생산성 향상을 위한 Todoist GTD 팁

노련한 GTD 완료하기 전문가이든, (Getting Things Done GTD)GTD 프로세스 에 대해 이제 막 배우기 시작 했든, Todoist 는 (Todoist)GTD 워크플로 를 지원하는 단연 최고의 할일 목록 앱 입니다.

왜 이런거야? 기능, 레이아웃 및 기본 기능 이 그 안에 구축할 GTD 구조를 자연스럽게 지원한다는 사실과 관련이 있는 많은 이유가 있습니다 .

GTD 에 대해 들어본 적이 없더라도 , 다음은 시작하기 위한 기본적인 GTD 팁과 (GTD)Todoist 를 사용하는 방법을 포함합니다.

참고 : 이 기사에서 사용된 (Note)GTD 의 정확한 버전은 Carl Pullein 과 그의 Your Digital Life 3.0 Online 강의(Your Digital Life 3.0 Online class) (내가 강력히 추천하는 강의) 가 제시한 원칙을 기반으로 합니다 . 이 문서 는 해당 시스템의 일부로 Todoist 를 사용하는 방법만을 제공합니다 . 이 기사에 포함할 공간이 없는 세부 정보가 많이 있습니다.

GTD(작업 완료)란 무엇입니까?

작업 완료(Things Done) 원칙은 한동안 존재해 왔습니다. 사용해야 하는 설정된 도구나 앱은 없지만 모든 접근 방식에 대한 기본 핵심 원칙은 본질적으로 동일합니다.

GTD 는 하루 종일 그 안에서 헤엄치는 모든 것을 마음에서 비우도록 도와줍니다. 이렇게 하면 끊임없이 산만해지는 대신 눈앞의 작업에 집중할 수 있는 두뇌의 여유가 생깁니다.

매주 진행하는 일련의 단계를 통해 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 단계에는 다음이 포함됩니다.

  • (Capturing)함께 오는 모든 아이디어, 작업, 작업 항목 또는 약속을 캡처 합니다. 회의 중일 수 있으며 상사가 작업 항목을 제공합니다. 공원을 거닐다가 쓰고 싶은 책에 대한 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 언제, 어디서, 어떻게 하느냐는 중요하지 않습니다. 해야 할 일이 생각날 때마다 "받은 편지함"에 캡처합니다.
  • (Clarifying)아이디어를 작업으로 분류하고 우선 순위를 지정하고 곧 작업할 준비가 되면 기한을 지정하여 이러한 아이디어를 명확하게 합니다 .
  • (Organizing)우선 순위에 따라 궁극적으로 얻을 수 있는 버킷에 작업을 배치하여 작업을 구성 합니다. 곧 작업을 수행할 계획이라면 캘린더에 추가할 수도 있습니다( Todoist 는 자동화를 도울 수 있습니다).
  • 각 "버킷"을 검토(Reviewing) 하고 가장 시급한 아이디어가 캘린더와 집중 시간에 포함될 때까지 모든 조직화된 아이디어를 사다리 위로 이동합니다.
  • 예정된(Engaging) 시간에 마침내 눈앞에 있는 작업에 온전히 집중하십시오.

GTD 는 생산성을 높이고 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 수신 이메일을 미루지 않기 때문에 (never procrastinate)Inbox Zero (받은 편지함에 더 이상 이메일이 없음)에 도달하는 데 도움이 됩니다. 위의 GTD(GTD) 시스템 을 사용하여 모든 것을 즉시 처리합니다 .

Todoist GTD 구조(Todoist GTD Structure) 를 구축하는 방법

이제 GTD(GTD) 의 기본 원칙을 알았으니 , Todoist 가 어떻게 도울 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다 .

가장 먼저 할 일은 다양한 수신 작업을 구성하기 위한 모든 버킷을 포함하는 Todoist 에서 새로운 상위 프로젝트 구조를 생성하는 것입니다.(Todoist)

이러한 버킷(상위 폴더)에는 다음이 포함됩니다.

