휴가를 떠날 때 전자 메일에 회신할 수 없는 경우 컴퓨터 의 Outlook 에서 '부재중' 회신을 설정하는 것이 좋습니다. ^(Outlook)이렇게 하면 이메일을 보낸 사람은 누구나 사무실에 부재 중임을 알리는 자동 응답을 받게 됩니다.

Outlook 을 사용하면 이메일을 보내는 사람에게 자동으로 보낼 사용자 지정 회신을 만들 수 있습니다. 앱에서 이메일을 처리해야 하는 사용자 지정 날짜 기간^{(custom date period)} 을 지정할 수도 있습니다.

Exchange 계정에 대해 부재 중 Outlook 회신 설정^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

비즈니스 환경^{(business environment)} 에 있고 회사나 조직에서 Microsoft Exchange 를 사용하는 경우 ^{(company or organization uses Microsoft Exchange)}Outlook 에서 전자 메일 계정^{(email account)} 에 대해 매우 쉽게 부재중 회신을 설정할 수 있습니다 .

• 컴퓨터 에서 Outlook 앱을 실행 합니다.
• 상단에 파일^(File) 이라고 표시된 탭을 클릭하면 다양한 옵션이 표시됩니다. 자동 회신(부재중)^{(Automatic Replies (Out of Office))} 이라는 옵션을 클릭^(Click) 합니다 . 이 옵션이 표시되지 않으면 다음 섹션으로 건너뛰어 작업 수행 방법을 알아보세요.

• 다양한 필드에 정보를 입력할 수 있는 상자가 화면에 나타납니다. 자동 맞춤 답장을 보내려면 다음과 같이 필드를 채워야 합니다. 상단에 자동 회신 보내기^{(Send automatic replies)}
  
  라는 상자를 활성화합니다 . 이 시간 범위 동안에만 보내기^{(Only send during this time range)} 상자 에 체크 표시를 합니다 . 그런 다음 이메일에 응답할 수 없는 시작 날짜와 종료 날짜를 선택합니다. 조직에 있는 사람들에게만 답장을 보내려면 내 조직 내부^{(Inside My Organization)} 탭을 클릭합니다. 그렇지 않으면 내 조직 외부^{(Outside My Organization)} 라고 표시된 다른 탭을 클릭합니다 .
  
  
  
  
  
  화면에 제공된 상자에 자동으로 보낼 응답을 입력합니다. 서식 도구를 사용하여 텍스트의 서식을 지정하고 스타일을 변경할 수도 있습니다.
  
  완료되면 확인^(OK) 을 클릭 하여 변경 사항을 저장합니다.

이제 Outlook 은 지정된 ^(Outlook)날짜 기간^{(date period)} 동안 이메일을 보내는 모든 사람에게 미리 정의된 사용자 지정 메시지^{(custom message)} 를 자동으로 보냅니다 .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

대부분의 일반 사용자 는 Outlook에서 IMAP 또는 POP3 계정 을 사용합니다. ^{(IMAP or POP3 accounts)}여기에는 일반적으로 Outlook 앱 에서 ^{(Outlook app)}Hotmail , Gmail 및 기타 이메일 계정을 사용하는 것이 포함됩니다 . 이러한 사용자 중 하나인 경우 위의 방법이 적합하지 않으므로 자동 회신을 보내는 규칙을 만들어야 합니다.

그러나 다행히도 Outlook 에서 ^(Outlook)사용자 지정 메시지^{(custom message)} 와 회신 보내기를 자동화하는 규칙을 만드는 것은 그리 어렵지 않습니다 .

자동 회신 템플릿 만들기^{(Create An Automatic Reply Template)}

• 컴퓨터에서 Outlook 을 열고 상단 의 새 이메일 옵션을 클릭합니다.^{(New Email)}

• 일반적인 이메일 작성 창이^{(email compose window)} 열립니다. 여기에 Outlook에서 자동으로 보낼 이메일을 입력해야 합니다. 이메일 본문을 입력^{(Just type)} 하시면 됩니다. 여기에는 일반적으로 언제까지 부재 중인지, 언제 돌아올 것인지가 포함되어 있습니다.

• 상단의 파일^(File) 탭을 클릭하고 다른 이름으로 저장^{(Save As)} 을 선택 합니다.

• 부재 중 회신 템플릿^{(office reply template)} 의 이름을 입력하고 파일 형식^{(Save as type)} 드롭다운 메뉴 에서 Outlook 템플릿^{(Outlook Template)} 을 선택 합니다. 그런 다음 저장^(Save) 을 클릭합니다 .

