Gmail에서 Inbox Zero에 액세스하는 방법

받은 편지함이 이전에 응답하지 않은 메시지로 가득 차 중요한 이메일을 놓친 적이 있습니까? 대부분의 사람들이 이것을 경험했으며 거의 ​​모든 사람이 아침에 받은 편지함을 열자 마자 주의를 요하는 읽지 않은 이메일 50개가 주의를 산만하게 한다는 것을 알고 있습니다. 

연구에 따르면 직원 들은 일주일 중 28%를(28 percent of their week) 이메일을 읽고 답장하는 데 보냅니다. 직장에서 보내는 전체 시간의 4분의 1 이상입니다. 끊임없이 쏟아지는 이메일을 처리할 필요가 없다면 얼마나 더 많은 것을 성취할 수 있겠습니까? 

인박스 제로란?

Inbox Zero 는 생산성 전문가인 Merlin Mann 이 개발한 개념입니다 . 대부분의 사람들은 이름의 "0"을 한 사람이 가진 이메일 수를 나타내기 위해 해석하지만 원래는 사람들이 이메일에 대해 생각하는 데 보내는 시간을 나타냅니다. 이메일이 0개이면 이메일에 대해 생각하는 데 거의 0시간을 할애하지 않습니다.

이 문서에서는 Gmail(Gmail) 에서 사용할 수 있는 도구를 사용하여 받은편지함의 읽지 않은 이메일 수를 절대적으로 최소화하는 방법과 수신되는 이메일 무리를 길들이는 데 도움이 되는 업무일에 적용할 수 있는 방법을 안내합니다. 하루 종일. 

이메일 관리 기본

이메일 생산성을 향상시키는 첫 번째 단계는 받은 편지함을 닫는 것입니다. 직관적이지 않게 들릴 수 있지만 이메일이 도착했을 때 답장을 보내는 것보다 이메일을 읽고 답장할 시간을 정하는 것이 좋습니다. 연구(Research) 에 따르면 기한은 스스로 부과하든 그렇지 않든 효율성(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency) 을 높이고 프로젝트에 소요되는 시간을 줄이는 것으로 나타났습니다.

(Set)매 시간이 시작될 때 5분, 또는 하루가 시작하고 끝날 때 20분을 할당하여 이메일에 답장을 보내 (to answer emails)십시오 . 스팸이 분명한(clearly spam) 이메일은 모두 삭제합니다 . 이메일에 응답하는 데 2분 미만이 소요되는 경우 먼저 응답하십시오. 

이메일에 응답하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우 특별히 지정된 폴더로 이메일을 옮깁니다.

Gmail을 사용하여 Inbox Zero에 도달하기

Gmail 은 세계에서 가장 많이 사용되는 이메일 클라이언트이지만 대부분의 사람들은 플랫폼이 실제로 얼마나 다양한 기능을 하는지 깨닫지 못합니다. Gmail 은 모양을 엄청나게 제어할 수 있는 도구와 맞춤설정 가능한 옵션으로 가득 차 있습니다. (chock-full of tools)이러한 도구를 활용하면  Inbox Zero 를 훨씬 더 쉽게 달성할 수 있습니다.(Inbox Zero)

특별한 별을 사용하십시오

별표(Star) 아이콘 을 클릭하여 이메일을 "별표"하는 기능은 누구나 알고 있습니다. 하지만 사용할 수 있는 별표가 12개 있다는 사실을 알고 계셨습니까? Settings > See All Settings > General클릭 한 다음 (Click) (Stars) 하위 섹션 이 표시될 때까지 스크롤합니다 . 

별의 색상은 다양하지만 느낌표, 빨리 감기 화살표, 확인 표시, 물음표 및 소문자 i와 같은 아이콘도 있습니다. 기본적으로 주요 별만 활성화되어 있지만 아이콘을 클릭하고 사용(In use) 중 섹션으로 끌어서 활성화할 수 있습니다. 

Gmail 에는 하나의 기호만 표시됩니다 . 선택한 다른 모든 별을 순환하려면 여러 번 클릭하십시오 . (Click)표준 별, 빨간색 별, 소문자 i 및 녹색 체크의 4개 이상의 기호를 선택하십시오. 

여러 받은 편지함 및 필터 설정(Set Up Multiple Inboxes and Filters)

프로모션, 개인(Personal) , 소셜 등 (Social)Gmail 에서 사용할 수 있는 여러 탭에 이미 익숙할 것입니다 . Settings > Inbox 으로 이동하고 받은 편지함 유형(Inbox type,) 옆에 있는 드롭다운 상자를 클릭하고 여러 받은 편지함을 선택합니다.(Multiple inboxes.)

