Microsoft Word 의 편지 병합을 사용하면 각 편지를 사용자 지정하지 않고도 개인화된 편지와 전자 메일을 보낼 수 있습니다. 원하는 방식으로 문서를 준비하고 데이터 소스에서 동적으로 채우려는 다양한 데이터 필드에 대한 자리 표시자를 추가할 수 있습니다.

예를 들어, 모든 친구에게 어떻게 지내는지 묻는 하나의 편지를 준비할 수 있지만 편지에서 이름과 도시를 동적으로 변경할 수 있는 기능이 있습니다. 이렇게 하면 John 에게 보내는 일반 편지 에는 그의 이름과 그의 도시가 언급되고 Mike에게 보내는 동일한 편지에는 그의 편지에 Mike 의 이름^(Mike) 과 그의 도시가 포함됩니다.

Excel 스프레드시트에서 받는 사람 목록 만들기^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

받는 사람 목록과 해당 데이터를 단일 데이터 원본으로 수집해야 합니다. 이를 수행하는 쉬운 방법은 Microsoft Excel 스프레드시트를 만들고 여기에 받는 사람의 모든 데이터를 추가하는 것입니다. 그런 다음 이 Excel 데이터를 Microsoft Word 의 편지 병합 편지로 검색 할 수 있습니다.^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)}

1. 시작 메뉴^{(Start Menu)} 검색을 사용하여 Microsoft Excel 을 검색하고 엽니다 .

1. 왼쪽 사이드바에서 홈^(Home) 탭을 클릭하고 오른쪽 창에서 빈 통합 문서 를 선택합니다. ^{(Blank workbook)}그러면 빈 워크시트가 생성됩니다.

1. ^(Start)편지 병합 받는 사람에 대한 데이터 입력을 시작 합니다. 데이터 헤더에 첫 번째 행 을^(Make) 사용해야 합니다. 누군가의 이름을 입력하려는 경우 첫 번째 행의 헤더로 이름 을 사용하는 식으로 진행합니다.^(Name)

1. 다음 예에서는 4명의 데이터가 있는 테이블을 만들었습니다. Microsoft Word 에서 이러한 각 사용자에 대해 개인화된 편지 병합 편지를 만들 것 입니다.

1. 상단의 파일^(File) 메뉴를 클릭 하고 왼쪽 사이드바에서 저장 을 선택한 다음 ^(Save)찾아보기^(Browse) 버튼을 클릭합니다.

1. 데스크탑으로 이동^(Navigate) 하여 Excel 스프레드시트 의 이름을 입력하고 저장^(Save) 버튼을 클릭하여 스프레드시트를 데스크탑에 저장합니다. 이렇게 하면 Microsoft Word^{(Microsoft Word)} 에서 사용할 때 스프레드시트를 더 쉽게 찾을 수 있습니다 .

1. 컴퓨터에서 Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} 을 닫을 수 있습니다 .

Microsoft Word에서 문서 준비^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

각 받는 사람에게 보낼^{(send to each of your recipients)} 일반 편지를 작성해야 합니다 . 이 편지에는 모든 수신자에게 공통적인 정보가 포함되어야 합니다. 몇 가지 예에는 인사말 쓰기, 잘 지내고 있는지 묻기, 생각 공유하기 등이 있습니다.

받는 사람의 정보를 표시할 필드를 비워 두십시오. 나중에 Microsoft Word^{(Microsoft Word)} 에서 편지 병합을 시작할 때 추가합니다 .

1. 컴퓨터 의 시작 메뉴 에서 ^{(Start Menu)}Microsoft Word 를 시작합니다.

1. 왼쪽 사이드바에서 홈^(Home) 을 클릭 하고 오른쪽 창에서 빈 문서 를 선택합니다. ^{(Blank document )}원하는 경우 템플릿을 사용할 수도 있습니다.

1. 빈 문서가 열립니다. 받는 사람에게 보내고 싶은 편지를 작성하십시오.

1. 원하는 색상, 서식, 글꼴 스타일 및 기타 항목을 자유롭게 사용할 수 있습니다. 수신자에게 보낼 다음과 같은 간단한 편지를 만들었습니다. 편지 상단에는 사람의 이름이, 하단에는 도시가 표시됩니다.

1. 아래 섹션에서 편지 병합을 수행하므로 문서를 열어 두십시오.

Microsoft Word에서 편지 병합 만들기^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word 에서는 단계별 마법사를 사용하여 편지 병합을 만들 수 있습니다. 이를 통해 사용하려는 편지를 선택하고, 필요한 수신자를 추가하고, 편지 내용을 동적으로 변경할 수 있습니다.