  • 받은 편지함(Inbox) : 들어오는 모든 아이디어가 들어가는 곳입니다. 작업이 필요한 이메일을 받으면 여기에 작업을 입력하고 이메일을 즉시 보관합니다. 회의에서 작업 항목을 받으면 해당 작업 항목을 여기에 넣습니다. 조치를 취해야 하는 모든 항목은 받은편지함(Inbox) 으로 직접 이동합니다 .

참고(Note) : Todoist에는 기본 받은 편지함(Inbox) 섹션이 있으므로 수동으로 생성할 필요가 없습니다.

다음으로 만들 프로젝트 폴더 몇 개는 일일 정리 및 정리 세션 중에 항목을 이동할(Clarifying) 위치 입니다(Organizing) . 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 이번 주(This Week) : 이번 주에 즉시 작업하고 싶은 항목이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에 넣으면 마감일도 지정됩니다. Todoist 를 캘린더와 통합하면 Todoist 가 자동으로 캘린더에 추가할 것입니다.
  • 다음 주(Next Week) : 받은 편지함의 항목 중 빨리 하고 싶지만 이번 주에 완료해야 하는 급하지 않은 항목은 다음 (Week) 프로젝트에 포함됩니다. 기한이 필요하지 않습니다.
  • 이번 달(This Month) : 빨리 하고 싶지만 1~2주 정도 기다릴 수 있는 아이템이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에도 마감일을 첨부하지 마십시오.
  • 다음 달(Next Month) : 결국 하고 싶지만 꽤 기다려야 하는 작업이 기한 없이 다음 달 폴더로 들어갑니다.(Month)

특별한 작업을 위해 생성해야 하는 프로젝트가 두 개 더 있습니다. 

  • 되풀이되는 초점 영역(Recurring Areas of Focus) : 매달 온라인 수업을 듣는 것과 같이 중요한 목표와 관련하여 정기적으로 해야 하는 일입니다.
  • 루틴(Routines) : 이것은 당신의 목표와 관련이 없을 수도 있지만 운동이나 동아리 모임과 같이 매주 해야 하는 작업입니다.

반복 작업 만들기

당신은 확실히 당신이 매일 또는 매주 해야 할 많은 일이 있어야 합니다. 되풀이 초점(Recurring Areas of Focus) 프로젝트(귀하에게 중요한 목표와 관련된 경우 ) 에 추가하여 마음에서 지워버리십시오.

또한 이번 (Week) 의 하위 프로젝트로 되풀이되는 초점 (Focus)영역(Areas) 을 포함하는 것이 좋습니다 .

삶의 일부일 뿐이지만 삶의 목표를 실제로 추진하지 않는 반복 작업은 루틴(Routines) 프로젝트에 추가하십시오.

(Remember)이 모든 항목에 마감일을 추가하고 되풀이로 표시하는 것을 잊지 마십시오. 이렇게 하면 당신이 아무것도 할 필요 없이 자동으로 오늘(Today)예정 Todoist 섹션에 나타날 것입니다.(Upcoming)

받은 편지함 사용

한 주 동안 처리해야 하는 새로운 문제가 발생하면 Todoist 받은 편지함(Inbox) 에 던져 보세요 . 

이렇게 하면 주의가 산만해지는 것을 방지하고 나중에 시간이 있을 때 이러한 작업을 처리하는 것을 잊지 않을 것입니다.

매주 같은 시간에 받은 편지함(Inbox) 을 처리하는 데 약 20~30분을 할애하게 됩니다. 이 시간 동안 한 번에 하나씩 작업하고 해당 작업을 수행하는 것이 얼마나 중요한지, 그리고 어떤 기간 내에 결정하십시오.

예를 들어, 결국 데크를 수정하고 싶지만 여전히 Winter 입니다. 따라서 해당 작업을 Long Term / On Hold 로 이동하겠습니다 . 