• 이메일 작성 창을^{(email compose window and select)} 닫고 변경 사항을 저장할 것인지 묻는 메시지가 표시되면 아니요 를 선택합니다.^(No)

자동 회신 규칙 설정^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• 홈^(Home) 탭 을 클릭하고 규칙 을 선택한 다음 ^(Rules)규칙 및 경고 관리^{(Manage Rules & Alerts)} 를 선택합니다 .

• 이메일 규칙^{(Email Rules)} 탭에서 새 규칙을 클릭하여 새 규칙^{(New Rule)} 을 만듭니다.

• 받는 메시지에 규칙 적용을^{(Apply rule on messages I receive)} 선택 하고 다음^(Next) 을 누릅니다 .

• 특정 날짜 범위 조건 ^{(condition and click)}에서 받은 것을^{(received in a specific date span)} 선택하고 큰 흰색 상자에 있는 링크를 클릭합니다. After 및 Before 확인란을 모두 선택하고 이메일에 응답할 수 없는 날짜 범위 를 지정합니다. ^{(date range)}그런 다음 OK 를 누르고 Next 를 누릅니다 .
  
  

• 특정 템플릿을 사용하여 답장을^{(reply using a specific template)} 선택 하고 해당 링크를 클릭합니다.

• 이전에 생성한 이메일 템플릿^{(email template)} 을 선택하고 열기^(Open) 를 클릭한 후 다음을 클릭^(Next) 합니다 .

• 선택적으로 원하는 경우 예외를 적용하고 다음^(Next) 을 클릭합니다 .

• 규칙^{(rule and click)} 이름을 입력하고 마침 을^(Finish) 클릭합니다 .

Outlook Web 버전에서 부재 중 회신 설정^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

많은 사용자가 데스크톱 앱^{(desktop apps)} 을 버리고 웹 앱으로 대체하고 있습니다. 이미 완료했고 전자 메일에 Outlook 웹 버전을 사용하는 경우 웹용 ^{(use the Outlook web version)}Outlook 에서도 ^(Outlook)부재중 회신^{(office reply)} 을 설정할 수 있습니다 .

이것은 위에서 논의한 다른 어떤 방법보다 하기 쉽습니다.

• Outlook 웹사이트로 이동 하여 아직 계정에 로그인하지 않은 경우 로그인합니다.
• 받은 편지함이 표시되면 오른쪽 상단 모서리에 있는 설정 아이콘을 클릭한 다음 하단에서 모든 Outlook 설정 보기^{(View all Outlook settings)} 를 선택합니다 . 설정 메뉴가 열립니다.

• Outlook 계정^{(Outlook account)} 에 대해 구성할 수 있는 여러 설정이 표시 됩니다 . 자동 회신^{(Automatic replies)} 이라는 옵션을 찾아 클릭합니다.

• 몇 가지 새로운 옵션이 오른쪽 창^{(side pane)} 에 나타납니다 .
  
  우선 ^(First)자동 회신 켜기^{(Turn on automatic replies)} 라는 옵션을 활성화합니다 . 기간 동안에만 답장 보내기^{(Send replies only during a time period)}
  
  확인란 을 선택합니다. 시작 시간^{(Start time)} 및 종료 시간^{(End time)} 상자 에 날짜 범위를 지정합니다 . 앱이 자동 응답을 보낼 때입니다. 그런 다음 귀하 에게 이메일을 보내는 사람들에게 자동으로 전송될 사용자 정의 회신^{(custom reply)} 을 입력할 수 있습니다. 사용 가능한 서식 옵션을 자유롭게 사용하십시오. 선택적 으로 연락처 에 대해서만 자동 응답을 하려는 경우 연락처에만 답장 보내기 를 활성화합니다. ^{(Send replies only to contacts)}마지막으로 저장 을 클릭하십시오^(Save)
  
  
  
  
  
  변경 사항을 저장하려면 맨 아래에 있습니다.

• 자동 회신을 끄려면 자동 회신^{(Automatic replies on )} 옵션을 선택 취소하면 됩니다.

Outlook 에서 부재중 회신^{(office reply)} 을 설정할 수 있다는 것은 정말 좋은 일 입니다. 사용 여부와 자동 회신 메시지가 어떻게 보이는지 아래 의견에 알려주십시오.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be avаilablе to reply to your emails, it’s a good idea tо set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatic responsе letting them know of yоur absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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