Excel의 두 가지 주요 기능은 다양한 관점에서 데이터를 조작하고 볼 수 있도록 하는 것이며, 이를 위한 프로그램의 보다 간단하지만 강력한 도구 중 하나는 정렬^{(Sort )} 기능입니다.

단순한 오름차순/내림차순 정렬이든, 데이터를 그룹으로 표시하거나 행 무결성을 유지하기 위한 둘 이상의 변수에 대한 정렬이든, 테이블 형식 데이터를 순서대로 유지하기 위한 간단한 영숫자 정렬이든, Excel 에서 데이터 정렬 은 필수 기술입니다.

Excel 보다 표 형식 데이터를 정렬하는 데 더 적합한 프로그램은 거의 없으며 정렬 은 단순하고 비교적 복잡하지 않은 것부터 고도로 정교한 것까지 실행할 수 있습니다. 올바른 데이터 세트와 프로그램 내부 작동에 대한 약간의 지식으로 수행할 수 있는 Excel 의 정렬 능력은 실제로 강력하고 심층적이지만, 오늘의 기술 팁에서는 다음과 같은 두 가지 기본 유형 유형에 중점을 둡니다.

• 단일 열에서 데이터 정렬
• 여러 열의 데이터 정렬

물론 스프레드시트는 셀의 열과 행 또는 표 형식의 데이터로 구성되며, 각 열은 이름, 주소, 통화, 부분과 같은 범주별로 사실, 수치 또는 기타 세부 사항의 논리적 구분으로 구성됩니다. 숫자 등 - 스프레드시트 유형에 따라 다릅니다. 반면에 행^(Rows) 은 사람, 사물 또는 그림을 나란히 표시하거나 동일한 인스턴스 또는 발생에 표시합니다.

스프레드시트의 유형과 스프레드시트에 포함된 데이터(예: 이름, 주소, 전화번호 및 기타 관련 데이터의 테이블 형식 목록)에 따라 행은 데이터베이스 레코드와 유사한 경우가 많습니다.

데이터 행을 정렬할 때 각 행은 실수로 한 행에서 다른 행으로 데이터를 이동하지 않고 무결성을 유지해야 합니다. 아래에서 볼 수 있듯이 여러 열의 데이터를 정렬하는 것이 편리합니다.

단일 필드에서 정렬

스프레드시트의 레코드를 행별로 정렬하고 레코드 내의 셀을 열별로 정렬할 수 있습니다. 물론 오름차순 또는 내림차순 정렬 순서를 지정할 수 있습니다. 기본적으로 오름차순/영숫자순으로 프로그램은 텍스트를 A 에서 Z 로 정렬 하고 숫자를 가장 작은 것에서 가장 큰 것까지 정렬합니다. 물론 내림차순으로 정렬하면 Z 에서 A 로 오래된 것을 반대로 하거나 더 큰 숫자가 맨 위에서 시작하도록 합니다.

Excel 의 많은 기능과 마찬가지로 간단한 정렬을 수행하는 몇 가지 방법이 있습니다. 그러나 이러한 유형에 필요한 모든 것은 아래와 같이 마우스 오른쪽 버튼 플라이아웃 메뉴에 있습니다.

1. ^{(Right-click)}스프레드시트를 정렬할 열의 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 하여 팝업 메뉴를 엽니다.
2. 아래로 스크롤 하여 ^(Scroll)정렬^(Sort) 위로 커서를 이동 하여 플라이아웃 메뉴를 엽니다.
3. 오름차순으로 정렬하려면 A에서 Z로 정렬을^{(Sort A to Z)} 클릭 하고 내림차순으로 Z^{(Sort Z to A )} 에서 A로 정렬을 클릭 합니다 ( Excel^(Note) 은 정렬에서 1행의 셀에 있는 데이터를 포함하지 않습니다 .^(Excel)

이 간단한 정렬은 행과 열에 동일하거나 중복된 데이터가 있는 경우를 제외하고 많은 유형의 데이터에 대해 작동합니다. 이러한 경우 다음에 오는 두 개 이상의 열을 기준으로 정렬해야 합니다.

