열 정렬이든 행 정렬이든 Excel 에서 알파벳순 으로 정렬하려는 경우 프로세스는 일반적으로 간단합니다. 그러나 여러 행이나 열을 알파벳순으로 정렬하거나 문자와 숫자를 처리하는 경우 프로세스에 몇 가지 추가 단계가 필요할 수 있습니다.
이 기사에서는 Excel(Excel) 스프레드시트 에서 데이터를 알파벳순으로 정렬하는 방법에 대해 알아야 할 모든 것을 배웁니다 .
정렬을 사용하여 Excel에서 알파벳순으로 정렬
Excel 에서 알파벳순으로 정렬하는 데 사용하는 방법은 구성하려는 데이터가 포함된 열 또는 행의 수에 따라 다릅니다.
데이터의 단일 열을 알파벳순으로 정렬하는 것이 가장 쉽습니다. 여러 열이 있고 모든 데이터가 알파벳순으로 정렬된 열과 일치하는지 확인하려는 경우 몇 가지 추가 단계가 있습니다.
마지막으로 여러 열을 정렬하려는 경우와 데이터에 머리글 행이 있는지 여부에 따라 특별히 고려해야 할 사항이 있습니다.
일반적인
Excel 에서 알파벳순으로 정렬하는 가장 간단한 방법 은 데이터 열이 하나 있는 경우입니다. 예를 들어, 이름 목록이 있는 열이 있는 경우.
1. 데이터 열을 선택합니다.
2. 홈(Home) 메뉴를 선택 하고 리본 의 편집 그룹에서 (Editing)정렬 및 필터(Sort & Filter) 드롭다운을 선택합니다.
3. 데이터를 구성(organize the data) 할 방법에 따라 A에서 Z(Sort A to Z) 로 정렬 또는 Z에서 A(Sort Z to A) 로 정렬을 선택합니다 .
이제 강조 표시한 열을 다시 보면 선택한 방법을 사용하여 거기에 있는 데이터가 알파벳순으로 정렬되었음을 알 수 있습니다.
데이터에 숫자가 있다면 어떻게 될까요? 예를 들어 각 사람의 나이가 포함된 두 번째 열이 있다고 가정해 보겠습니다.
해당 열을 정렬하고 싶으므로 위와 동일한 절차를 수행하고 데이터 열을 선택합니다.
이번에 는 리본에서 정렬(Sort) 및 필터(Filter) 를 선택하면 정렬 방법에 대한 선택 사항이 변경된 것을 볼 수 있습니다.
이 옵션은 가장 작은 숫자에서 가장 큰 숫자로 숫자를 정렬하거나 그 반대로 정렬합니다.
다중 열 정렬
여러 데이터 열이 포함(that contains multiple columns) 된 테이블에서 열을 개별적으로 정렬하는 데 한 가지 문제가 있습니다 .
하나의 열만 선택하고 정렬하면 다른 열은 제자리에 유지됩니다. 즉, 스프레드시트가 모두 뒤죽박죽이 되어 데이터가 더 이상 의미가 없습니다. 이에 대한 대답은 모든 열을 한 번에 정렬하는 것입니다.
이름과 나이 예제 스프레드시트를 사용하여 이 작업을 다시 수행해 보겠습니다.
1. 이번에는 하나의 컬럼을 선택하지 않고 전체 테이블을 선택합니다.
2. 홈(Home) 메뉴에서 정렬 및 필터(Sort & Filter) 를 선택하고 이전과 마찬가지로 정렬 기본 설정을 선택합니다.
이제 Excel(Excel) 스프레드시트 에서 이름이 알파벳순으로 정렬되었을 뿐만 아니라 두 번째 열의 관련 연령도 함께 정렬되었음을 알 수 있습니다. 그 나이는 올바른 이름으로 남아있었습니다.
이것은 Excel 의 2열 스프레드시트에서 작동할 뿐만 아니라 정렬하기 전에 시트의 모든 데이터를 선택하기만 하면 스프레드시트의 크기에 관계없이 작동합니다.
원하는 경우 여러 열을 하나로(sort multiple columns into one) 정렬한 다음 대신 해당 단일 열을 정렬 할 수도 있습니다 .
사용자 정의 정렬
정렬(Sort) 및 필터(Filter) 드롭다운 메뉴 의 또 다른 옵션 은 사용자 지정 정렬(Custom Sort) 입니다.
이것이 어떻게 작동하는지 보기 위해 훨씬 더 큰 스프레드시트를 예로 들어 보겠습니다. 이 예의 스프레드시트는 뉴욕(New York) 주 고등학교 의 SAT 점수 목록입니다 .
- 스프레드시트에서 전체 데이터 테이블을 선택하고 홈(Home) 메뉴를 선택 하고 정렬 및 필터(Sort & Filter) 를 선택하고 사용자 지정 정렬(Custom Sort) 을 선택 합니다.
2. 각 열을 구체적으로 정렬하는 방법을 선택할 수 있는 새 팝업이 표시됩니다. 정렬 기준 으로 사용할 열을 선택하고 정렬 방법을 선택한 다음 정렬 방법(A에서 Z, Z에서 A 또는 사용자 지정(Custom) )을 선택합니다.
