러나 Excel(Excel) 사용 방법을 배우는 과정의 나머지 부분에 대해 확실히 설명하고 모든 설정을 다룹니다 .
통합 문서와 워크시트(Workbooks vs. Worksheets)
Excel 문서 를 (Excel document)통합 문서(Workbooks) 라고 하며 Excel 문서(Excel document) (통합 문서) 를 처음 만들 때 많은(전부는 아님) Excel 버전에 각각 빈 워크시트가 있는 세 개의 탭이 자동으로 포함됩니다. 귀하의 Excel(Excel doesn) 버전이 그렇게 하지 않더라도 걱정하지 마십시오. 저희가 작성 방법을 배우게 될 것입니다.
워크시트는 데이터를 입력하는 실제 부분입니다. 시각적으로 생각하는 것이 더 쉽다면 워크시트를 탭으로 생각하십시오. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 삭제 옵션을 선택하여 탭을 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 이러한 워크시트는 우리가 작업하는 실제 스프레드시트이며 통합 문서 파일(workbook file) 에 있습니다.
리본(The Ribbon)
리본(Ribbon) 은 바로 가기 행처럼 Excel 응용 프로그램(Excel application) 전체에 퍼져 있지만 바로 가기는 시각적으로 표시됩니다(텍스트 설명 포함). 이것은 단기간에 무언가를 하고 싶을 때, 특히 무엇을 하고 싶은지 결정하는 데 도움이 필요할 때 유용합니다.
상단 메뉴 옵션(예: 홈(Home) , 삽입(Insert) , 데이터(Data) , 검토(Review) 등) 에서 선택하는 섹션/그룹에 따라 리본 버튼의 다른 그룹화가 있으며 표시되는 시각적 옵션은 해당 그룹과 관련됩니다.
엑셀 단축키(Excel Shortcuts)
바로 가기는 Excel 소프트웨어(Excel software) 를 빠르게 탐색하는 데 도움이 되므로 배우는 것이 도움이 됩니다(절대 필수는 아님). 그들 중 일부는 이전 버전의 Excel 응용 프로그램(Excel application) 메뉴에 나열된 바로 가기를 보고 직접 시도함으로써 학습됩니다.
Excel 바로 가기 를 배우는 또 다른 방법 은 Excel 개발자 웹 사이트(website of the Excel developers) 에서 목록을 보는 것 입니다 . 사용 중인 Excel(Excel doesn) 버전에 바로 가기가 표시되지 않더라도 대부분은 계속 작동합니다.
공식 대 함수(Formulas vs. Functions)
함수는 Excel(Excel) 의 기본 제공 기능이며 수식에 사용됩니다. 예를 들어 스프레드시트의 다른 셀에 있는 숫자의 합을 계산하는 수식을 삽입하려는 경우 SUM () 함수를 사용하여 그렇게 할 수 있습니다.
이 기능(및 기타 기능)에 대한 자세한 내용은 이 기사에서 조금 더 자세히 설명합니다.
포뮬러 바(Formula Bar)
수식 입력줄(formula bar) 은 리본(Ribbon) 아래에 표시 되는 영역입니다 . 수식 및 데이터에 사용됩니다. 셀에 데이터를 입력하면 해당 셀에 마우스를 가져가면 수식 입력줄(formula bar) 에도 나타납니다 .
수식 입력줄(formula bar) 을 참조할 때 적절한 셀을 선택한 상태에서 해당 위치에 수식을 입력해야 함을 나타냅니다(셀을 선택하고 입력을 시작하면 자동으로 수행됨).
워크시트 예제 생성 및 서식 지정(Creating & Formatting a Worksheet Example)
Excel 워크시트(Excel Worksheet) 로 할 수 있는 작업은 많습니다 . 이 문서에서 진행하면서 직접 시도해 볼 수 있도록 몇 가지 예제 단계를 제공합니다.
첫 번째 통합 문서(The First Workbook)
빈 통합 문서(Workbook) 로 시작하는 것이 좋습니다 . 따라서 New(New) 를 선택하십시오 . 이것은 Excel(Excel) 버전에 따라 다를 수 있지만 일반적으로 파일(File) 영역에 있습니다.
참고: 위의 이미지는 어디에서나 New (왼쪽, 녹색 화살표가 가리키는)에 접근할 수 있음을 보여주기 위해 상단에 Open 이라고 표시되어 있습니다. (Open)이것은 최신 Excel 의 스크린샷입니다 .
새로(New) 만들기를 클릭 하면 몇 가지 예제 템플릿을 얻을 수 있습니다. 템플릿 자체는 Excel(Excel) 버전에 따라 다를 수 있지만 일종의 선택을 해야 합니다.
Excel 사용 방법을 배우는 한 가지 방법은 해당 템플릿을 사용하여 "틱"하게 만드는 요소를 확인하는 것입니다. 우리 기사에서는 빈 문서로 시작하여 데이터와 수식 등을 가지고 놀고 있습니다.
빈 문서 옵션(document option) 을 선택하십시오 . 인터페이스는 버전마다 다르지만 아이디어를 얻을 수 있을 만큼 충분히 유사해야 합니다. 조금 후에 다른 샘플 Excel 시트(Excel sheet) 도 다운로드할 것 입니다.
데이터 삽입(Inserting the Data)
스프레드시트(워크시트라고도 함)에 데이터를 가져오는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 한 가지 방법은 원하는 위치에 원하는 내용을 입력하는 것입니다. 특정 셀을 선택하고 입력을 시작하십시오.
