Word 2007 문서를 공유할 때 기밀 정보를 삭제하거나 숨겨야 할 수 있습니다. 데이터를 검색하고 수동으로 제거할 수 있지만 이는 오류가 발생하기 쉽고 시간이 많이 소요될 수 있습니다. Word 2007 에서 기밀 데이터를 자주 숨겨야 하는 경우 Word 2007 문서 내에서 텍스트를 쉽고 효율적 으로 숨기는 데 사용할 수 있는 Word 2007 교정 도구(Word 2007 Redaction Tool) 라는 Word 2007 용 무료 추가 기능이 있습니다.
수정된 텍스트는 원본 문서의 새 복사본에 검은색 막대로 표시됩니다. 막대 아래의 텍스트(Text) 는 세로줄(|||||)로 변환되어 문서를 공유하는 당사자가 다음과 같은 텍스트 편집기에서 수정된 문서를 보더라도 수정된 내용을 어떤 상황에서도 검색할 수 없습니다. 메모장(Notepad) .
에서 Word 2007/2010 Redaction Tool 다운로드
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .
Word 2007 교정 도구(Word 2007 Redaction Tool) 를 설치하려면 다음 항목이 필요합니다 .
- .NET Framework 3.5 서비스 팩(Service Pack 1) 1
- VSTO 3.0 런타임 서비스 팩 1
그러나 이들을 별도로 설치할 필요는 없습니다. 이러한 항목 중 하나가 시스템에 설치되어 있지 않으면 Word 2007 교정 도구(Word 2007 Redaction Tool) 설치 프로그램이 자동으로 다운로드하여 설치합니다. 이 두 항목을 설치하면 재부팅될 수 있습니다.
추가 기능을 설치하려면 다운로드한 .exe(.exe) 파일을 두 번 클릭합니다 . .NET Framework Client Profile 에 대한 사용권 계약을 읽고 (Read)동의(Accept) 버튼을 클릭 하여 계속하십시오.
Visual Studio Tools for Office 에 대한 사용권 계약을 읽고 동의(Accept) 버튼을 클릭 하여 계속하십시오.
WinZip Self-Extractor 가 열리고 자동으로 설치 프로세스가 시작됩니다 .
필요한 파일이 다운로드됩니다.
.NET Framework 및 Visual Studio 도구(Visual Studio Tools) 가 설치됩니다.
Microsoft Office 사용자 지정 설치 프로그램(Microsoft Office Customization Installer) 이 이 사용자 지정을 설치할 것인지 묻는 메시지를 표시합니다. 계속하려면 설치 를 (Install)클릭하십시오(Click) .
설치가 성공적으로 완료되면 대화 상자가 표시됩니다. 닫기(Close) 를 클릭 합니다 .
참고:(NOTE:) 이 시점에서 오류가 발생하면 다운로드한 설치 파일을 다시 실행하십시오. 추가 기능을 처음 설치할 때 오류가 발생했습니다. 설치를 다시 실행하면 작동하는 것 같았습니다.
Word 2007 수정 도구(Word 2007 Redaction Tool) 를 설치하면 수정 그룹(Redact) 이 검토(Review) 탭에 추가됩니다.
문서에서 비공개 텍스트를 수정하거나 블랙아웃하려면 먼저 텍스트를 수정하도록 표시해야 합니다. 이렇게 하려면 원하는 텍스트를 강조 표시하고 표시(Mark) 버튼을 클릭합니다.
문서의 여러 위치에 동일한 텍스트를 표시하려면 표시(Mark) 버튼의 화살표를 클릭 하고 드롭다운 메뉴에서 찾기 및 표시(Find and Mark) 를 선택 합니다.
찾기 및 표시(Find and Mark) 대화 상자가 표시됩니다. 찾을 내용(Find what) 편집 상자 에 찾을 텍스트를 입력합니다 . 더 많은 옵션을 보려면 더 보기(More) 버튼을 클릭하세요.
검색 옵션(Search Options) 은 대화 상자의 버튼 아래에 표시되고 자세히(More) 버튼은 덜(Less) 버튼이 됩니다. 원하는 옵션을 선택 합니다. (Select)추가 옵션을 다시 숨기려면 덜(Less) 버튼을 클릭합니다. 표시(Mark) 를 클릭 하여 입력한 텍스트를 찾아 표시합니다.
대화 상자에는 지정된 텍스트가 몇 번이나 발견되고 표시되었는지 표시됩니다. 대화 상자를 닫으려면 취소(Cancel) 를 클릭합니다 .
표시된 텍스트는 문서에서 회색으로 강조 표시됩니다.
수정하지 않으려는 표시한 텍스트가 있는 경우 해당 표시된 텍스트를 다시 선택하고 표시 해제 버튼의 드롭다운 메뉴에서 표시 (Unmark)해제(Unmark) 를 선택 하여 해당 텍스트가 수정되지 않도록 할 수 있습니다.