여러 필드에서 레코드 정렬

데이터의 복잡성에 따라 둘 이상의 열을 정렬해야 할 수도 있습니다. 아마도 가장 좋은 예는 성의 순서에 따라 데이터베이스를 알파벳순으로 정렬하는 것입니다. 데이터에 성이 같은 사람이 여러 명 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 Linda Johnson이 Lydia Johnson^{(Lydia Johnson)} 보다 먼저 오고 Cherri Anderson 이 Charles Anderson 뒤에 표시 되도록 하고 싶을 것입니다. 아이디어를 얻었습니다.

이와 같이 정렬^(Sort) 대화 상자 에서 여러 기준으로 사용자 정의 검색을 설정할 수 있습니다 .

1. ^(Click)정렬하려는 데이터의 첫 번째 열에서 셀을 클릭 합니다.
2. 제목 표시줄 바로 아래에 있는 데이터^{(Data )} 를 클릭 하여 데이터^(Data) 리본을 엽니다. (물론 리본은 애플리케이션 창 상단에 있는 상황별 탭의 행입니다.)
3. 정렬 및 필터^{(Sort & Filter)} 섹션에서 정렬 버튼을 클릭하여 정렬 대화^{(Sort )} 상자를 엽니다.

• 정렬 기준 드롭다운을 클릭하고 정렬 할 첫 번째 열 이름을 선택합니다. ^{(Sort by)}( Excel 은 열의 1행에 내용을 표시합니다. 이 경우 열 레이블이 포함됩니다. 내 데이터에 머리글이^{(My data has headers)} 있음 확인란을 선택 취소하여 이 옵션을 끌 수 있습니다.)
• 레벨 추가^{(Add Level )} 를 클릭 하여 정렬 순서에 다른 열을 추가합니다.
• 다음 기준^{(Then by)} 드롭다운을 클릭 하고 정렬할 다음 열을 선택합니다.
• 필요에 따라 6단계와 7단계를^{(Steps 6 and 7)} 반복 하여 정렬 매개변수를 구성합니다.

정렬^(Sort) 대화 상자 에서 주변을 클릭하면 정렬 을 수정하기 위한 몇 가지 다른 옵션이 표시되지만 각 옵션이 정렬에 어떤 영향을 미치는지 정확히 알지 못하는 한 일부 옵션은 원치 않는 결과를 생성할 가능성이 큽니다.

• 확인^(OK) 을 클릭 합니다.
• 정렬 경고^{(Sort Warning)} 대화 상자가 표시되면 선택 항목 확장을^{(Expand the selection)} 선택한 다음 정렬을 클릭합니다.^(Sort.)

또한 열을 선택하면 Excel 에서 해당 열의 셀 내용을 분석하고 ^(Excel)정렬^{(Sort on)} 기준 및 순서^(Order) 필드 를 채워야 하는 값을 추측 합니다. 이를 변경해야 하는 특정(그리고 논리적) 이유가 없는 한 변경하지 마십시오. (물론 실험을 하지 않는 한. 저는 항상 권장합니다. 그리고 Excel의 실행 취소^(Undo) 기능은 훌륭하게 작동합니다.)

상상할 수 있겠지만 이것은 Excel 에서 데이터를 정렬하는 방법의 시작에 불과합니다 . 하지만 주의하지 않는 한 잘못된 매개변수를 사용하면 데이터가 나란히 놓여 스프레드시트에서 데이터의 위치가 완전히 바뀔 수 있다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 정렬^(Sort) 은 빠르고 쉽게 설정할 수 있습니다. 좋은 소식은 실행 취소^(Undo) 도 빠르다는 것입니다. 실행 취소^(Undo) 하고 다시 시도 하는 것을 두려워하지 마십시오 . ^(Don)다시 한번.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulаte and view data from dіfferent рerspectives, and one of the progrаm’s more simple but powеrful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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