또 다른 방법은 데이터를 복사한 다음 스프레드시트(Spreadsheet) 에 붙여넣는 것 입니다. 물론 테이블 형식이 아닌 데이터를 복사하는 경우 문서의 어느 위치에 위치하는지에 대해 약간 흥미를 가질 수 있습니다. 그러나 다행스럽게도 필요에 따라 언제든지 문서를 편집하고 복사(document and recopy) 하여 다른 곳에 붙여넣을 수 있습니다.
지금 이 문서의 일부를 선택하고 복사한 다음 빈 스프레드시트에 붙여넣어 copy/paste method 을 시도할 수 있습니다 .
기사의 일부를 선택하고 복사한 후 스프레드시트(spreadsheet and click) 로 이동 하여 붙여넣기를 시작하려는 원하는 셀을 클릭하면 됩니다. 위의 방법은 우클릭 메뉴를 이용하여 아이콘 형태로 “붙여넣기”를 선택하는 것입니다.
Excel 내장 붙여 넣기 방법(paste method) 을 사용할 때 다른 Excel 내장 메서드를 사용하더라도 오류가 발생할 수 있습니다. 다행히도 오류 경고(error warning) (위)는 시트에 복사한 데이터를 가져오기 위한 올바른 방향을 알려주는 데 도움이 됩니다.
데이터를 붙여넣을 때 Excel 은 데이터를 잘 해석합니다. 이 예에서는 이 섹션의 처음 두 단락을 복사했으며 Excel(section and Excel) 에서는 두 행으로 표시했습니다. 단락 사이에 실제 공간이 있었기 때문에 Excel 은 빈 행과 함께 해당 공간도 재현했습니다. 표를 복사하는 경우 Excel 은 시트에서 표를 훨씬 더 잘 재현합니다.
또한 리본(Ribbon) 의 버튼을 사용하여 붙여넣을 수 있습니다. 시각적인 사람들에게 이것은 정말 도움이 됩니다. 아래 이미지(image below) 에 나와 있습니다 .
일부 Excel 버전 (특히 이전 버전)에서는 데이터를 가져올 수 있습니다(유사한 파일 또는 CSV – 쉼표로 구분된 값 – 파일). 일부 최신 버전의 Excel 에는 해당 옵션이 없지만 다른 파일(가져오려는 파일)을 열고 모두 선택(select all) 을 사용한 다음 복사(copy and paste) 하여 Excel 스프레드시트(Excel spreadsheet) 에 붙여넣을 수 있습니다 .
가져오기를 사용할 수 있는 경우 일반적으로 파일(File) 메뉴에서 찾을 수 있습니다. 새 버전의 Excel 에서 (Excel)파일(File) 을 클릭하면 더 많은 그래픽 사용자 인터페이스(user interface) 로 경로가 변경될 수 있습니다 . 워크시트로 돌아가려면 왼쪽 상단의 화살표를 클릭하기만 하면 됩니다 .(Simply)
하이퍼링크(Hyperlinking)
하이퍼링크 는 특히 (Hyperlinking)리본(Ribbon) 을 사용할 때 매우 쉽습니다 . 최신 Excel(Excel) 버전 의 삽입(Insert) 메뉴에서 하이퍼링크 버튼(hyperlink button) 을 찾을 수 있습니다. command-K 와 같은 바로 가기를 통해 액세스할 수도 있습니다 .
데이터 형식 지정(예: 숫자 및 날짜)(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))
데이터 형식을 지정하는 것이 도움이 되는 경우가 있습니다. 이것은 특히 숫자에 해당됩니다. 왜요? 때때로 숫자는 자동으로 텍스트 형식에 가까운 일반 형식(일종의 기본값)이 됩니다. 그러나 종종 우리는 숫자가 숫자처럼 작동하기를 원합니다.
다른 예는 20200101 또는 01/01/20 또는 날짜 형식(date format) 에 대해 선택한 형식과 같이 모든 날짜가 일관되게 표시되도록 형식을 지정할 수 있는 날짜입니다 .
아래 이미지와 같이 몇 가지 다른 방법으로 데이터 형식을 지정하는 옵션에 액세스할 수 있습니다.
예를 들어 숫자(Number) 형식에 액세스하면 몇 가지 옵션이 제공됩니다. 이 옵션은 오른쪽 클릭 방법을 사용할 때 나타납니다. 리본(Ribbon) 을 사용할 때 옵션은 바로 리본(Ribbon) 에 있습니다. 그것은 모두 당신에게 더 쉬운 것에 달려 있습니다.
한동안 Excel(Excel) 을 사용해 왔다면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하는 방법과 결과 숫자 서식 대화 상자(number format dialog box) (아래 참조)가 더 쉽게 이해될 수 있습니다. 더 새롭고 시각적인 경우 리본 방법(Ribbon method) 이 더 적합할 수 있습니다(사용하기가 훨씬 빠름). 둘 다 숫자 서식(number formatting) 옵션을 제공합니다.
날짜와 유사한 것을 입력 하면 아래 이미지와 같이 최신 버전의 Excel 에서 (Excel)리본(Ribbon) 에 이를 반영하기에 충분합니다 .
리본(Ribbon) 에서 날짜 형식을 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 짧은 날짜 또는 긴 날짜를 선택할 수 있습니다. 계속해서 시도하고 결과를 보십시오.
프레젠테이션 형식(예: 텍스트 정렬)(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))
데이터를 모두 왼쪽으로 정렬할지 오른쪽으로 정렬할지(또는 양쪽 정렬 등) 데이터를 정렬하는 방법을 이해하는 것도 도움이 됩니다. 이것도 리본(Ribbon) 을 통해 액세스할 수 있습니다 .