1. 편지가 Word^(Word) 에 열려 있는 동안 상단 의 우편물^(Mailings) 탭을 클릭하고 편지 병합 시작^{(Start Mail Merge)} 옵션을 선택한 다음 단계별 편지 병합 마법사를^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} 선택 합니다.

1. 화면 오른쪽에 새 창이 나타납니다. 문서 유형 선택^{(Select document type)} 이라는 첫 번째 섹션 아래에서 편지^(Letters) 를 선택합니다 . 이메일을 통해 편지를 보내려면 이메일 메시지^{(E-mail messages)} 를 선택할 수 있습니다 .
   
   그런 다음 맨 아래에 있는 다음: 문서 시작^{(Next: Starting document)} 을 클릭 하여 계속합니다.

1. 다음 화면에서 Word 는 편지 병합에 사용할 문서를 묻습니다. 작업에 현재 문자를 사용하려면 현재 문서^{(Use the current document)} 사용 옵션을 클릭합니다 .
   
   편지가 다른 Word 파일에 있는 경우 ^(Word)기존 문서에서 시작을^{(Start from existing document)} 클릭하여 해당 파일을 엽니다.
   
   그런 다음 하단에서 다음: 수신자 선택 을 클릭합니다.^{(Next: Select recipients)}

1. 받는 사람 선택^{(Select recipients)} 섹션에서 기존 목록 사용^{(Use an existing list)} 을 선택합니다 . 수신자 데이터가 포함 된 Excel 스프레드시트를 이미 만들었기 때문 입니다. 수신자의 데이터가 아직 수집되지 않은 경우 새 목록 입력^{(Type a new list)}
   
   옵션 을 선택할 수 있습니다 . 그런 다음 찾아보기^(Browse) 를 클릭 하여 Excel 스프레드시트를 가져옵니다.
   
   

1. 바탕 화면으로 이동 하여 이전에 만든 ^(Navigate)Excel 스프레드시트를 두 번 클릭합니다 . 그러면 Microsoft Word 에서 스프레드시트가 열립니다 .
2. Word 는 스프레드시트에서 사용할 시트를 묻습니다. 데이터가 포함된 시트를 선택하고 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함됨^{(First row of data contains column headers)} 옵션을 선택하고 확인을 클릭^(OK) 합니다.

1. ^(Word)목록에 있는 모든 사람을 사용하지 않으려면 Word 에서 편지 병합에 사용할 받는 사람을 선택할 수 있습니다. 편지^(Checkmark) 에 포함할 사람들의 확인란을 선택하십시오.
   
   목록 아래에 있는 구체화 옵션을 사용하여 받는 사람을 정렬하고 필터링할 수 있습니다. 정렬^(Sorting) 을 사용하면 레코드를 오름차순 및 내림차순으로 정렬할 수 있습니다. 필터링^(Filtering) 을 사용하면 필드를 비교하고 필요하지 않은 필드를 필터링할 수 있습니다.
   
   마지막으로 하단의 확인 을 클릭합니다.^(OK)

1. 다음을 클릭하십시오 . 하단에 편지 쓰기 .^{(Next: Write your letter)}
2. 다음 화면에서 편지의 데이터 필드를 사용할 수 있습니다. 이를 사용하려면 문자에서 데이터 필드를 추가하려는 위치에 커서를 놓고 오른쪽 창에서 추가 항목 을 클릭합니다.^{(More items )}

1. 추가할 데이터 필드를 선택하고 하단의 삽입 을 클릭합니다.^(Insert)

1. 편지에 필요한 모든 정보가 포함되도록 모든 데이터 필드를 편지에 추가하고 싶을 것입니다. 그런 다음 다음: 편지 미리보기 를^{(Next: Preview your letters)} 클릭합니다 .

1. 편지 병합의 결과로 생성될 문자를 미리 볼 수 있습니다. 왼쪽 및 오른쪽 화살표 아이콘을 클릭하여 각 받는 사람의 편지를 봅니다.
   
   그런 다음 다음: 병합 완료 를 클릭합니다^{(Next: Complete the merge)} .

1. 이제 인쇄^(Print) 를 클릭하여 이 개인화된 편지를 인쇄하거나 개별 편지 편집^{(Edit individual letters)} 을 선택 하여 이 편지를 편집할 수 있습니다.

편지 병합은 실제로 ^(Mail)Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} 의 뛰어난 시간 절약 기능입니다 .

Word에서 여러 문서를 병합^{(merge multiple documents together in Word)} 할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까 ? 이미 맞춤화된 편지를 작성했고 이를 단일 파일로 결합하려는 경우 도움이 될 것입니다.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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