최종 확인을 위해 문서의 교정 표시 사이를 이동하려면 다음(Next) 및 이전(Previous) 버튼을 사용합니다.
수정하려는 모든 텍스트가 표시되어 있다고 확신하면 표시(Mark) 드롭다운 메뉴 에서 문서(Redact Document ) 수정을 선택 하여 표시된 텍스트를 검게 만듭니다.
표시된 텍스트가 검은색 막대로 대체되어 수정된 새 버전의 문서가 생성됩니다. 프로세스가 완료되면 문서 검사기(Document Inspector) 를 실행하여 문서를 배포하기 전에 문서 내의 숨겨진 메타데이터를 확인하고 제거할 것인지 묻는 대화 상자가 표시됩니다 . 검사를 클릭 하여 검사(Inspect) 를 실행하거나 닫기(Close) 를 클릭하여 검사를 건너뜁니다.
문서 검사기(Document Inspector) 대화 상자가 표시됩니다 . 다양한(Different) 유형의 메타데이터가 각 항목 옆에 확인란과 함께 대화 상자에 나열됩니다. 메타데이터를 검사할 항목의 확인란을 선택합니다. 검사(Inspect) 버튼을 클릭하여 검사 를 시작합니다. 검사를 수행하지 않고 이 시점에서 대화 상자를 닫으려면 닫기 를 클릭 합니다(Close) .
검사 결과는 문서 검사기(Document Inspector) 대화 상자에 표시됩니다. 메타데이터가 발견되면 찾은 항목 왼쪽에 느낌표가 표시됩니다. 문서에서 메타데이터를 제거하려면 항목 오른쪽에 있는 모두 제거 버튼을 클릭합니다.(Remove All)
참고: (NOTE:)문서 검사기(Document Inspector) 는 대화 상자 하단에 일부 변경 사항을 취소할 수 없다고 표시합니다. 모두 제거(Remove All) 버튼 을 클릭하기 전에 메타데이터를 제거할 것인지 확인하십시오 .
문서 검사기(Document Inspector) 대화 상자 는 변경 사항을 알려줍니다. 닫기(Close) 를 클릭 합니다 .
새 문서에서는 표시한 모든 비공개 텍스트 위에 검은색 막대가 삽입됩니다.
(Remember)새 문서의 텍스트에서 검은색 표시를 제거할 수 없음을 기억하십시오 . 원본과 다른 이름으로 파일을 저장하고 원본이 아닌 새 문서를 공유해야 합니다. 원하는 경우 원래 문서로 돌아가서 표시 해제(Unmark) 버튼 메뉴 에서 모든 표시 제거(Remove All Marks) 를 선택하여 표시된 텍스트를 지울 수 있습니다.
편집된 문서를 더욱 안전하게 보호하기 위해 새 문서로 저장할 때 수정되지 않도록 보호하도록 선택할 수 있습니다. 이를 통해 변경할 수 없는 문서를 배포할 수 있습니다.
이렇게 하려면 Save As | Word DocumentOffice 메뉴 에서 Word 문서 .
다른 이름 으로 저장 대화 상자에서 (Save As)파일 이름(File name) 편집 상자 에 수정 된 문서 복사본의 새 이름을 입력합니다 . 하단 의 도구(Tools) 버튼을 클릭 하고 드롭다운 메뉴에서 일반 옵션 을 선택합니다.(General Options )
일반 옵션(General Options) 대화 상자에서 수정할 암호 편집 상자에 암호를 입력하고 원하는 경우(Password to modify) 읽기 전용 권장(Read-only recommended) 을 선택 합니다. 확인(OK) 을 클릭 합니다.
암호 확인(Confirm Password) 대화 상자가 표시됩니다 . 암호를 다시 입력하고 확인 을 클릭 합니다(OK) .
다른 이름으로 저장(Save As) 대화 상자 로 돌아갑니다 . 저장(Save) 버튼을 클릭 하여 새 수정된 보안 문서를 저장합니다.
Word 2007 교정 도구(Word 2007 Redaction Tool) 를 사용 하고 문서가 수정되지 않도록 보호함으로써 기밀 정보를 보호하고 문서를 배포해야 할 때 문서를 보존할 수 있습니다. 교정 도구(Redaction Tool) 는 Word 2010 에서도 잘 작동합니다 . 즐기다!
Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document
When sharing а Word 2007 document, yoυ may need to delete or hide сonfidentіal information. You can search for the data and removе it manually, but this can be еrrоr prone аnd time consυming. If you оften need to hide confidential datа in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.
Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.
Download Word 2007/2010 Redaction Tool from
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:
- The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1
However, you do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.
To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.
Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.
The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.
The necessary files are downloaded.
The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.
The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.
A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.
NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.
Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.
To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.
If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.
The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.
Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.
The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.
The marked text appears highlighted in gray in your document.
If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.
To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.
Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.
A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.
The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.
The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.
NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.
The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.
In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.
Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.
To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.
To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.
On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.
On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.
The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.
You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.
By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!