위의 이미지에서 볼 수 있듯이 텍스트의 정렬(즉, 오른쪽, 왼쪽 등)은 리본 옵션(Ribbon option) 의 두 번째 행에 있습니다 . 리본(Ribbon) 에서 다른 정렬 옵션(예: 위쪽, 아래쪽)을 선택할 수도 있습니다 .
또한 숫자와 같은 항목을 정렬하면 왼쪽으로 정렬하면(텍스트가 더 잘 보이는 위치) 오른쪽으로 정렬되지 않을 수 있지만 오른쪽으로 정렬하면 더 좋아 보입니다. 정렬은 워드 프로세싱 응용 프로그램(word processing application) 에서 볼 수 있는 것과 매우 유사합니다 .
열 및 행(Columns & Rows)
열과 행 (columns and rows)의 너비와 치수(adjust the width and dimensions) 를 조정하고 작업하는 방법을 아는 것이 도움이 됩니다 . 다행히 익숙해지면 상당히 쉽게 할 수 있습니다.
행이나 열을 추가하거나 삭제하는 데는 두 부분이 있습니다. 첫 번째 부분은 선택 프로세스(selection process) 이고 다른 부분은 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 삽입 또는 삭제 옵션을 선택하는 것입니다.
이 기사에서 복사 하여 위의 예에서 빈 Excel 시트(Excel sheet) 에 붙여넣은 데이터를 기억 하십니까? 아마도 더 이상 필요하지 않을 것이므로 행 삭제 프로세스에 대한 완벽한 예입니다.
(Remember)우리의 첫 번째 단계 를 기억 하십니까? 행을 선택해야 합니다. 계속해서 행 번호(row number) (왼쪽 상단 셀(left cell) 의 왼쪽 )를 클릭하고 삭제하려는 하단 행으로 마우스를 아래쪽으로 끕니다. 이 경우 3개의 행을 선택합니다.
그런 다음 절차의 두 번째 부분은 행 삭제를 클릭하고 Excel(Delete Rows) 이 해당 행을 삭제하는 것을 보는 것입니다.
행을 삽입하는 프로세스는 비슷하지만 둘 이상의 행을 선택할 필요는 없습니다. Excel 은 클릭한 위치가 행을 삽입할 위치를 결정합니다.
프로세스를 시작하려면 새 행 아래에 있고 싶은 행 번호 를 클릭하십시오. (row number)이렇게 하면 Excel 에서 전체 행을 선택하도록 지시합니다. 현재 위치에서 Excel 은 그 위에 행을 삽입합니다. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 (right-clicking and choosing)행 삽입(Insert Rows.) 을 선택하면 됩니다 .
위에서 볼 수 있듯이 10 행에 10을 입력했습니다. 그런 다음 10 (10행)을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 Insert Rows 를 선택한 후 숫자 10(number 10) 이 한 행 아래로 내려갔습니다. 결과적으로 10 은 이제 11행에 있습니다.
이것은 삽입된 행이 선택한 행 위에 어떻게 배치되었는지 보여줍니다. 직접 시도하여 삽입 프로세스(insertion process) 가 어떻게 작동하는지 확인할 수 있습니다.
둘 이상의 행이 필요한 경우 둘 이상의 행을 선택하여 수행할 수 있습니다. 그러면 Excel 에 원하는 수와 해당 수량이 선택한 행 번호 위에 삽입됩니다.(row number)
다음 그림은 10 이 3행 아래로 내려가는 방법, 삽입된 행 수를 포함하여 이를 시각적 형식으로 보여줍니다.
열 삽입 및 삭제는 왼쪽(행) 대신 상단(열)에서 선택한다는 점을 제외하고 기본적으로 동일합니다.
필터 및 중복(Filters & Duplicates)
작업할 데이터가 많을 때 해당 데이터로 더 쉽게 작업할 수 있는 몇 가지 트릭이 있으면 도움이 됩니다.
예를 들어 많은 재무 데이터가 있지만 특정 데이터만 봐야 한다고 가정해 보겠습니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 Excel "필터"를 사용하는 것입니다.
먼저 많은 데이터를 표시하는 Excel 워크시트(Excel Worksheet) 를 찾아 이를 테스트할 항목이 있습니다(모든 데이터를 직접 입력할 필요 없이). Microsoft에서 이러한 샘플을 다운로드(download just such a sample from Microsoft) 할 수 있습니다 . 이것은 다운로드에 대한 직접 링크이므로 Excel 예제(Excel example) 파일은 해당 링크를 클릭하는 즉시 다운로드를 시작해야 합니다.
이제 문서가 있으므로 데이터의 양을 살펴보겠습니다. 꽤, 그렇지? 참고: 위의 이미지는 샘플 파일(sample file) 에 있는 것과 약간 다르게 보일 수 있으며 이는 정상입니다.
독일(Germany) 의 데이터만 보고 싶다고 가정해 보겠습니다 . 리본(Ribbon) ("홈" 아래) 의 "필터" 옵션을 사용합니다 . 오른쪽의 "정렬" 옵션과 결합됩니다(최신 Excel 버전에서).
이제 Excel 에 원하는 옵션을 알려주세요. 이 경우 선택된 국가로 독일(Germany) 에 대한 데이터를 찾고 있습니다.
필터 옵션(filter option) 을 선택하면 열에 작은 풀다운 화살표가 나타납니다. 화살표를 선택하면 사용할 "텍스트 필터" 옵션을 포함하여 여러 옵션이 있습니다. 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하는 옵션이 있습니다.
이러한 모든 옵션이 풀다운 목록에 표시되기 때문에 Excel 이 (Excel)리본(Ribbon) 에서 이러한 옵션을 결합하는 이유가 이해가 됩니다. "텍스트 필터" 아래에서 "같음..."을 선택합니다.
