편지^(Mail) 병합은 개인화된 편지, 레이블, 봉투, 전자 메일 및 디렉터리를 능률적으로 만드는 데 도움 이 되는 Microsoft Word 기능입니다. ^{(Microsoft Word)}편지 병합은 가장 일반적으로 사용되는 MS Word 기능이 아니기 때문에 일부 사용자는 ^{(MS Word)}Word 에서 편지 병합을 수행 하여 편지, 레이블 및 봉투를 만드는  방법을 모를 수 있습니다 .

각 문자, 레이블 또는 기타 문서를 수동으로 개인화하는 데 드는 시간을 절약하려는 경우 편지 병합이 유용할 수 있습니다. 편지 병합 편지를 만들어 본 적이 없더라도 프로세스는 매우 간단하며 아래에서 각 단계를 안내합니다.

편지 병합 편지를 만드는 방법

Microsoft Word 에는 ^{(Microsoft Word)}편지 병합 편지를 만드는 과정^{(creating mail merge letters)} 을 안내하는 마법사가 있습니다 . 마법사는 사용하려는 편지와 편지의 수신자를 묻는 메시지를 표시하므로 삽입할 수 있는 수신자 목록이 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 큰 문제는 없습니다. 언제든지 수동으로 받는 사람 목록을 추가할 수 있습니다.

1. Word 문서를 열고 메시지를 입력합니다. 개인화된 요소(예: 제목, 이름, 도시 등)는 생략합니다. 지금은 다음과 같이 이러한 요소를 삽입할 위치에 공백을 남겨 둘 수 있습니다.

1. 템플릿이 준비되면 상단 리본에서 우편물^(Mailings) > 편지 병합 시작^{(Start Mail Merge )} > 단계별 편지 병합 마법사 를 선택합니다.^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. MS Word 창의 오른쪽 테두리를 따라 새 창이 나타납니다 . 이 프로세스를 안내하는 마법사입니다. 첫 번째 단계로 작업 중인 문서 유형을 선택해야 합니다. 편지^(Letters) 를 선택하고 다음 : 문서 시작^{(Next: Starting document)} 을 선택합니다 .

1. 다음에 편지 병합에 사용할 문서를 선택해야 합니다.
   이미 편지 내용을 입력했다면 현재 문서 사용^{(Use the current document)} 을 선택하십시오 .
   바로 사용할 수 있는 템플릿을 사용하려면 템플릿에서 시작을 선택합니다. ^{(Start from a template. )}시작 문서를 선택했으면 수신자 선택^{(Select recipients)} 을 클릭합니다 . 

1. 다음 단계는 수신자를 선택하는 것입니다. 받는 사람 데이터로 채워진 Excel 시트가 있다고 가정하면 기존 파일 사용^{(Use an existing file)} 옵션을 선택 하고 다음 섹션에서  찾아보기 를 선택하여 데이터를 가져올 수 있습니다.^(Browse)

탐색기를 사용하여 수신자 목록이 포함된 시트로 이동하고 시트를 선택한 다음 열기^(Open) 를 선택 합니다. 

시트를 선택하면 테이블 선택^{(Select Table)} 창이 표시됩니다. 관련 테이블을 선택합니다. 데이터에 해당하는 경우 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글^{(First row of data contains column headers)} 이 포함됨 텍스트 옆의 확인란 을 선택하고 확인^(OK) 을 선택 합니다.

다음으로 Word^(Word) 에서 병합에 사용할 받는 사람 목록이 표시 됩니다. 모든 것이 괜찮아 보이면 확인 을 선택 합니다^(OK) . 

Excel 시트를 추가했으면 다음: 편지 쓰기^{(Next: Write your letter)} 를 선택합니다 .

1. 이제 편지에 자리 표시자를 추가할 준비가 되었습니다. 자리 표시자를 추가할 위치로 커서를 이동 하고 편지 병합 창에서 추가 항목 을 선택합니다.^{(More items )}

관련 자리 표시자를 선택하고 삽입^(Insert) 을 선택하여 편지에 추가 할 수 있는 병합 필드 삽입^{(Insert Merge Field)} 대화 상자가 열립니다 .

