Excel 을 많이 사용 하는 경우 단일 셀에 이름이 있고 이름을 다른 셀로 분리해야 하는 상황을 겪었을 것입니다. 이것은 Excel 에서 매우 일반적인 문제 이며 Google 검색(Google search and download) 을 수행하고 다양한 사람들이 작성한 100가지 다른 매크로를 다운로드하여 이를 수행할 수 있습니다.
그러나 이 게시물에서는 수식을 설정하는 방법을 보여주므로 직접 수행하고 실제로 무슨 일이 일어나는지 이해할 수 있습니다. Excel을 많이 사용하는 경우 데이터로 더 흥미로운 작업을 수행할 수 있도록 고급 기능 중 일부를 배우는 것이 좋습니다.
공식이 마음에 들지 않고 더 빠른 솔루션 을 원하는 경우 (quicker solution)Excel 기능(Excel feature) 을 사용하여 동일한 작업을 수행하는 방법을 알려주는 Text to Columns 섹션 으로 스크롤 하십시오. 또한 텍스트를 열로 변환 기능은 셀에 분리해야 하는 항목이 두 개 이상 있는 경우에도 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 한 열에 6개의 필드가 함께 결합된 경우 아래 수식(formulas below) 을 사용하면 정말 지저분하고 복잡해집니다.
Excel에서 별도의 이름
시작하려면 이름이 일반적으로 Excel 스프레드시트(Excel spreadsheet) 에 저장되는 방식을 살펴보겠습니다 . 내가 본 가장 일반적인 두 가지 방법 은 공백이 있는 이름 성 및 둘 (firstname) 을(lastname) 구분하는 쉼표가 있는 성(lastname) , 이름 입니다. (firstname)중간 이니셜을 볼 때마다 일반적으로 아래와 같이 이름 중간 (:)이니셜 (midinitial)성 입니다 (firstname).(lastname)
몇 가지 간단한 수식을 사용하고 몇 가지를 함께 결합하면 Excel(Excel) 에서 이름, 성 및 중간 이니셜을 별도의 셀로 쉽게 분리할 수 있습니다 . 이름의 첫 부분을 추출하는 것으로 시작하겠습니다. 제 경우에는 left 와 search(left and search) 의 두 가지 기능을 사용할 것 입니다. 논리적으로 우리가 해야 할 일은 다음과 같습니다.
(Search)셀의 텍스트에서 공백이나 쉼표 를 (space or comma)검색 하고 위치를 찾은 다음 해당 위치 왼쪽에 있는 모든 문자를 제거합니다.
다음은 작업을 올바르게 수행하는 간단한 공식입니다. =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , 여기서 NN은 이름이 저장된 셀입니다. -1은 문자열 끝에 있는 여분의 공백이나 쉼표 를 제거하는 데 사용됩니다.(space or comma)
보시다시피, 우리 는 두 개의 인수를 취하는 왼쪽 함수(left function) 로 시작합니다. 문자열과 문자열의 시작 부분에서 시작하여 잡고자 하는 문자 수입니다. 첫 번째 경우에는 큰따옴표를 사용하고 그 사이에 공백을 넣어 공백을 검색합니다. 두 번째 경우에는 공백 대신 쉼표를 찾습니다. 내가 언급한 3가지 시나리오의 결과는 무엇입니까?
3행(row 3) 에서 이름을, 5행(row 5) 에서 성 을, 7행(row 7) 에서 이름을 얻었습니다 . 엄청난! 따라서 데이터가 저장되는 방식에 따라 이제 이름이나 성을 추출했습니다. 이제 다음 부분입니다. 지금 논리적으로 해야 할 일은 다음과 같습니다.
– 셀의 텍스트에서 공백이나 쉼표 를 (space or comma)검색(Search) 하고 위치를 찾은 다음 문자열의 전체 길이에서 위치를 뺍니다. 공식은 다음과 같습니다.
