Todoist는 제한된 시간에 최대한 생산성을 높일 수 있는 가장 기능적인 온라인 할 일 서비스 중 하나입니다.
이전에 GTD(Getting Things Done) 방법론과 함께 Todoist(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology) 사용에 대해 논의했지만 , 많은 사람들은 Todoist 가 (Todoist)Kanban 보드 를 사용하여 목록을 배치할 수 있게 해준다는 것을 깨닫지 못합니다 .
이 기사에서는 Todoist 에서 (Todoist)Kanban 보드 를 사용하는 방법과 시간 관리(time management) 와 생산성 을 더욱 향상시킬 수 있는 방법을 보여줄 것 입니다.
Todoist에서 칸반 보드를 사용하는 방법
이전에 Trello를 사용한(used Trello before) 적이 있다면 Kanban " 목록" 접근 방식이 얼마나 유용한지 알 것 입니다. 프로젝트 또는 프로세스의 각 단계를 개별 목록에 배치할 수 있습니다. 그런 다음 항목의 각 작업이 완료되면 프로세스 전체에서 해당 워크플로의 항목을 슬라이드할 수 있습니다.
Todoist 의 각 프로젝트는 처음 프로젝트를 생성할 때 선택한 레이아웃 형식을 사용합니다. 기본값은 Todoist(Todoist) 를 한동안 사용해 왔다면 아마도 익숙한 목록 형식입니다 .
첫 번째 Kanban 보드를 만들려면 새 프로젝트를 만들어야 합니다. 왼쪽 메뉴의 프로젝트(Projects) 옆에 있는 더하기 아이콘을 선택합니다.
프로젝트 추가(Add project) 대화 상자에서 이름과 색상을 설정했으면 보기를 보드로 변경 하기 만(View) 하면 됩니다(Board) . 추가(Add) 를 선택 합니다.
그러면 왼쪽 메뉴에 새 프로젝트가 생성됩니다. 그러나 이제 목록 형식을 사용하는 대신 Kanban(Kanban) 보드 형식 을 사용하여 프로젝트가 배치된 것을 볼 수 있습니다 .
처음에는 보드처럼 보이지 않을 것입니다. "섹션"을 정의하여 빌드해야 하기 때문입니다.
이 작업을 시작하기 전에 프로젝트의 워크플로 또는 "단계"에 대해 생각하는 것이 중요합니다.
프로젝트의 칸반 보드(Kanban Board) 를 레이아웃하는 방법
프로젝트 계획에 대해 생각해 보십시오. 또는 재택 프로젝트를 위해 이 새로운 Kanban 보드를 만든 경우 프로젝트의 처음부터 끝까지 거쳐야 할 단계에 대해 생각해 보십시오.
이 예에서는 새로운 웹사이트 비즈니스를 만들기 위한 보드를 만들 것입니다. 해당 프로젝트의 더 큰 단계를 생각하면서 각 단계에 대한 섹션을 만들 것입니다.
- 웹사이트 구축(building the website) 을 위한 계정 및 리소스 준비
- 전체 웹사이트 디자인 프로세스
- 비즈니스 재정 및 온라인 상점 설정하기
- 마케팅 및 광고 준비
- 웹사이트 시작
프로젝트의 이러한 주요 단계를 염두에 두고 각 섹션의 이름을 설명적인 이름으로 지정하십시오.
(Fill)각 섹션 아래의 제목 필드를 채우고 섹션 추가 를 선택 합니다(Add section) .
프로젝트의 각 단계 또는 주요 영역에 대해 이 작업을 계속하십시오. 이러한 단계가 프로젝트의 실제 단계일 필요는 없습니다. 그러나 그들은 당신이 이해할 수 있는 논리적인 방식으로 모든 주요 초점 영역을 포함해야 합니다.
완료되면 Todoist 의 빈 (Todoist)칸반(Kanban) 보드가 아래와 같이 보일 것입니다.
이제 프로젝트 계획의 더 작은 항목으로 보드를 채울 때입니다. 이것들을 주요 이정표를 묶는 하위 프로젝트로 생각하십시오.
섹션 아래에 이것을 추가하려면 작업(Add task) 추가를 선택하여 해당 하위 프로젝트 카드를 추가합니다.
아직 세부정보를 추가할 필요가 없습니다. 지금은 프로젝트와 주요 단계를 간략하게 설명하고 있습니다. 추가 항목이 나오면 나중에 추가할 수 있습니다. 나중에 이들 각각에 대한 하위 목록과 일정을 추가할 수도 있습니다.
