프로젝트, 작업, 목록, 팀 구성원 등을 추적하기 위한 클라우드 및 웹 기반 도구의 경우 Smartsheet.com 은 광범위하고 유연한 기능을 제공합니다.
사용을 고려 중이거나 이미 무료 평가판에 등록한 경우 도구를 최대한 활용한다는 것은 이 도구가 귀하와 귀하의 팀에 무엇을 할 수 있는지 아는 것을 의미합니다. 이제 막 시작하는 초보자를 위한 Smartsheet 사용법에 대해 알아보겠습니다 .
스마트시트란?
Asana(like Asana) , Monday.com 또는 이와 유사한 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 응용 프로그램을 사용한 적이 있다면 Smartsheet 는 목적, 구조 및 기능면에서 비슷합니다. 단독으로 사용하거나 다른 사람들과 공동 작업하고, 항목에 빠르게 액세스할 수 있는 대시보드를 만들고, Kanban , 캘린더 및 그리드와 같은 여러 보기를 즐길 수 있습니다.
Smartsheet 는 또한 자동화된 워크플로, 빠른 시작을 위한 템플릿, 유용한 보고서, 사용자 정의 양식 및 다른 응용 프로그램과의 통합을 제공하여 프로세스를 간소화합니다.
Smartsheet 사용을 시작하는 가장 좋은 방법 은 추적하려는 프로젝트, 시트 또는 작업 목록을 만들거나 가져오는 것입니다. 그런 다음 각 도구의 기능을 안내해 드리겠습니다.
템플릿 생성, 가져오기 또는 사용
왼쪽 탐색에서 솔루션 센터(Solution Center) 아이콘(더하기 기호)을 선택합니다 . 그러면 화면 왼쪽 상단에 만들기(Create) 및 가져오기(Import) 옵션이 표시 됩니다.
만들기를(Create,) 선택 하면 그리드(Grid) , 프로젝트(Project) , 카드(Cards) , 작업 목록(Task List) , 양식(Form) , 보고서(Report) 및 Dashboard/Portal 에 대한 8가지 옵션이 있습니다 . 만들려는 항목 유형을 선택하고 이름을 지정한 다음 만들기(Create) 를 선택 합니다.
시작하려는 다른 곳에 프로젝트 계획이나 작업 시트가 있는 경우 가져오기(Import) 를 선택합니다 . Microsoft Excel(Pick Microsoft Excel) , Microsoft Project , Google 스프레드시트(Google Sheets) 또는 Atlassian Trello 를 선택 합니다. 그런 다음 프롬프트에 따라 항목을 가져옵니다.
템플릿 또는 템플릿 세트로 시작 하려면 모든 솔루션 찾아보기(Browse All Solutions) 를 선택하거나 산업을 선택하거나 검색(Search) 상자를 사용하여 특정 항목을 찾으십시오.
템플릿 또는 세트를 선택하여 추가 정보를 확인하세요. 그런 다음 템플릿을 사용 (use a template)하려면 사용(Use) 버튼 을 선택 합니다.
템플릿 세트의 경우 자세히 알아보기(Learn More) 를 선택 하여 포함된 항목에 대한 전체 세부 정보를 확인하고 세트를 다운로드합니다.
프로젝트 도우미 사용
시작하려는 새 프로젝트인 경우 프로젝트 도우미(Assistant) 를 사용할 수도 있습니다 . 이렇게 하면 프로젝트 설정에 앞서 시작할 수 있습니다.
솔루션 센터 에서 (Solution Center)프로젝트 도우미(Project Assistant) 를 선택 합니다 . 프로젝트 이름을 지정하고 시작하려면 두 가지 작업을 입력하고 작업(Task) #1에 두 개의 하위 작업을 추가하세요.
그런 다음 입력한 작업 및 하위 작업이 있는 새 프로젝트 의 그리드 보기 레이아웃을 볼 수 있습니다.(Grid View)
프로젝트 기능
Gantt View 와 같이 내장된 프로젝트 관리 도구를 사용하면 Smartsheet 에서 프로젝트를 쉽게 추적할 수 있습니다 .
왼쪽에는 작업, 기간, 시작, 완료, 선행 작업, 할당 대상, 완료 비율, 상태 및 설명에 대한 부분이 있습니다. 오른쪽에는 Gantt 차트가 있습니다.
기준선을 추가하고 오른쪽 상단의 아이콘을 사용하여 주요 경로를 표시하거나 숨길 수 있습니다.