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
이제 올바른 기능을 사용합니다. 이것은 또한 두 개의 인수를 취합니다: 문자열과 왼쪽으로 가는 문자열의 끝에서 시작하여 잡고자 하는 문자의 수. 그래서 우리는 문자열의 길이에서 공백이나 쉼표(space or comma) 의 위치를 뺀 것을 원합니다 . 그러면 첫 번째 공백 또는 쉼표(space or comma) 오른쪽에 모든 것이 표시됩니다 .
좋습니다(Great) . 이제 이름의 두 번째 부분이 있습니다! 처음 두 경우에는 거의 완료되었지만 이름에 중간 이니셜이 있는 경우 결과에 중간 이니셜과 함께 성이 여전히 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 그렇다면 성을 얻고 중간 이니셜을 제거하는 방법은 무엇입니까? 쉬운! 이름의 두 번째 섹션을 가져오는 데 사용한 것과 동일한 수식을 다시 실행하기 만 하면 됩니다.(Just)
그래서 우리는 또 다른 권리를 가지고 있으며 이번에는 중간 이니셜과 성을 결합한 셀(name cell) 에 수식을 적용합니다 . 중간 이니셜 뒤의 공백을 찾은 다음 길이에서 문자열 끝에서 공백 문자의 위치를 뺀 값을 취합니다.(space number)
그래서 당신은 그것을 가지고 있습니다! 이제 Excel 에서 몇 가지 간단한 수식을 사용하여 이름과 성을 별도의 열로 분할했습니다 ! 분명히 모든 사람이 이러한 방식으로 텍스트 형식을 지정하는 것은 아니지만 필요에 맞게 쉽게 편집할 수 있습니다.
텍스트를 열로
Excel 에서 결합된 텍스트를 별도의 열로 분리할 수 있는 또 다른 쉬운 방법이 있습니다 . Text to Columns 라는 기능이 있으며 매우 잘 작동합니다. 두 개 이상의 데이터가 있는 열이 있는 경우에도 훨씬 더 효율적입니다.
예를 들어, 아래에는 한 행(one row) 에 4개의 데이터가 있고 다른 행에 5개의 데이터가 있는 데이터가 있습니다. 각각 4열과 5열로 나누고 싶습니다. 보시다시피 위의 공식을 사용하는 것은 비실용적입니다.
Excel 에서 먼저 분리할 열을 선택합니다. 그런 다음 Data 탭을 클릭한 다음 Text to Columns 를 클릭합니다 .
그러면 텍스트를 열로 마법사(Columns wizard) 가 나타 납니다. 1 단계(step 1) 에서 필드가 구분 또는 고정 너비인지 선택합니다. 이 경우 Delimited 를 선택합니다 .
다음 화면에서 구분 기호를 선택합니다. 탭, 세미콜론, 쉼표, 공백 중에서 선택하거나 사용자 지정(custom one) 항목을 입력할 수 있습니다 .
마지막으로 열의 데이터 형식을 선택합니다. 일반적으로 일반(General) 은 대부분의 데이터 유형에 대해 잘 작동합니다. 날짜와 같은 특정 항목이 있는 경우 해당 형식을 선택합니다.
마침(Finish) 을 클릭 하고 데이터가 어떻게 마법처럼 열로 분리되는지 확인하십시오. 보시다시피 하나의 행은 5개의 열로, 다른 하나는 4개의 열로 바뀌었습니다. Text to Columns 기능(Columns feature) 은 매우 강력하며 삶을 훨씬 더 쉽게 만들어줍니다.
위에 나와 있는 형식이 아닌 이름을 구분하는 데 문제가 있는 경우 데이터와 함께 의견을 게시하면 도와드리겠습니다. 즐기다!
How to Separate First and Last Names in Excel
If you usе Excel a lot, you haνe probably run aсrоss a situation where you have a name in a single cell and you need to seрarate the name into different cells. This iѕ a verу сommon issue іn Excel and you can probably do a Gоogle searсh and download 100 different macros written by various people to do it for you.
However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.
If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.
Separate Names in Excel
To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:
Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:
Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.
Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.
As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?
We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:
– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.
Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.
So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.
So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.
Text to Columns
There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.
For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.
In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.
This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.
On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.
Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.
Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.
If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!