각각의 이름 지정을 마치면 작업 추가(Add task) 를 선택하기만 하면 됩니다. 완료되면 전체 초기 프로젝트 계획이 포함된 예비 보드가 있어야 합니다.
이러한 하위 프로젝트를 모두 설정했으면 각 하위 프로젝트를 자세히 살펴보고 더 구체적인 작업으로 세분화할 준비가 된 것입니다.
Todoist 칸반 보드 카드(Todoist Kanban Board Cards) 로 작업하기
이러한 하위 프로젝트 카드를 각각 선택하면 계획을 세우기 위해 설정할 수 있는 모든 것이 표시됩니다.
가장 중요한 것은 이러한 작업을 하위 작업으로 계획할 수 있다는 것입니다. 이렇게 하려면 하위 작업 추가(Add sub-task) 를 선택 합니다.
설명 필드에 작업을 작성하십시오. 일정 에 작업을 추가할 준비가 되었으면 일정(Schedule) 을 선택 하거나 나중에 계획하도록 남겨둘 수 있습니다.
작업 오른쪽에 있는 설명 아이콘을 선택하여 해당 작업에 대한 작업을 시작할 때 도움이 될 설명이나 메모를 추가합니다.
작업 설정을 마치면 작업 추가(Add task) 를 선택하기만 하면 됩니다.
모든 작업을 설정했으면 하위 프로젝트를 꽤 잘 계획해야 합니다.
메모(Comments) 탭을 선택하여 포함하려는 작업 관련 메모나 메모를 추가합니다. 이는 전체 하위 프로젝트에 적용되며 하위 작업에는 적용되지 않습니다.
팀과 함께 작업하는 경우 활동(Activity) 탭을 사용하면 누가 언제 무엇을 하고 있는지 확인할 수 있기 때문에 편리합니다.
보시다시피, Todoist Kanban 접근 방식을 사용하면 더 적은 공간을 사용하고 더 논리적인 형식으로 전체 프로젝트를 계획하고 구성할 수 있습니다.
GTD에 Kanban 사용
마지막으로 다룰 사항 은 시간 관리 에 대한 GTD 접근 방식에 (GTD)Kanban 레이아웃을 사용하는 것입니다.
이를 위해 Todoist Kanban 보드를 사용하는 것은 (Todoist Kanban)GTD 워크플로 를 위해 맞춤 제작되었습니다 . 이상적으로는 GTD 에서 다음 기간 동안 프로젝트를 설정해야 하기 때문입니다.
- 목표
- 루틴
- 장기 / 보류
- 다음 달
- 이번 달
- 다음 주
- 이번 주
가장 왼쪽에 This Week(This Week) 와 함께 Todoist 에서 (Todoist)Kanban 보드를 설정할 수 있으며 , 그 다음에는 그 안에 흐르는 다른 모든 시간 프레임이 있습니다. 이것은 다음과 같이 보일 것입니다.
이제 올바른 시간 프레임 목록 아래에 작업을 추가하고 자신에게 할당할 시간이 가까워지면 오른쪽에서 왼쪽으로 이동합니다.
그런 다음 This Week 에 추가할 때 마감 날짜를 지정하고 주간 계획 중에 해당 항목을 일정에 추가할 수 있습니다.
보시다시피, Todoist Kanban 보드는 많은 면에서 유용하며, 전체 계획 또는 일정에 대한 전체적인 관점을 제공합니다. 사용 방법, GTD 시간 계획 또는 프로젝트 계획에 관계없이 Kanban 보드는 시도해 볼 가치가 있습니다.
How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity
Todoist is one of the most functionаl online to-do ѕerνices that allows you to be as productive as possible with your limited time.
While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards.
In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.
How to Use Kanban Boards in Todoist
If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.
Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.
To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon.
In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.
This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.
At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”.
Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.
How to Lay Out Your Project’s Kanban Board
Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.
In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.
- Preparing accounts and resources for building the website
- The entire website design process
- Getting the business finances and online shop set up
- Preparing marketing and advertising
- Launching the website
With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.
Fill in the title field under each section and select Add section.
Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.
Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.
Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones.
To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.
You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.
Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.
Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.
Working With Todoist Kanban Board Cards
If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.
Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.
Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.
Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.
Once you’re done setting up the task, just select Add task.
Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.
Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.
If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.
As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.
Using Kanban for GTD
One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.
Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:
- Goals
- Routines
- Long Term / On Hold
- Next Month
- This Month
- Next Week
- This Week
You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.
Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.
You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning.
As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.