수행할 작업(이 경우 Filter )을 선택한 후 정보/기준을 제공하겠습니다. 우리는 독일(Germany) 의 모든 데이터를 보고자 하므로 상자에 입력합니다. 그런 다음 "확인"을 클릭하십시오.
이제 독일(Germany) 의 데이터만 표시됩니다 . 데이터가 필터링되었습니다. 다른 데이터는 아직 있습니다. 그것은 단지 보기에서 숨겨져 있습니다. 필터를 중단하고 모든 데이터를 보고 싶은 때가 올 것입니다. 아래 이미지와 같이 풀다운으로 돌아가서 필터를 지우도록 선택하기만 하면 됩니다.(Simply return)
때때로 중복 데이터를 포함하는 데이터 세트가 있습니다. 단일 데이터만 있으면 훨씬 쉽습니다. 예를 들어 Excel 워크시트 에서 정확히 동일한 재무 (Excel Worksheet)데이터 레코드를 두 번(data record twice) (또는 그 이상) 사용하려는 이유는 무엇입니까?
다음(Below) 은 반복되는 일부 데이터가 있는 데이터 세트(data set) 의 예입니다 (노란색으로 강조 표시됨).
중복(또는 이 경우 더 많이)을 제거하려면 중복 데이터(반복되는 데이터 포함)를 나타내는 행 중 하나를 클릭하여 시작합니다. 이것은 아래 이미지에 나와 있습니다.
이제 "데이터" 탭 또는 섹션을 방문하면 리본(Ribbon) 에 "중복 제거"라는 버튼이 표시됩니다. 클릭하세요.
이 프로세스의 첫 번째 부분은 아래 이미지와 유사한 대화 상자 를 제공합니다. (dialog box)이것이 당신을 혼란스럽게 하지 않도록 (Don)하십시오(t let) . 단순히 중복 데이터를 식별할 때 어떤 열을 볼 것인지 묻는 것입니다.
예를 들어 이름과 성이 같은 행이 여러 개 있지만 다른 열에는 기본적으로 의미가 없는 말(예: 웹 사이트에서 복사/붙여넣기)이 있고 이름과 성에 고유한 행만 필요한 경우 다음을 선택합니다. 중복되지 않을 수 있는 횡설수설은 초과 데이터를 제거할 때 고려되지 않도록 해당 열을 제거합니다.
이 경우 수동으로 행을 복제했기 때문에 선택 항목을 "모든 열"로 남겨 두어 모든 열이 이 예에서 정확히 동일하다는 것을 알았습니다. (엑셀 예제 파일과 동일하게 하여 테스트(Excel example file and test) 하시면 됩니다.)
위의 대화 상자(dialog box) 에서 "확인"을 클릭 하면 결과가 표시되며 이 경우 3개의 행이 일치하는 것으로 식별되고 그 중 2개가 제거되었습니다.
이제 결과 데이터(아래 표시) 는 중복을 추가 및 제거(addition and removal) 하기 전에 시작한 데이터와 일치합니다 .
방금 몇 가지 트릭을 배웠습니다. 이는 더 큰 데이터 세트를 다룰 때 특히 유용합니다. 계속해서 리본(Ribbon) 에 표시되는 다른 버튼을 사용해 보고 그 기능을 확인하십시오 . 원본 형식을 유지하려는 경우 Excel 예제(Excel example) 파일 을 복제할 수도 있습니다 . 다운로드한 파일의 이름을 바꾸고 다른 사본을 다시 다운로드하십시오. 또는 컴퓨터에 파일을 복제합니다.
내가 한 것은 모든 재무 데이터가 포함된 탭을 복제하는 것이었습니다(다른 예제 파일(example file) 에 복사한 후, 우리가 시작한 파일은 비어 있음). 복제 탭(duplicate tab) 으로 두 가지 버전을 마음대로 사용할 수 있었습니다. 탭 을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 " 복제(Duplicate) ." 를 선택 하여 이를 시도할 수 있습니다.(tab and choosing “)
조건부 서식(Conditional Formatting)
문서의 이 부분은 표시 이점 때문에 통합 문서(Workbook) 만들기 섹션에 포함되어 있습니다 . 조금 복잡해 보이거나 함수와 공식을 찾고 있다면 이 섹션을 건너뛰고 여가 시간에 다시 찾아오십시오.
조건부 서식(Formatting) 은 특정 데이터를 강조 표시하려는 경우에 유용합니다. 이 예에서는 Excel 예 파일(Excel Example file) (모든 재무 데이터 포함)을 사용 하고 $25,000가 넘는 " 총 판매액"을 찾습니다.(Gross)
이렇게 하려면 먼저 평가하려는 셀 그룹을 강조 표시해야 합니다. 이제 전체 열이나 행(column or row) 을 강조 표시하고 싶지 않다는 점을 기억하십시오 . 평가하려는 셀만 강조 표시하려고 합니다. 그렇지 않으면 다른 셀(예: 머리글)도 평가되고 Excel 에서 해당 머리글을 사용하여 수행하는 작업(예:)에 놀라게 될 것입니다.
따라서 원하는 셀을 강조 표시하고 이제 "홈" 섹션/그룹을 클릭한 다음 "조건부 서식"을 클릭합니다.
리본(Ribbon) 에서 "조건부 서식"을 클릭하면 몇 가지 옵션이 있습니다. 이 경우 아래 이미지와 같이 $25,000보다 큰 셀을 강조 표시하여 선택합니다.