여러 받은 편지함 섹션(Multiple inbox sections.) 이라는 새 섹션이 나타납니다 . 기본 받은편지함과 함께 볼 사용자 지정 섹션의 이름을 최대 5개까지 지정할 수 있지만 기본적으로 2개가 채워져 있습니다. 한 섹션은 별표 표시된(Starred) 이메일용이고 다른 섹션은 초안용입니다. 이 섹션은 검색 쿼리에 의해 지정되므로 별도의 섹션을 설정하려면 각 특수 별의 이름을 알아야 합니다.

다음은 각 별의 이름입니다.

  • 옐로우 스타
  • 붉은 별
  • 주황색 별
  • 그린스타
  • 파란 별
  • 보라색 별
  • 옐로뱅(느낌표)
  • 레드뱅
  • 보라색 질문
  • Orange-guillemet (빨리 감기 기호)
  • 그린 체크
  • 파란색 정보(소문자 i)

검색 쿼리 필드는 다른 연산자를 인식하므로 OR/AND 명령을 사용하여 동일한 섹션에 여러 별을 포함할 수 있습니다. 검색 쿼리(Search query) 필드 옆에는 섹션 이름(Section name) 필드가 있습니다. 여기에 필드를 호출할 특정 이름을 입력합니다.

받은 편지함 0(Inbox Zero) 을 달성하려면 몇 가지 특정 섹션을 설정하는 것이 가장 좋습니다.

  • 조치/응답 필요
  • 긴급 회신 필요
  • 답장을 기다리는 중
  • 위임됨

필요에 따라 다섯 번째 섹션을 설정하도록 선택할 수 있지만 이 네 가지는 가장 기본적인 작업을 처리합니다. 

받은 편지함 0에 도달(Reaching Inbox Zero)

Gmail 설정 을 변경했으므로 이제 모든 작업을 실행할 차례입니다. 먼저(First) 필터를 설정합니다. 다음을 입력:

Search querySection name
has: yellow-starNeeds Action/Reply
has: red-starNeeds Urgent Reply
has: blue-infoAwaiting Reply
has: green-checkDelegated

이메일을 받으면 가장 먼저 해야 할 일은 응답이 필요한지 아니면 삭제해야 하는지를 결정하는 것입니다. 이메일이 스팸이거나 응답을 보증하지 않는 경우 즉시 삭제하거나 보관하십시오. 

이메일에 응답이 필요하고 2분 이내에 응답해야 하는 경우 응답하십시오. 2분 이상이 필요하면 (Star) 아이콘을 한 번 클릭합니다. 이메일이 긴급하고 다음에 응답해야 하는 경우 아이콘을 두 번 클릭하여 빨간색 별표(Red Star) 로 표시합니다 . 

이메일에 답장을 한 후 답장을 기다리고 있다면 별표(Star) 아이콘을 세 번 클릭하여 "답장 대기 중"으로 지정합니다. 다른 사람이 더 잘 처리하는 이메일을 받으면 해당 사람에게 전달하고 별표(Star) 아이콘을 네 번 클릭하여 "위임됨"으로 표시합니다. 

이메일에 응답할 시간을 선택하고 해당 시간 내에만 작업하는 데 집중하세요. 자신에게 기한을 정하고 이메일 처리 기간을 설정하면 받은 편지함에서 보내는 시간을 줄여 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 업무 시간이 시작될 때 처리하기로 선택한 경우 먼저 긴급 이메일에 응답하는 데 집중하고 나머지는 거기서 처리하십시오. 

이러한 방법을 실행하면 곧 받은 편지함을 완전히 제어할 수 있습니다. 이미 엉망이라면 하루 30분 정도 시간을 내어 이미 가지고 있는 이메일을 분류하고 중요한지 여부를 결정하십시오. 필요한 것은 응답하고 필요하지 않은 것은 삭제하십시오. 

시간이 조금 걸릴 수 있지만 필터(but filters) , 지정된 받은편지함 및 기타 도구를 사용하면 받은편지함 0에(Inbox Zero–and) 도달하는 데 도움이 되고 어떤 기술이 유지하는 데 가장 도움이 되는지 찾을 수 있습니다. 



About the author

저는 Windows 11 및 10 플랫폼에서 10년 이상의 경험을 가진 소프트웨어 엔지니어입니다. 저는 Windows 7과 Windows 8을 위한 고품질 소프트웨어를 개발하고 유지 관리하는 데 중점을 두었습니다. 또한 Chrome, Firefox, Xbox One 및 파일을 포함하되 이에 국한되지 않는 다양한 다른 프로젝트에서도 작업했습니다.



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