톱니바퀴(gear) 아이콘을 선택하여 프로젝트 설정(Project Settings) 을 엽니다 . 그런 다음 종속성 설정(Dependency Settings) , 타임라인 표시(Timeline Display) 및 리소스 관리(Resource Management) 를 조정합니다 .
작업 목록 기능
작업 목록에는 처음부터 끝까지 해야 할 일을 추적(track your to-dos) 하는 데 필요한 것이 정확히 들어 있습니다 .
(Enter)작업 이름, 기한, 담당자 및 상태를 입력 합니다. 완료(Done) 열을 사용하여 완료된 작업을 표시하고 설명(Comments) 섹션을 사용하여 메모를 표시합니다.
카드 기능
Kanban 프로젝트 관리 방법 이 마음에 들면 자신이나 팀을 위해 카드 레이아웃을 사용할 수 있습니다.
Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress 및 Complete 에 대한 레인으로 시작 합니다. 그러나 프로젝트별로 이러한 레이블을 변경할 수 있습니다.
더하기 기호를 사용하여 레인에 카드를 추가합니다. 카드에는 하위 작업, 첨부 파일, 주석, 증명 및 미리 알림의 체크리스트가 포함될 수 있습니다. 편집(Edit) 아이콘(연필) 을 선택하여 더 큰 보기에서 카드의 하위 작업을 편집할 수도 있습니다 .
(Choose)카드의 축소 또는 전체 보기 중에서 선택 하고 오른쪽 상단 의 톱니바퀴 아이콘으로 (gear)카드 보기(Card View) 설정을 조정합니다.
그리드 기능
항목 추적에 Microsoft Excel 또는 Google 스프레드시트(Microsoft Excel or Google Sheets) 와 같은 애플리케이션을 사용 합니까? 그렇다면 그리드(Grid) 레이아웃이 적합합니다. 열, 행 및 셀이 있는 스프레드시트처럼 보입니다.
양식 기능
사용자 정의 양식(Building a custom form) 을 작성하는 것은 모든 종류의 프로젝트에 유용한 기능입니다. Smartsheet 를 사용하면 양식을 디자인하고 설정을 쉽게 조정할 수 있습니다.
(Add)왼쪽 섹션에서 양식 (Form) 요소 를 (Elements)추가 및 제거 합니다. 그런 다음 오른쪽에서 특정 설정을 조정할 양식 필드를 선택합니다. 예를 들어, 필수 필드를 만들고, 레이블이나 도움말 텍스트를 포함하고, 유효성 검사를 사용하고, 논리를 추가할 수 있습니다.
테마(Theme) 및 브랜드(Brand) , 보안(Security) , 양식 제출(Form Submission) 및 제출 이메일에 대한 양식 설정을 조정합니다 .
보고서 기능
행 보고서(Row Report) , 요약 보고서(Summary Report) 또는 둘 다를 만듭니다 . 시트 또는 프로젝트를 선택하고 열을 추가합니다. 필터를 추가하고 열을 정렬 및 그룹화하고 맨 위에 요약을 포함할 수 있습니다.
대시보드 기능
Smartsheet 대시보드 를 생성 하여 프로젝트의 스냅샷을 보고, 활성 항목을 확인하고, 편리한 차트를 보거나, 메트릭을 볼 수 있습니다.
대시보드에 이름을 지정한 다음 사용할 위젯을 선택합니다. 오른쪽에 멋진 위젯 선택이 표시되고 하나를 선택하여 추가하기만 하면 됩니다.
대시보드에 위젯이 있으면 설정을 조정할 수 있습니다. 위젯 유형에 따라 제목을 추가하고 스타일을 지정하고 누군가 위젯을 클릭할 때의 동작을 선택할 수 있습니다.
스마트시트 탐색(Smartsheet Navigation) , 레이아웃(Layout) 및 도구(Tools)
Smartsheet 는 응용 프로그램을 탐색하고 도구를 사용하는 쉬운 방법을 제공합니다.
왼쪽 탐색
왼쪽에는 홈(Home) , 알림(Notifications) , 찾아보기(Browse) , 최근(Recents) 항목 , 즐겨찾기(Favorites) , WorkApps 및 솔루션 센터(Solution Center) 에 대한 기본 탐색이 있습니다 . Smartsheet 에 로그인할 때 시작하려는 위치를 선택하십시오.