이제 대화 상자(dialog box) 가 표시되고 상자 에 값을 입력할 수 있습니다. 25000을 입력합니다. 쉼표나 다른(commas or anything) 것에 대해 걱정할 필요가 없으며 실제로 원시 숫자를 입력하면 더 잘 작동합니다.
"확인"을 클릭하면 대화 상자(dialog box) 위의 "보다 큼"에서 선택한 항목(오른쪽)에 따라 필드가 자동으로 색상이 지정되는 것을 볼 수 있습니다 . 이 경우 "밝은 빨간색을 진한 빨간색 텍스트(Dark Red Text) 로 채우기 ). 다른 디스플레이 옵션(display option) 을 선택할 수도 있습니다.
이 조건부 서식은 한 프로젝트 또는 다른 프로젝트에 필수적인 데이터를 한 눈에 볼 수 있는 좋은 방법입니다. 이 경우 총(Gross) 판매액 이 $25,000를 초과할 수 있었던 "세그먼트"( Excel 예제 파일 참조)를 볼 수 있습니다.(Excel Example file)
수식 및 함수 작업(Working With Formulas and Functions)
Excel 에서 함수를 사용하는 방법을 배우는 것은 매우 유용합니다. 그것들은 공식의 기본 내장입니다. 사용 가능한 기능에 대한 아이디어를 얻기 위해 기능 목록을 보려면 "삽입" 메뉴/그룹을 클릭한 다음 맨 왼쪽에서 "기능/기능"을 선택하십시오.
Excel 리본(Excel Ribbon) 에서 이 버튼의 목적은 실제 기능을 삽입하는 것이지만( 수식 입력줄(formula bar) 에 등호를 입력한 다음 원하는 기능을 입력하여 수행할 수도 있음) 다음을 사용할 수도 있습니다. 사용 가능한 항목을 확인합니다. 함수를 스크롤하여 수식에서 사용할 수 있는 항목에 대한 일종의 아이디어를 얻을 수 있습니다.
물론, 단순히 그것을 시도하고 그들이하는 일을 보는 것도 매우 도움이됩니다. "일반적으로 사용되는"과 같이 더 짧은 기능 목록이지만 자주 사용되는 목록(일부 기능은 이 문서에서 다룹니다)을 선택하여 정독하려는 그룹을 선택할 수 있습니다.
이 기사에서 논의하는 공식의 예에서 이러한 함수 중 일부를 사용할 것입니다.
같음 (The Equals )=기호( Sign)
등호(=)는 Excel 에서 매우 중요 합니다. 필수적인 역할을 합니다. 수식의 경우 특히 그렇습니다. 기본적으로(Basically) 등호를 앞에 붙이지 않으면 공식이 없습니다. 수식이 없으면 해당 셀에 입력한 데이터(또는 텍스트)일 뿐입니다.
따라서 Excel 에 계산 또는 자동화를 요청하기 전에 셀에 등호( = )를 입력해야 한다는 점을 기억하십시오.
$ 기호를 포함하면 Excel 에서 수식을 이동하지 않도록 지시합니다. 일반적으로 워크시트의 변경 사항에 대한 수식의 자동 조정(auto adjustment) (상대 셀 참조(cell reference) 사용 )은 도움이 되지만 때로는 원하지 않을 수 있으며 해당 $ 기호를 사용하여 Excel 에 알릴 수 있습니다. 셀 참조(cell reference) 의 문자와 숫자(letter and number) 앞에 $를 삽입하기만 하면 됩니다.
따라서 D25(D25) 의 상대 셀 참조(cell reference) 는 $D$25가 됩니다. 이 부분이 헷갈리더라도 걱정하지 마세요. 다시 돌아올 수 있습니다(또는 Excel의 빈(Excel blank) 통합 문서로 재생할 수 있습니다).
The Awesome Ampersand >> &
앰퍼샌드( & )는 재미있는 작은 공식 "도구"로, 셀을 결합할 수 있습니다. 예를 들어, 이름에 대한 열과 성에 대한 또 다른 열이 있고 전체 이름에 대한 열을 생성하려고 한다고 가정해 보겠습니다. &를 사용하여 그렇게 할 수 있습니다.
Excel 워크시트(Excel Worksheet) 에서 시도해 보겠습니다 . 이 예에서는 다른 프로젝트를 방해하지 않도록 빈 시트를 사용하겠습니다. 계속해서 A1에 이름을 입력하고 B1에 성을 입력합니다. 이제 이들을 결합하려면 C1 셀을(C1 cell and type) 마우스로 클릭하고 다음 공식을 입력하십시오. =A1 & “ “ & B1 . 이탤릭체로 된 부분만 사용하고 나머지 부분은 사용하지 마십시오(마침표를 사용하지 않는 등) .(Please)
C1에서 무엇을 볼 수 있습니까? 전체 이름을 입력할 때와 같이 이름과 성 사이에 공백이 있는 완전한 이름이 표시되어야 합니다. 수식 의 & " " & 부분(“ “ & portion) 은 해당 공간을 생성한 것입니다. " "를 포함하지 않았다면 이름과 성을 사이에 공백 없이 입력했을 것입니다(결과를 보려면 계속 시도하십시오).
또 다른 유사한 공식은 CONCAT 을 사용 하지만 나중에 이에 대해 배웁니다. 지금은 이 작은 팁이 많은 상황에서 유용하기 때문에 앰퍼샌드( & )가 무엇을 할 수 있는지 염두에 두십시오.
SUM() 함수(SUM() Function)
SUM ( ) 함수는 매우 편리하며 설명된 대로 수행합니다. Excel 에 포함하도록 지시 한 숫자를 더하고 해당 값의 합계를 제공합니다. 몇 가지 다른 방법으로 이 작업을 수행할 수 있습니다.