1. 모든 병합 필드를 삽입했으면 다음: 편지 미리보기^{(Next: Preview your letters)} 를 선택합니다 .

이렇게 하면 편지 병합으로 생성된 모든 편지의 미리 보기가 표시됩니다. 편지 병합 창에서 화살표 단추를 사용하여 편지 미리 보기를 전환할 수 있습니다.

1. 다음: 병합 완료 를^{(Next: Complete the merge)} 선택 합니다 . 다음 단계에서 인쇄^(Print) (모든 문자를 인쇄하려는 경우) 또는 개별 문자 편집^{(Edit individual letters )} > 모두^{(All )} (문자를 단일 문서로 병합하려는 경우)를 선택합니다.

편지 병합 레이블을 만드는 방법

메일링 리스트를 Excel 시트에 깔끔하게 정리하여 누군가의 메일링 세부정보가 필요할 때 현기증을 느끼지 않도록 하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 그러나 레이블을 인쇄하려는 경우 Excel 시트 편집에서 레이블이 잘리지 않습니다. 대신 MS Word에서 편지 병합 레이블을 만들어야 합니다 .^{(create mail merge labels)}

1. 메일링 세부정보가 포함된 Excel^(Excel) 시트 가 이미 있는 경우 다음 단계로 건너뛸 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 Excel 시트에 메일링 리스트를 구성하십시오. 헤더( 이름^{(First Name)} , 성, 주소^(Address) 등)를 추가하고 목록을 정렬하세요.
2. MS Word 로 전환 하십시오 . 레이블을 만드는 데 마법사를 사용합니다. 빈 문서를 열고 우편물^(Mailings) > 편지 병합 선택^{(Select Mail Merge )} > 단계별 편지 병합 마법사를^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} 선택 합니다. 

1. 레이블^(Labels) 을 선택한 다음 다음: 문서 시작^{(Next: Starting document)} 을 선택 합니다 . 

1. 다음 화면에서 문서 레이아웃 변경^{(Change document layout)} 을 선택합니다 . 그런 다음 레이블 옵션^{(Label options)} 을 선택하여 제품 번호와 레이블 브랜드를 설정합니다.

확인^(OK) 을 선택하면 문서에 설명된 레이블이 표시됩니다. 그렇지 않은 경우 표 디자인^{(Table Design )} > 테두리 로 이동하고 ^{(Borders )}눈금선 보기^{(View Gridlines.)} 를 선택 합니다.

1. MS Word 의 우편물^(Mailings) 탭으로 돌아가서 받는 사람 선택^{(Select Recipients)} > 기존 목록 사용을 선택합니다. ^{(Use an Existing List. )}

메일 목록이 포함된 Excel 파일 로 이동 합니다. 파일을 선택하고 열기^(Open) 를 선택합니다 .

1. 테이블 선택^{(Select Table )} 창이 표시됩니다 . 통합 문서에 여러 시트가 있는 경우 여기에 항목이 두 개 이상 표시됩니다. 메일링 리스트가 포함된 것을 선택하십시오. 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함됨^{(First row of data contains column headers,)} 텍스트 옆의 확인란 을 선택하고 확인^(OK) 을 선택 합니다. 

1. MS Word 는 메일링 리스트를 가져옵니다. 주소 블록^{(Address Block)} 을 선택 합니다. 오른쪽의 미리보기를 보십시오. 

원하는 모양이 아닌 경우 필드 일치^{(Match Fields. )} 를 선택합니다 . 모든 세부 정보가 워크시트의 적절한 헤더와 일치하는지 확인하고 확인 을 선택 ^(Make)합니다^(OK) .

미리보기를 다시 봅니다. 좋아 보이면 확인 을 선택 합니다^(OK) .

