이 게시물에서는 수신 메일을 자동으로 별도의 폴더로 이동 하여 Outlook 전자 메일^{(Outlook email)} 을 더 잘 관리할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다 . 매일 많은 양의 이메일^{(email everyday)} 을 받는 경우 시간을 많이 절약할 수 있습니다.

일주일에 한 번씩 이메일을 받은 편지함^(Inbox) 에서 분류된 폴더 로 옮기는 데 한 시간을 할애하는 대신 이메일 규칙을 사용하면 받은 편지함 구성을 자동화할 수 있습니다. 이는 Gmail 에서 라벨 및 필터를 사용하는 것과 매우 유사합니다 .

전자 메일^(Email) 규칙은 복잡해 보일 수 있으며 실제로 정교한 정렬을 수행하려는 경우 그럴 수 있지만 단순히 작업 전자 메일을 자동으로 작업 폴더로 이동하려는 경우에는 케이크 조각입니다.

규칙을 유용하게 사용하려면 먼저 받은 편지함^(Inbox) 아래 에 프로젝트, 직장^(Work) , 가족^(Family) 등과 같은 이메일을 분류할 폴더를 만들어야 합니다 .

받은 편지함^(Inbox) 이나 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 하고 새 폴더^{(New Folder)} 를 선택하여 폴더를 만들 수 있습니다 . 다음 절차는 Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 및 Office 365 에서 작동 합니다.

Outlook 규칙 설정

이제 시작하려면 Outlook 을 열고 ^(Outlook)파일^(File) 탭을 클릭 하면 하단에 규칙 및 경고 관리 버튼이 표시됩니다.^{(Manage Rules & Alerts)}

규칙^(Rules) 및 경고 기본 창이 나타나고 기본적으로 ^(Alerts)Outlook 버전에 따라 이미 생성된 하나 의 규칙이 표시될 수 있습니다 .

여기에서 새 규칙^{(New Rule)} 버튼을 클릭하여 첫 번째 Outlook 전자 메일^{(Outlook email)} 규칙을 시작합니다. 규칙 ^(Rules) 마법사 대화 상자^{(Wizard dialog)} 가 나타나고 몇 가지 일반적인 규칙 템플릿이 표시됩니다 .

이것들은 가장 일반적인 것이며 아마도 당신이 필요로 하는 전부일 것입니다. 가장 일반적인 규칙은 나열된 첫 번째 규칙인 " 다른 사람의 메시지를 폴더로 이동^{(Move messages from someone to a folder)} "입니다. 계속해서 선택하고 다음 을 클릭 합니다^(Next) .

" 2단계^{(Step 2)} :" 라고 하는 맨 아래 목록 상자^{(list box)} 가 밑줄이 그어진 텍스트와 함께 맨 아래에 남아 있음을 알 수 있습니다. 실제로 규칙을 설정하기 위해 해야 할 일은 사람 또는 공개 그룹 에 대한 하이퍼링크를 클릭하고 ^{(people or public group)}전자 메일 주소^{(email address)}  와 해당 전자 메일을 보낼 위치 를 선택하도록 지정^{(specified )} 하는 것입니다.

그런 다음 마침^(Finish) 을 클릭 하면 완료됩니다. 그러나 규칙을 더 복잡하게 만들고 싶다면 다음을 클릭하면 훨씬^(Next) 더 많은 옵션이 제공됩니다.

상단 목록 상자^{(list box)} 에서 다른 조건을 확인 하면 하단 의 규칙 설명 도 더 많은 하이퍼링크로 채워집니다. ^{(rule description)}이메일 본문^{(email body)} 에서 특정 단어를 찾은 다음 해당 이메일에 대해 작업을 수행하는 규칙을 만들 수도 있습니다 .

다음 작업은 각 하이퍼링크를 클릭하고 이메일 주소, 폴더 등과 같은 관련 값을 선택하는 것입니다. 위의 예에서 사람 또는 공개 그룹^{( people or public group)} 을 클릭 하고 이메일 주소를 선택하려고 할 것입니다.

그런 다음 지정된^(specified) 단어를 클릭 하고 이메일을 이동할 폴더를 찾거나 새로^(New) 만들기를 클릭 하면 현재 강조 표시된 폴더 아래에 새 폴더가 생성됩니다.

이제 규칙의 실제 값으로 업데이트된 하단 부분이 표시됩니다.

다음을 클릭하면 규칙에 대한 추가 작업을 설정할 수 있습니다. 간단한 규칙이라면 일반적으로 그대로 둘 수 있지만 사운드 재생, 이메일 전달, 사본 만들기, 이메일 인쇄, 다른 프로그램 시작, 스크립트 실행 등과 같은 다른 작업도 수행하려는 경우 , 그러면 이 화면에서 모든 작업을 수행할 수 있습니다.

완료되면 다음^(Next) 을 클릭 하면 이 규칙을 처리하지 않을 조건을 선택할 수 있는 예외 대화 상자가 표시됩니다. ^(Exceptions)몇 가지 고유한 경우가 아니면 기본값인 공백으로 둘 수 있습니다.

다음^{(Click Next)} 을 클릭하면 마침내 규칙 마법사^{(rule wizard)} 의 끝에 도달했습니다 ! 나중에 볼 때 무엇을 하는지 알 수 있도록 "친구 이메일 이동"과 같은 이름을 규칙에 지정하십시오.

그런 다음 새 규칙과 일치하는 이메일이 받은 편지함에 이미 있는 경우 " 이미 받은 편지함에 있는 메시지에 대해 이 규칙 실행^{(Run this rule on messages already in Inbox)} " 확인란을 선택합니다 . 다른 모든 것을 기본값으로 두고 ^{(default and click)} 마침^(Finish) 을 클릭할 수 있습니다 !

bank/credit cardOutlook 이메일^{(Outlook email)} 관리를 보다 효율적 으로 시작하기 위해 생각할 수 있는 모든 것에 대한 규칙을 만들 수 있습니다 ! 즐기다!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how you can manage your Outlook email bеtter by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get a lot of еmail everyday, this can saνe lots оf time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

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