우리는 함수를 사용하는 데 사용할 데이터가 몇 개 있기 때문에 몇 가지 숫자를 입력하는 것으로 시작했습니다. 우리는 단순히 1, 2, 3, 4, 5를 사용하고 A1에서 시작하여 A5로 내려가는 각 셀에 입력했습니다.
이제 SUM () 함수를 사용하려면 원하는 셀을 클릭하여 시작합니다. 이 경우에는 A6을 사용 하고 수식 입력줄 에 (formula bar)=SUM (을 입력합니다 . 이 예에서는 첫 번째 "(.")에 도달하면 중지합니다. 이제 A1( 맨 위 셀(top-most cell) )을 클릭하고 A5(또는 포함하려는 맨 아래 셀)로 마우스를 끈 다음 (bottom-most cell)수식 입력줄(formula bar) 로 돌아가 닫는 "(closing “) )" 를 입력합니다 . 마침표를 포함하지 마십시오. 또는 따옴표와 괄호만 사용할 수 있습니다.
이 기능을 사용하는 다른 방법은 수식 입력줄(formula bar) 에 정보를 수동으로 입력하는 것 입니다. 이것은 숫자가 상당히 많고 숫자를 잡기 위해 스크롤하는 것이 약간 어려운 경우에 특히 유용합니다. "=SUM(."을 사용하여 위의 예에서와 동일한 방식으로 이 메서드를 시작합니다.
그런 다음 최상위 셀(top-most cell) 의 셀 참조(cell reference) 를 입력 합니다. 이 경우 A1이 됩니다. 콜론(:)을 포함하고 맨 아래 셀(bottom-most cell) 의 셀 참조(cell reference) 를 입력합니다 . 이 경우 A5가 됩니다.
AVERAGE() 함수(AVERAGE() Function)
숫자 그룹의 평균이 무엇인지 알고 싶다면 어떻게 하시겠습니까? AVERAGE () 함수 를 사용하면 쉽게 할 수 있습니다 . 아래 단계에서 기본적으로 위의 SUM () 함수와 동일하지만 다른 기능이 있음을 알 수 있습니다.
이를 염두에 두고 결과에 사용할 셀(이 경우 A6)을 선택한 다음 등호( = )와 AVERAGE 라는 단어로 입력을 시작 합니다. 입력을 시작하면 제안 사항이 제공되며 원하는 경우 전체 단어를 입력하는 대신 AVERAGE 를 클릭할 수 있습니다.(AVERAGE)
셀 범위(cell range) 를 추가하기 전에 수식에 여는 괄호(opening parenthesis) 가 있는지 확인하십시오 . 그렇지 않으면(Otherwise) 오류가 발생합니다.
이제 A6 셀(A6 cell) (또는 결과에 사용 중인 셀) 에 "=AVERAGE("를 입력 했으므로 사용하려는 셀 범위(cell range) 를 선택할 수 있습니다. 이 경우 A1에서 A5를 사용하고 있습니다.
범위를 선택하기 위해 마우스를 사용하는 대신 수동으로 입력할 수도 있습니다. 큰 데이터 세트(data set typing) 가 있는 경우 범위에 입력하는 것이 선택하는 데 필요한 스크롤보다 더 쉬울 수 있습니다. 그러나 물론 그것은 당신에게 달려 있습니다.
프로세스를 완료하려면 닫는 괄호 "(closing parenthesis “) )"를 입력하기만 하면 5개 숫자의 평균이 표시됩니다. 보시다시피 이 프로세스는 SUM () 프로세스 및 기타 기능과 매우 유사합니다. 한 기능을 익히면 다른 기능은 더 쉬워집니다.
COUNTIF() 함수(COUNTIF() Function)
특정 숫자가 데이터 세트(data set) 에 나타나는 횟수를 세고 싶다고 가정해 봅시다 . 먼저(First) 이 함수에 대한 파일을 준비하여 계산할 항목을 갖습니다. A6에 있을 수 있는 수식을 제거하십시오. 이제 A1에서 A5까지를 복사하여 A6부터 붙여넣거나(A5 and paste) A6으로 시작하여 아래로 내려가는 셀에 동일한 숫자를 입력하고 1의 값을 입력한 다음 A7을 2로 입력하는 등의 작업을 수행합니다.
이제 A11(A11 let) 에서 함수/공식을 시작하겠습니다. 이 경우 " =COUNTIF (."를 입력합니다. 그런 다음 A1부터 A10 까지의 셀을 선택합니다 .
다른 COUNT와 유사한 기능 중 하나가 아닌 "COUNTIF"를 입력하거나 선택해야 합니다. 그렇지 않으면 동일한 결과를 얻을 수 없습니다.
다른 함수와 마찬가지로 닫는 괄호 "(closing parenthesis “) )"를 입력하기 전에 기준에 대한 질문에 답하고 쉼표 "(comma “) ," 뒤에 괄호 "(parenthesis “) )"를 입력해야 합니다.
"기준"은 무엇을 정의합니까? 여기에서 Excel에 계산할 항목(이 경우)을 알려줍니다. 쉼표를 입력한 다음 "5"를 입력한 다음 닫는 괄호(closing parenthesis) 를 입력하여 숫자 목록에 나타나는 5의 개수를 구했습니다. 두 번 발생하므로 해당 결과는 두(2)가 됩니다.