다음으로 매년 건강 검진을 받아야 하는 것은 알지만 이번 달에는 바빠서 다음 달까지 기다려 일정을 잡아도 크게 문제가 되지 않을 것입니다. 그래서 다음 달(Next Month) 프로젝트 로 옮기겠습니다 .

마지막으로 이번 주에 Online-Tech-Tips.com 기사를 끝내고 싶습니다. 그래서 나는 그것을 끝내고 싶은 주중 요일과 시간을 지정합니다.

그런 다음 해당 작업을 이번 주(This Week) 프로젝트로 이동합니다.

낮에  받은 편지함(Inbox) 에 추가한 이 세 가지 항목을 약 5분 만에 처리할 수 있었습니다 .

나는 그것들이 이제 나의 조직화된 ToDoist GTD(ToDoist GTD) 시스템 에 있기 때문에 그것들을 잊지 않을 것이라는 것을 압니다 . 모든 것이 일주일에 할당 되어 있고 캘린더에(up on my calendar) 오면 각 작업에 대해 열심히 일하는 것 외에는 아무 것도 생각할 필요가 없습니다 .

이번 주 관리

매주 말에 이르면 이번 (Week) 프로젝트에서 결국 활성 항목이 비워지는 것을 알 수 있습니다.

(Set)다음 주(Next Week) 프로젝트 에서 이번(This Week) 주 프로젝트로 작업을 이동 하려면 매주 시간을 설정 합니다(일반적으로 금요일(Friday) 종료 또는 주말 시간) . 이 작업을 수행할 때 기한을 지정하십시오 .(Assign)

이번 달(Month) , 다음 달(Next Month) 및 장기 Long Term /보류(Hold) 폴더 의 항목에 대해 이 작업을 반복합니다 .

기억하십시오(Remember) : 여전히 긴급하지 않다면 항목을 이동할 필요가 없습니다. 더 이상 중요하지 않다고 결정한 작업을 삭제할 수도 있습니다.

초점을 유지하는 것을 기억하십시오

다음은 이 모든 것을 통합하고 GTD 시스템을 작동시키는 가장 중요한 원칙입니다.

받은 편지함(Inbox) 에 던져진 모든 아이디어와 작업을 처리하는 데 아주 작은 시간을 할애하기 때문에 실제로 작업을 완료하기 위해 캘린더에 할당한 나머지 시간이 남습니다.

이것은 하루 동안 Todoist 의 오늘 및 (Todoist)예정(Upcoming) 영역 만을 사용하고( 캘린더(Calendar) 와 함께 ) 하루를 통해 작업을 완료하고 제거하는 것을 의미합니다.

Todoist 가 자동으로 캘린더에 추가 했기 때문에 하루에 완료할 수 있는 작업만 할당했다는 것을 알고 있습니다 . 하루가 꽉 차면 더 할당할 수 없습니다. 한 주가 꽉 차면 이번 주(Week) 프로젝트 로 다른 항목을 이동할 수 없습니다 .

GTD 는 머리에서 혼란을 "시스템"으로 가져오기 때문에 작동합니다. 그것은 당신의 생각을 자유롭게 하여 당신의 마음을 당면한 작업에 집중할 수 있도록 합니다(Get Things Done) .



About the author

저는 컴퓨터 전문가이며 2009년부터 사람들의 PC 사용을 돕고 있습니다. 제 기술에는 iphone, 소프트웨어, 가제트 등이 있습니다. 저도 지난 4년 동안 강사로 일하고 있습니다. 그 시간 동안 저는 사람들이 새로운 프로그램을 배우도록 돕는 방법과 전문적인 방식으로 장치를 사용하는 방법을 배웠습니다. 나는 모든 사람이 직장이나 학교에서 성공할 수 있도록 내 기술을 향상시키는 방법에 대한 팁을 제공하는 것을 즐깁니다.



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