흥미로운 Sort On 선택 사항이 있음을 알 수 있습니다. 이것들은:
- 셀 값(Cell Values) : 알파벳순 또는 숫자의 경우 낮은 것에서 높은 것 또는 높은 것에서 낮은 순으로 정렬
- 셀 색상(Cell Color) : 셀 색상별로 그룹화된 데이터 구성
- 글꼴 색상(Font Color) : 글꼴 색상별로 그룹화된 데이터 구성
- 조건부 서식 아이콘(Conditional Formatting Icon) : 조건부 서식 논리에서 셀의 아이콘으로 데이터 구성
이렇게 하면 선택한 첫 번째 열을 기준으로 전체 데이터 테이블이 정렬됩니다. 그러나 2차 정렬을 수행할 수도 있습니다(첫 번째 선택된 열이 정렬되면).
레벨 추가(Add Level) 를 선택하기만 하면 됩니다. 표시되는 새 필드에서 원하는 대로 열(Column) , 정렬(Sort) 기준 및 순서(Order) 드롭다운을 다시 선택합니다.
확인(OK) 을 선택 하면 전체 테이블이 이제 여러 열로 정렬된 것을 볼 수 있습니다.
선택한 첫 번째 열을 기준으로 먼저 정렬한 다음 두 번째, 세 번째 등으로 정렬합니다.
참고(Note) : 위의 드롭다운에 있는 열 정렬 옵션에 문자가 아닌 헤더 이름이 포함된 것을 보셨을 것입니다. 정렬 창에서 내 데이터에 머리글이(My data has headers) 있음 옆의 확인란이 선택되어 있기 때문 입니다. 스프레드시트에 머리글이 있는 경우 이를 선택해야 합니다.
필터를 사용하여 Excel에서 알파벳순으로 지정
홈 메뉴에서 (Home)정렬(Sort) 및 필터(Filter) 드롭다운을 사용하는 동안 필터(Filter) 옵션 도 있다는 것을 보셨을 것 입니다.
이것을 선택하면 각 열의 상단에 드롭다운 화살표가 나타납니다. 해당 열의 상단에 있는 화살표 중 하나를 선택하면 긴 옵션 목록이 표시됩니다.
각 옵션의 작동 방식은 다음과 같습니다.
- A에서 Z(Sort A to Z) 로 정렬 또는 Z에서 A로(Sort Z to A) 정렬 : 이 열을 사용하여 어느 방향에서든 알파벳순으로 시트를 정렬합니다.
- 색상별 정렬(Sort by Color) : 위의 마지막 섹션에서와 동일한 다중 열 정렬 창이 나타납니다.
맨 아래에 있는 다른 필터링 옵션은 Excel 에서 알파벳순으로 정렬하는 데 도움이 되지 않지만 신경 쓰지 않는 데이터를 필터링하는 옵션은 많이 있습니다. 텍스트 필터(Text Filters) 를 선택하면 다음 과 같은 데이터만 시트에 표시하도록 선택할 수 있습니다.
- (Equals)특정 값과 같음
- (Does Not Equal)특정 값과 같지 않음
- (Begins With)단어 또는 숫자로 시작
- (Ends With)단어 또는 숫자로 끝남
- (Contains)단어 또는 숫자가 포함되어 있습니다 .
- (Does Not Contain)단어나 숫자를 포함하지 않음
- 사용자 정의 필터(Custom Filter) 를 사용하면 위의 필터를 결합하여 여러 필터를 사용할 수 있습니다.
보시다시피 Excel 에서 알파벳순(또는 주문 번호)을 지정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 선택하는 옵션은 실제로 정렬하려는 데이터의 양, 정렬할 테이블의 크기, 하나의 열이나 행 또는 여러 열을 기준으로 정렬할지 여부에 따라 다릅니다.
Excel에 대한 다양한 팁과 요령에(tips and tricks for Excel) 대해 자세히 알아보고 Excel 에서 행과 열을 정렬하는 방법에 대해 알고 있는 다른 기술을 공유하십시오 .
How to Alphabetize In Excel
When you want to alphаbetize in Εxcel, whether it’s to sоrt a column or a row, the process is usually straightforward. However, when it comes to аlphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numbers, the рrocesѕ maу require a few extra steps.
In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.
Alphabetize In Excel With Sort
The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.
Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.
Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.
General
The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names.
1. Select the column of data.
2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.
3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.
Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.
What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.
You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.
This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.
These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.
Multi-Column Sorting
There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data.
If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.
Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.
1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.
2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.
Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.
This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.
If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.
Custom Sort
You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.
To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York.
- Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.
2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).
You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:
- Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
- Cell Color: Organize data grouped by cell color
- Font Color: Organize data grouped by font color
- Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic
This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).
Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.
Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns.
It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.
Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.
Alphabetize In Excel With Filter
While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.
If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.
Here is how each of these options works:
- Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
- Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.
The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:
- Equals a specific value
- Does Not Equal a specific value
- Begins With a word or number
- Ends With a word or number
- Contains a word or number
- Does Not Contain a word or number
- Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters
As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.
Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.