CONCAT 또는 CONCANTENATE() 함수(CONCAT or CONCANTENATE() Function)
수식에서 앰퍼샌드( & )만 사용하는 예와 유사하게 CONCAT () 함수를 사용하여 셀을 결합할 수 있습니다. 계속해서 동일한 예를 사용하여 시도해 보십시오.
A1에 이름을 입력하고 B1에 성을 입력합니다. 그런 다음 C1 에 (C1 type)CONCAT (A1, " ", B1)을 입력합니다.
앰퍼샌드(&)로 수행한 것과 동일한 결과를 얻는 것을 볼 수 있습니다. 많은 사람들이 앰퍼샌드를 사용하는 이유는 앰퍼샌드가 더 쉽고 덜 번거롭기 때문입니다. 하지만 이제 다른 옵션도 있다는 것을 알게 되었습니다.
참고: 이 함수는 Excel 버전에서 CONCANTENATE 일 수 있습니다 . Microsoft 는 (Microsoft)함수 이름(function name) 을 CONCAT 으로 단축했으며 이후 버전의 소프트웨어에서 입력(및 기억)하기가 더 쉬운 경향이 있습니다. 다행히도 수식 입력줄 에 (formula bar)CONCA 를 입력하기 시작 하면(등호 뒤에) 사용 중인 Excel 버전이 표시 되고 마우스로 클릭하여 선택할 수 있습니다.
(Remember)입력을 시작할 때 Excel 버전이 (Excel)올바른 기능(correct function) 을 표시 할 수 있도록 " CONCAN "( CONCANTENATE 의 시작으로)이 아닌 "CONCA"(또는 더 짧은 것)만 입력하거나 Excel 이 표시되지 않을 수 있음을 기억하십시오 . 두 기능이 달라지기 시작하는 곳이기 때문입니다 .(s suggestion)
CONCAT ( ) 대신 앰퍼샌드(&)와 함께 병합 방법(merge method) 을 사용하려는 경우 놀라지 마십시오 . 정상입니다.
If/Then Formulas
If/Then FormulaExcel 파일 의 새 열에서 (Excel file)할인(Discount) (일종의 두 번째 할인) 금액 을 식별 하려고 한다고 가정해 보겠습니다 . 이 경우 먼저 열을 추가하는 것으로 시작하여 열 F 뒤와 (Column F)열 G(Column G) 앞에 추가합니다 (다시 다운로드한 예제 파일(example file) 에서 ).
이제 수식을 입력합니다. 이 경우 F2를 입력하고 "=IF(E2>25000, " DISCOUNT 2 ")입니다. 이것은 테스트(25k보다 큰 E2)로 수식이 찾고 있는 것을 충족한 다음 E2의 숫자가 해당 테스트를 통과하면 결과(" DISCOUNT 2 ")를 수행합니다.
이제 F2를 복사 하여 (copy F2 and paste)F 열(F column) 에서 그 뒤에 오는 셀에 붙여넣습니다 .
수식은 해당 셀에 대한 참조와 함께 각 셀(상대 셀 참조)에 대해 자동으로 조정됩니다. 자동으로 조정되지 않도록 하려면 A1이 $A$1인 것처럼 셀 알파 앞에 $(Remember) 기호와 숫자를 추가할 수 있습니다 .(cell alpha)
위 이미지에서 F2 열의(F2 column) 모든 셀에 "DISCOUNT 2"가 표시되는 것을 볼 수 있습니다 . 이는 공식이 E2 셀(E2 cell) ($E$2로 표시)을 보고 상대 셀은 보도록 지시하기 때문입니다. 따라서 수식이 다음 셀(즉, F3)로 복사될 때 달러 기호 때문에 여전히 E2 셀 을 보고 있습니다. (E2 cell)따라서 모든 셀은 동일한 셀을 참조하는 동일한 수식을 갖기 때문에 동일한 결과를 제공합니다.
또한 "FALSE"라는 단어 대신 값이 표시되도록 하려면 쉼표를 추가한 다음 표시하려는 단어 또는 숫자(word or number) (텍스트는 따옴표로 묶어야 함)를 수식의 끝에 추가합니다. 끝 괄호.
Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.
Excel 프로젝트 관리(Managing Your Excel Projects)
다행히 Excel 문서가 설계된 방식으로 Excel 통합 문서(Excel Workbooks) 로 많은 작업을 수행할 수 있습니다 . 문서에 다른 워크시트(탭)를 포함하는 기능을 사용하면 관련 콘텐츠를 하나의 파일에 모두 포함할 수 있습니다. 또한 더 나은(또는 더 나쁜) 수식을 포함할 수 있는 무언가를 만들고 있다고 생각되면 워크시트(Worksheet) (탭)를 복사(오른쪽 클릭 옵션)하여 다양한 버전의 워크시트(Worksheet) 를 가질 수 있습니다 .
탭의 이름을 바꾸고 날짜(use date) 코드를 사용하여 최신(또는 가장 오래된) 버전을 알릴 수 있습니다. 이것은 Excel 프로젝트를 관리할 때 이러한 탭을 유리하게 사용하는 방법의 한 예일 뿐입니다.
다음은 최신 버전의 Excel 에서 탭 이름을 바꾸는 예입니다 . 탭을 클릭하여 시작하면 다음 이미지와 유사한 결과를 얻을 수 있습니다.
해당 응답을 받지 못하더라도 괜찮습니다. 이전 버전의 Excel 이 있을 수 있지만 탭 이름을 바꿀 수 있다는 점에서 다소 직관적입니다. 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이전 버전의 Excel(Excel) 에서도 "이름 바꾸기" 옵션을 얻을 수 있으며 때로는 탭에 바로 입력할 수도 있습니다.
