얼마 동안 Excel 의 차트 데이터는 단순해졌을 뿐만 아니라 표 형식의 스프레드시트에서 몇 가지 잘 숙고된 몇 가지 작업만 있으면 순식간에 포괄적인 영역, 막대, 선 또는 원형 차트로 쉽게 이동할 수 있을 정도로 자동화되었습니다. 마우스 클릭. 그런 다음 스프레드시트의 데이터를 편집하면 Excel 에서 차트와 그래프에 해당하는 변경 사항을 자동으로 적용합니다.
하지만 이것이 프로그램의 차트 작성 마술의 끝은 아닙니다. 예를 들어, 언제든지 차트 또는 그래프 유형 을 변경하고 (chart or graph type)색(edit color)
구성표, 원근감(2D, 3D 등), 축 교체 등을 편집할 수 있습니다.
그러나 물론 모든 것은 스프레드시트에서 시작됩니다.
데이터 레이아웃(Laying Out
Your Data)
Excel 을 사용하면 다양한 방법으로 스프레드시트를 정렬할 수 있지만
데이터를 차트로 작성할 때 각 행이 레코드를 나타내고 각 열에 특정 행의 요소 또는 관련 요소가 포함되도록 레이아웃을 배치하는 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.
응(Huh) ? 예를 들어 다음 스프레드시트를 사용합니다.
맨 왼쪽 열에는 레이저 프린터 목록이 있습니다. 열 레이블 또는 머리글을 포함하는 행 1(Row 1) 을 제외하고 각 행은 특정 프린터를 나타내고 각 후속 셀에는 해당 특정 시스템에 대한 데이터가 포함됩니다.
이 경우 각 셀에는 인쇄 속도 데이터가 있습니다. B 열, 인쇄 작업(print job) 의 첫 페이지를 인쇄하는 데 걸린 시간 ; C열(Column C) , 첫 페이지를 포함하여 모든 페이지를 인쇄하는 데 걸린 시간. D열(Column D) 은 첫 페이지를 제외하고 전체 문서를 휘젓는 데 걸린 시간입니다.
이것은 다소 기본적인 스프레드시트이지만 데이터가 아무리 복잡하더라도 이 표준 형식을 고수하면 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 앞으로 보게 될 것처럼 스프레드시트의 작은 부분에 있는 셀을 매핑하거나 전체 문서 또는 워크시트에 차트를 작성할 수 있습니다.
일반적인 Excel 차트는 아래 이미지와 같이 여러 부분으로 구성됩니다.
데이터 차트 작성(Charting Your
Data)
이전에 이 작업을 수행하지 않았다면 Excel 에서
스프레드시트를 차트로 만드는 것이 얼마나 쉬운지 놀랄 것입니다. 언급했듯이 전체 워크시트를 매핑하거나 차트 에 열과 행(columns and rows) 그룹을 선택할 수 있습니다 .
예(Say) 를 들어, 이전 섹션에서 작업하고 있던 워크시트에서 D 열은 제외하고 데이터의 처음 두 열( B 및 C 열(columns B and C) )만 차트로 표시하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 여기에는 간단한 2단계 절차가 수반됩니다.
- 아래와 같이 차트에 포함할 열의 머리글과(column and headers) 왼쪽 열의 레이블을 포함하여 차트로 만들 데이터를 선택합니다 .
또는 전체 스프레드시트를 차트로 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- (Select)아래 상단 이미지(image below) 와 같이 스프레드시트의 모든 데이터를 선택 합니다 . 아래 두 번째 이미지(image below—select) 와 같이 전체 시트를 선택 하지 말고(Do not ) 데이터가 포함된 셀만 선택합니다.
Excel은 데이터에 적합한 차트 유형(chart type) 을 선택하는 데 매우 효과적이지만 가로 막대 또는 다른 색 구성표(color scheme) 와 같은 다른 유형의 차트를 선호하는 경우 그라디언트 채우기 및 배경이 있는 3D 레이아웃일 수도 있습니다. , 프로그램을 사용하면 이러한 모든 효과를 더 쉽게 얻을 수 있습니다.
차트 유형 변경(Changing Chart
Type)
Excel 의 다른 모든 것과 마찬가지로 차트 유형을 수정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그러나 가장 쉬운 방법은 ~하는 것입니다.
- 차트를 선택합니다.
- 메뉴 모음에서 차트 디자인( Chart Design) 을 클릭 합니다.
- 차트 디자인 리본에서 차트 유형 변경( Change Chart Type) 을 선택합니다 .
이렇게 하면 여기에 표시된 차트 유형 변경 대화(Change Chart Type dialog) 상자 가 열립니다
.
보시다시피 다양한 차트 유형이 있으며 그 중 하나를 클릭하면 대화 상자(dialog box) 상단에 여러 변형이 표시됩니다 .