하단에서 도움을 받으려면 도움말(Help) 아이콘(물음표) 아이콘을 선택하고 프로필 및 설정을 조정 하려면 계정 아이콘을 선택합니다.(Account)
오른쪽 도구
오른쪽에는 도구가 있습니다. 프로젝트, 작업 목록(Task List) 또는 카드 와 같이 사용하는 각 항목에 대해 화면에 표시됩니다 . 대시보드(Dashboard) 및 보고서(Report) 는 예외 입니다.
도구를 선택하면 해당 항목이 포함된 사이드바가 표시됩니다. 대화, 첨부 파일, 증명(Proofs) , 업데이트 요청(Update Requests) , 게시(Publish) , 활동 로그(Activity Log) 및 요약(Summary) 이 있습니다.
사이드바에서 사용 가능한 작업은 도구에 따라 다릅니다. 예를 들어 모든 대화, 읽지 않은 대화 또는 시트 또는 행당 댓글을 볼 수 있습니다. 첨부 파일의 경우 파일을 미리 보거나 다운로드하거나 이름을 바꾸거나 설명을 추가할 수 있습니다.
상단 도구 모음
각 항목의 상단에는 추가 도구가 있습니다. 왼쪽에서 작업을 저장, 인쇄, 실행 취소 또는 다시 실행할 수 있습니다. 바로 옆에서 보기를 변경할 수 있어 매우 편리합니다. Grid , Gantt , Card 또는 Calendar 보기 간에 전환 합니다.
또한 Microsoft Word에서(in Microsoft Word) 볼 수 있는 것과 유사한 글꼴 및 서식 단추가 표시 됩니다 . 이를 통해 글꼴 스타일, 크기 또는 색상을 변경하고, 정렬을 변경하고, 통화 형식 등을 변경할 수 있습니다.
추가 Smartsheet 기능(Additional Smartsheet Features) 및 옵션
Smartsheet 사용 방법에 대한 기본 사항을 배운 후에 는 이러한 추가 기능과 옵션을 살펴보십시오.
공유(Sharing) : 실시간 대화 및 협업 도구(collaboration tools) 와 함께 팀의 공유 및 권한 설정을 조정할 수 있습니다. 옵션을 보려면 오른쪽 상단에 있는 공유(Share) 버튼을 사용 하세요.
통합(Integrations) : Smartsheet 를 (Smartsheet)Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira 등과 같은 앱에 연결합니다 . 옵션을 보려면 솔루션 센터 로 이동하여 (Solution Center)모든 솔루션 찾아보기(Browse All Solutions) 를 선택 하고 추가 기능 섹션에서 추가 추가 기능 보기(See More Add-Ons) 를 선택 하십시오.
자동화된 워크플로(Automated Workflows) : 트리거 및 작업을 선택하여 프로젝트 또는 시트에 대한 작업 을 자동화합니다. (Automate tasks)알림, 승인 요청, 날짜 기록 또는 행 잠금과 같은 작업을 자동화할 수 있습니다. 상단 도구 모음 위에 있는 자동화(Automation) 탭 을 선택합니다 .
또한 작업 공간을 만들고, 조건부 서식을 사용하고, 회사의 웹 또는 모바일 앱을 만들기 위한 기능을 체크아웃할 수도 있습니다.
Smartsheet 는 모든 규모의 프로젝트를 관리하기 위한 모든 기능을 갖춘 강력한 도구입니다. 귀하에게 가장 적합한 구독 요금제 가격(subscription plan pricing) 을 확인하십시오 .
유사한 도구 의 경우 Todoist Kanban 도구를 사용하는(use the Todoist Kanban tool) 방법 또는 Trello로 생산성을(be productive with Trello) 높이는 방법을 살펴보세요 .
How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners
For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team mеmbers, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.
If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.
What is Smartsheet?
If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.
Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.
The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.
Create, Import, or Use a Template
Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.
Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.
Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.
If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific.
Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.
For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.
Use the Project Assistant
If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.
In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.
You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered.
Project Features
Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.
You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.
You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.
Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.
Task List Features
The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish.
Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.
Cards Features
If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.
You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.
Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).
Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.
Grid Features
Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.
Form Features
Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.
Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.
Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.
Report Features
Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.
Dashboard Features
By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.
Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it.
Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.
Smartsheet Navigation, Layout, and Tools
Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools.
Left-Hand Navigation
On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.
At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.
Right-Side Tools
On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report.
When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary.
The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.
Top Toolbar
On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views.
You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.
Additional Smartsheet Features and Options
Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.
Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.
Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.
Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.
You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.
Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.
For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.