Excel 은 (Excel)Excel 사용 방법을 배우는 과정에서 많은 기회를 제공합니다 . 이제 나가서 사용할 시간입니다! 즐거운 시간 보내세요(Have fun) .
Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel
In аn artіclе wrіtten in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity. Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.
Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.
As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others.
Basic Definitions
It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are). But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.
Workbooks vs. Worksheets
Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.
The Worksheets are the actual parts where you enter the data. If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option. Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.
The Ribbon
The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions). This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.
There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings.
Excel Shortcuts
Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them. Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.
Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers. Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.
Formulas vs. Functions
Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas. For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.
More on this function (and other functions) a bit further on in this article.
Formula Bar
The formula bar is an area that appears below the Ribbon. It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.
When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).
Creating & Formatting a Worksheet Example
There are many things you can do with your Excel Worksheet. We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.
The First Workbook
It is helpful to start with a blank Workbook. So, go ahead and select New. This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.
Note: The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere. This is a screenshot of the newer Excel.
When you click on New you are more than likely going to get some example templates. The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.
One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”. For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.
So go ahead and select the blank document option. The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.
Inserting the Data
There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet). One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.
Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet. Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document. But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.
You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.
After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so. The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.
It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well. Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.
When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows. Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.
Also, you can use the button in the Ribbon to paste. For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.
Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files). Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.
When import is available, it is generally found under the File menu. In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File. Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.
Hyperlinking
Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon. You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions. It may also be accessed via a shortcut like command-K.
Formatting Data (Example: Numbers and Dates)
Sometimes it is helpful to format the data. This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.
The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.
You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.
Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options. These options appear when you use the right-click method. When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon. It all depends on which is easier for you.
If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand. If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.
If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.
From the Ribbon you can select formats for your date. For example, you can choose a short date or a long date. Go ahead and try it and view your results.
Presentation Formatting (Example: Aligning Text)
It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc). This too can be accessed via the Ribbon.
As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option. You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.
Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right. The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.
Columns & Rows
It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows. Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.
There are two parts to adding or deleting rows or columns. The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.
Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example? We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.
Remember our first step? We need to select the rows. Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete. In this case, we are selecting three rows.
Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.
The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row. Excel will determine where you click is where you want to insert the row.
To start the process, click on the row number that you want to be below the new row. This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that. You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.
As you can see above, we typed 10 in row 10. Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row. It resulted in the 10 now being in row 11.
This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row. Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.
If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.
The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted.
Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).
Filters & Duplicates
When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.
For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data. One way to do that is to use an Excel “Filter.”
First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves). You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.
Now that we have the document, let’s look at the volume of data. Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal.
Let’s say you only wanted to see data from Germany. Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”). It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions).
Now, tell Excel what options you want. In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.
You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns. When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using. You have an option to sort ascending or descending.
It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list. We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”
After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria. We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”
You will notice that now we only see data from Germany. The data has been filtered. The other data is still there. It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data. Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.
Sometimes you will have data sets that include duplicate data. It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?
Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).
To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated). This is shown in the below image.
Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.
The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image. Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.
For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.
In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example. (You can do the same with the Excel example file and test it.)
After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.
Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.
You have just learned a couple tricks. These are especially helpful when dealing with larger data sets. Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do. You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form. Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.
What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will. You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”
Conditional Formatting
This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits. If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.
Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data. In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000.
In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated. Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated. Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).
So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”
When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options. In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.
Now we will see a dialog box and we can type the value in the box. We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.
After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box. In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.
This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another. In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.
Working With Formulas and Functions
Learning how to use functions in Excel is very helpful. They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”
Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available. You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.
Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do. You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).
We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.
The Equals = Sign
The equals sign ( = ) is very important in Excel. It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas. Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.
So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.
If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula. Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that. You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.
So a relative cell reference of D25 becomes $D$25. If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).
The Awesome Ampersand >> &
The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells. For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name. You can use the & to do just that.
Let’s try it in an Excel Worksheet. For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project. Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula: =A1 & “ “ & B1. Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).
What do you see in C1? You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name. The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).
Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later. For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.
SUM() Function
The SUM() function is very handy and it does just what it describes. It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values. You can do this in a couple of different ways.
We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function. We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.
Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar. In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).” Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses.
The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar. This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult. Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”
Then, type the top-most cell’s cell reference. In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.
AVERAGE() Function
What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was? You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.
With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE. You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.
Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range. Otherwise, you will receive an error.
Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use. In this case we are using A1 through A5.
Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range. If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it. But, of course, it is up to you.
To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers. As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.
COUNTIF() Function
Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set. First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6. Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.
Now, in A11 let’s start our function/formula. In this case, we are going to type “=COUNTIF(.” Then, we will select cells A1 through A10.
Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.
Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”
What is defined by the “criteria?” That is where we tell Excel what we want it to count (in this case). We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers. That result would be two (2) as there are two occurrences.
CONCAT or CONCANTENATE() Function
Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.
Type your first name in A1 and your last name in B1. Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).
You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&). Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.
Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel. Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software. Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..
Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.
Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.
If/Then Formulas
Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file. In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).
Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).
Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.
The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.
You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column. This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells. So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs. So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.
Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.
Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.
Managing Your Excel Projects
Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.
You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest). This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.
Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:
If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.
Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel. Now it is time to go out and use it! Have fun.
저는 소프트웨어 리뷰어이자 생산성 전문가입니다. Excel, Outlook 및 Photoshop과 같은 다양한 소프트웨어 응용 프로그램에 대한 소프트웨어 리뷰를 검토하고 작성합니다. 내 리뷰는 충분한 정보를 제공하며 애플리케이션 품질에 대한 객관적인 통찰력을 제공합니다. 2007년부터 소프트웨어 리뷰를 작성해 왔습니다.