차트 디자인 리본(Chart Design ribbon) 에서 차트 유형을 변경하는 것 외에도 색 구성표, 레이아웃 또는 프로그램의 미리 디자인된 여러 차트 스타일 중 하나 적용과 같은 몇 가지 다른 수정 작업을 수행할 수도 있습니다. 물론 차트(Chart) 스타일은 Microsoft Word 의 단락 스타일과 유사합니다 . MS Word 에서 와 같이 수많은 스타일 중 하나를 있는 그대로 적용하거나 기존 스타일을 편집하거나 자신만의 스타일을 만들 수 있습니다.
차트 요소 추가 및 제거(Adding And Removing Chart Elements)
물론 차트 요소는 제목, 범례, X 및 Y 축(X and Y axis) 등과 같이 차트를 구성하는 다양한 구성 요소 입니다. 차트를 선택할 때 차트 오른쪽에 표시되는 더하기 기호를 클릭하여 이러한 요소를 추가 및 제거할 수 있습니다.
차트 요소(Chart Elements) 플라이아웃 아래에는 차트 오른쪽에 있는 페인트 브러시 아이콘(paintbrush icon) 을 클릭하면 표시되는 차트 스타일(Chart Styles) 플라이아웃 이 있습니다.
차트 스타일 아래에는 다음과 같이 차트의 다양한 구성 요소를 켜고 끌 수 있는 차트 필터 가 있습니다.( Chart Filters)
수정 옵션이 충분하지 않은 경우 워크시트 오른쪽의 차트 서식 영역(Format Chart Area) 에 채우기 및 배경에서 눈금선, 3D 막대, 원형 조각, 그림자를 드리우고 계속할 수 있습니다. 그러나 나는 당신이 무엇을 사용할 수 있는지에 대해 요점을 알 것이라고 확신합니다.
예를 들어 텍스트 옵션( Text Options) 을 클릭하면 차트의 텍스트에 적용할 수 있는 또 다른 효과가 나타납니다. 옵션은 거의 무제한이며, 제한 없이는 그렇게 열심히 노력하지 않고도 멋진 차트와 그래프 를 만들 수 있습니다. 이는 저에게 중요한 (graphs –)디자인 지침(design guideline) 을 제공 합니다.
이 모든 환상적인 디자인 도구를 마음대로(disposal doesn) 사용할 수 있다고 해서(t mean) 그 도구 를 사용해야 하는 것은 아닙니다… 아이디어는 청중의 관심을 끌 수 있을 만큼 그래픽을 매력적으로 만드는 것입니다. 그러나 너무 바쁘지 않아 디자인 자체가 전달하려는 메시지를 방해하지 않도록 하는 것입니다. 결국 중요한 것은 디자인 능력(design prowess) 이나 그래픽 디자인 소프트웨어(design software) 의 강력한 힘이 아니라 메시지입니다 .
경험상 너무 바쁘고 산만해 보인다면 아마도 그럴 것입니다. 좀 가라앉혀라. 가독성이 좋지 않은 장식용 글꼴이 있으면 너무 많이 사용하지 마십시오. 비즈니스 지향적인 차트와 그래프를 사용할 때는 말하려는 방식(how) 보다는 말하려는 내용(what) 에 집중 하세요.
한편, 표 형식의 데이터를 차트로 작성하면 텍스트와 숫자(text and numbers) 의 열에 이어 열보다 훨씬 더 이해하기 쉽고 친숙하게 만들 수 있습니다.
Charting Your Excel Data
For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.
That’s not the
end of the program’s charting magic, though. You can, for example,
change the chart or graph type at any point, as well as edit color
schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much,
much more.
But, of course,
it all starts with the spreadsheet.
Laying Out
Your Data
While Excel
allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting
data, you’ll get the best results laying it out so that each row
represents a record and each column contains elements of or
pertaining to specific rows.
Huh? Take the
following spreadsheet, for example.
The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.
In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.
While this is a
somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking
to this standard format helps streamline the process. As you’ll see
coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet
or chart the entire document, or worksheet.
The typical Excel
chart consists of several distinct parts, as shown in the image
below.
Charting Your
Data
If you haven’t
done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel
makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the
entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to
chart.
Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:
- Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.
Or, to chart the
entire spreadsheet, follow these steps.
- Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.
Excel does a
great job of choosing the appropriate chart type for your data, but
if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal
bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout
with gradient fills and backgrounds, the program makes all these
effects and more easy to achieve.
Changing Chart
Type
As with
everything else in Excel, there are several ways to modify your chart
type. The easiest is, however, to.
- Select the chart.
- On the menu bar, click Chart Design.
- On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.
This opens the
Change Chart Type dialog box, shown here.
As you can see,
there are numerous chart types, and clicking one of them displays
several variations across the top of the dialog box.
In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.
Adding And Removing Chart Elements
Chart elements
are, of course, the various components, such as the title, the
legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can
add and remove these elements by clicking the plus symbol that
appears on the right side of the chart when you select it.
Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.
Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:
If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.
When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.
Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.
A good rule of
thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is;
dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as
they’re not easy to read. When using business-oriented charts and
graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so
much on how you say it.
Meanwhile,
charting tabular data can render it much easier to understand and
much friendlier than column after column of text and numbers.
