Outlook을 사용하여 동료와 통신하는 경우 구성원이 자주 변경되는 특정 그룹에 반복적으로 이메일을 보내고 싶었을 것입니다. 예를 들어, 매일 모든 고객 서비스 담당자에게 이메일을 보내야 할 수 있지만 높은 회전율로 인해 목록이 자주 변경될 수 있습니다.

이메일을 보낼 때마다 각 사람의 이름이나 이메일을 수동으로 입력할 수 있지만 그룹이 커질수록 빠르게 복잡해질 수 있습니다. 그뿐만 아니라 실수로 누군가를 잊어 버릴 위험이있어 사무실 드라마로 이어질 수 있습니다. 배포 목록 또는 연락처 그룹이 필요한 곳입니다!

대부분의 경우 "연락처 그룹"과 "배포 목록"이라는 용어는 서로 바꿔 사용할 수 있습니다. 마이크로소프트^(Microsoft) 는 아마도 "배포 목록"보다 조금 더 직관적이기 때문에 "연락처 그룹"이라는 문구를 사용하기 시작했습니다. 

그러나 Microsoft 365^{(Microsoft 365)} 를 사용하는 조직에서는 둘 사이에 실질적인 차이가 있습니다 . Microsoft 365 의 관리자는 기존 Outlook 메일 그룹을 " 그룹 "으로 변환할 수 있습니다. 그러면 그룹 구성원이 ^(Groups)Microsoft Teams , Yammer 및 Planner 와 같은 공유 라이브러리 및 공동 작업 공간에 액세스할 수 있습니다 .

IT 부서가 조직의 Outlook 메일 그룹, 특히 관리가 어렵고 관리가 제대로 되지 않는 전체 직원 목록을 관리하는 동안에도 ^(Outlook)Outlook 에서 자신만의 연락처 그룹을 만들 수 있습니다 . 

아래에서는 브라우저 버전과 데스크톱 앱 모두에 대해  Outlook 에서 연락처 그룹을 만드는 방법을 안내합니다 .

Outlook Online 에서 연락처 그룹^{(Contact Group)} 을 만드는 방법

Outlook 의 브라우저 버전에서 연락처 그룹을 만드는 것은 쉽습니다.

1. Outlook.com 에서 계정에 로그인 하거나 이미 Microsoft 365 에 로그인한 경우 앱 시작 관리자에서 Outlook 을 선택 합니다. 앱 목록에 Outlook 이 표시되지 않으면 모든 앱^{(All apps)} 을 선택합니다 .

1. 왼쪽 창의 그룹 에서 ^(Groups)새 그룹^{(New group)} 을 선택 합니다 .

1. 팝업에서 새 그룹에 이름과 설명을 지정하고 만들기^(Create) 를 선택 합니다. (조직에서 활성화한 경우 그룹의 이메일 주소를 생성하라는 메시지가 표시될 수 있습니다. 이 경우 사용의 편의를 위해 이메일 주소를 그룹 이름과 동일하게 만드십시오.)

1. 이제 그룹에 구성원을 추가합니다. 이름이나 이메일 주소로 사람을 검색 합니다. ^(Search)그룹에 추가할 사람에 대한 검색 결과를 선택하면 "이 사람이 추가됩니다" 아래에 나타납니다.

1. ^(Repeat)그룹에 원하는 모든 사람을 추가할 때까지 4단계를 반복 합니다. 그런 다음 추가^(Add) 버튼을 선택합니다.
2. 닫기^(Close) 를 선택 합니다 .
3. 새 메시지^{(New message)} 를 선택하여 생성한 그룹에 이메일을 보냅니다 .

1. 받는 사람^(To) 필드에 생성한 그룹의 이름을 입력하기 시작하고 나타나는 목록에서 선택합니다.

쉬워요. 그러나 그룹에서 사람을 추가하거나 제거해야 하는 경우에는 어떻게 합니까? 읽어.

Outlook Online 에서 연락처 그룹^{(Contact Group)} 을 편집하는 방법

Microsoft 는 ^(Microsoft)Outlook Online 을 종료하지 않고도 연락처 그룹을 쉽게 편집할 수 있도록 했습니다 . 조직에서 Microsoft 365^{(Microsoft 365)} 를 구성한 방법에 따라 일부 단계가 약간 다를 수 있지만 아래 단계에 따라 완료할 수 있습니다.

1. 왼쪽 창의 그룹 아래 에서 편집할 그룹^(Groups) 을 선택합니다.
2. 해당 그룹 항목에서 자세히^(More) (점 3개/줄임표) 아이콘을 선택합니다.

1. 설정^(Settings) 을 선택 합니다 . ( Outlook 이 조직에 대해 구성된 방식에 따라 자세히 아이콘에서 바로 구성원 추가 옵션이 표시될 수 있습니다.)^{(Add members)}

1. 오른쪽에 표시 되는 그룹 설정 패널에서 그룹 ^{(Group Settings)}편집^{(Edit group)} 을 선택 합니다.