1. 이제 레이블에 <<AddressBlock>> 우편물^(Mailings) > 레이블 업데이트^{(Update Labels)} 로 이동하여 모든 레이블 에 <<AddressBlock>> 을 추가 합니다.

1. 이제 레이블을 병합할 준비가 되었습니다. 우편물^(Mailings) > 완료 및 병합^{(Finish & Merge )} > 개별 문서 편집^{(Edit Individual Documents)} 으로 이동합니다 . 

작은 창이 팝업되는 것을 볼 수 있습니다. 모두^(All) 를 선택한 다음 확인^(OK) 을 선택 합니다.

1. 이제 모든 레이블이 병합된 것을 볼 수 있습니다.

편지 병합 봉투를 만드는 방법

편지 병합 봉투를 만드는 것은 레이블과 거의 같지만 약간의 조정이 있습니다. 

다시 우편물^(Mailings) > 편지 병합 시작^{(Start Mail Merge)} > 단계별 편지 병합 마법사^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} 를 클릭합니다. 하지만 이번에는 봉투^(Envelopes) 를 선택한 후 아래에서 다음: 문서 시작^{(Next: Starting document)} 을 선택 합니다.

1. 시작 문서를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 봉투 옵션^{(Envelope options)} 을 선택 하여 배달/반품 주소의 봉투 크기와 위치를 선택하고(다음 단계 참조) 다음: 수신자 선택^{(Next: Select recipients)} 을 선택 합니다.

1. 봉투 옵션^{(Envelope options)} 을 선택하면 작은 창이 나타납니다. 원하는 봉투 크기를 선택하고 글꼴과 배송 위치 및 반품 주소를 선택하십시오.

1. 마법사의 다음 단계는 받는 사람을 선택하는 것입니다. 기존 목록 사용^{(Use an existing list)} ( 수신자 데이터가 포함된 Excel 시트가 이미 있다고 가정 )을 선택하고 찾아보기^(Browse) 를 선택 하여 파일을 찾습니다 . 관련 파일을 선택하고 다음: 봉투 정렬^{(Next: Arrange your envelope)} 을 클릭합니다 . 

1. 다음 화면에서 주소 블록^{(Address block)} 을 선택하고 원하는 모양인지 미리 보기를 보고 확인을 선택 합니다^(OK) .

이제 봉투에  <<AddressBlock>>

1. 다음: 봉투 미리보기를^{(Next: Preview your envelopes)} 선택 합니다 . 이전 단계에서 본 것과 동일한 미리보기가 문서에 표시됩니다. 마법사 창의 화살표 버튼을 사용하여 봉투 사이를 전환할 수 있습니다.

이제 봉투를 병합할 준비가 되었습니다. 다음: 병합 완료 를^{(Next: Complete the merge)} 선택 합니다 .

1. 다음 화면에 개별 봉투 편집^{(Edit individual envelopes)} 옵션이 표시 됩니다. 그것을 선택하고 모두를 선택 하여^(All) 모든 레코드를 병합하고 확인을 선택 합니다^(OK) .

이제 모든 봉투가 단일 문서로 병합된 것을 볼 수 있습니다.

대량 인쇄 및 이메일 전송이 간편해짐

편지 병합을 사용하면 편지, 레이블 또는 봉투를 사용자 지정하는 데 드는 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 하지만 MS Word^{(MS Word)} 로 할 수 있는 일은 이것이 전부가 아닙니다 . 연하장^{(greeting cards)} , 소책자^(booklets) 및 색인 카드^{(index cards)} 를 만들 수도 있습니다 .

편지^(Mail) 병합은 한동안 사용되어 왔지만 프로세스를 효율적으로 만들고 싶다면 Microsoft Office 2019^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} 에서 살펴보고 싶을 수 있는 몇 가지 깔끔한 기능을 도입했습니다.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mаil merge is a Microsoft Word feature that helрs you streamline creating personalіzed letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create lеtters, lаbels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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