1. 구성원^{(Members )} 탭을  선택합니다 .
2. 거기 에서 제거하려는 사람의 항목 옆에 있는 X 아이콘 을 선택하여 구성원을 추가하거나 그룹에서 삭제할 수 있습니다 .

1. 그룹에 구성원을 추가한 경우 추가^(Add) 버튼을 선택합니다. 그렇지 않으면 닫기^(Close) 를 선택합니다 .

Outlook Online 에서 연락처 그룹^{(Edit Contact Groups)} 을 편집하는 또 다른 방법^(Way)

Outlook 구성 방법에 따라 다음 단계에 따라 연락처 그룹을 편집할 수도 있습니다.

1. Outlook 의 사람^{(People )} 섹션 ( 일정^(Calendar) 아이콘  오른쪽 )으로 이동합니다.

1. 그룹^(Groups) 섹션 의 왼쪽 창에서 소유자^(Owner) 를 선택하여 생성한 그룹을 표시합니다.

1. ^(Select)목록에서 편집할 그룹을 선택 합니다.
2. 그룹 구성원 관리^{(Manage group members)} 를 선택 합니다.

1. 여기에서 항목 옆에 있는 X 를 선택하여 구성원을 추가하거나 기존 구성원을 삭제할 수 있습니다 .

Outlook의 데스크톱 앱 에서 ^{(Desktop App)}연락처 그룹^{(Contact Group)} 을 만드는 방법

Outlook 의 데스크톱 버전에서 연락처 그룹을 만드는 것은 온라인 버전에서보다 훨씬 간단합니다.

1. Outlook을 시작하고 왼쪽 하단 모서리(이메일, 작업, 사람 및 일정 간에 전환하는 곳) 근처에 있는 사람 아이콘을 선택합니다.^(People)

1. 그런 다음 도구 모음에서 새 연락처 그룹^{(New Contact Group)} 을 선택합니다 . (조직에서 Microsoft 365 를 사용하는 경우 ^{(Microsoft 365)}새 그룹^{(New Group)} 단추 도 표시될 수 있습니다 . 우리의 목적을 위해 새 연락처 그룹^{(New Contact Group)} 을 사용 하여 그룹 전자 메일을 용이하게 할 것입니다.)

1. 표시 되는 연락처 그룹^{(Contact Group)} 창에서 연락처 그룹에 이름을 지정한 다음 구성원 추가^{(Add Members)} 를 선택 하고 새 구성원을 가져올 위치를 선택합니다. 옵션에는 Outlook 연락처^{(From Outlook Contacts)} 에서, 주소록^{(From Address Book)} 에서 또는 새 이메일^{(New Email Contact)} 연락처가 포함될 수 있습니다 . 

1. 연락처 그룹에 추가할 사람을 하나씩 검색합니다. 항목이 강조 표시되어 있는지^(Make) 확인하고 구성원^(Members) 버튼을 선택(또는 항목을 두 번 클릭)하여 추가합니다. 완료되면 확인 을 선택 합니다^(OK) .
2. 창을 닫고 변경 사항을 저장하라는 메시지가 표시되면 예라고^(Yes) 응답해야 합니다.
3. 이제 새 이메일 주소를 지정할 때 받는 사람^(To) 필드에 연락처 그룹의 이름을 입력할 수 있습니다. 연락처 그룹이 추가됩니다. 원하는 경우 그룹 목록을 확장할 수 있으며 Outlook 은 목록을 해당 구성원으로 바꿉니다. 그러나 목록을 다시 접을 수는 없습니다.

연락처^(Contact) 그룹은 Outlook 주소록에 항목으로 나타나므로 해당 알파벳순 목록에서 찾을 수 있습니다.

Outlook의 데스크톱 앱 에서 ^{(Desktop App)}연락처 그룹^{(Contact Group)} 을 편집하는 방법

이제 데스크톱 버전의 Outlook 에서 기존 연락처 그룹을 편집해 보겠습니다 .

1. Outlook을 실행하고 왼쪽 하단 모서리 근처에 있는 사람 아이콘을 선택합니다.^(People)
2. 연락처 목록에서 편집할 그룹을 찾아^(Find) 선택합니다.
3. 오른쪽 창에서 편집^(Edit) 을 선택 합니다. 그러면 회원을 추가 및/또는 제거하여 그룹을 관리할 수 있는 곳으로 돌아갑니다.

Outlook 의 온라인 버전을 사용하든 데스크톱 앱을 사용하든 상관없이 반복적으로 사용할 Outlook 메일 그룹 을 만드는 데 몇 분 정도 시간을 들이는 것은 확실히 가치가 있습니다 . 당신은 기뻐할 것입니다.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you υse Outlook to communicate with your сolleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whose membershіp changеs often. For example, you may need to email all of your customer service reps every day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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