노련한 GTD 완료하기 전문가이든, (Getting Things Done GTD)GTD 프로세스 에 대해 이제 막 배우기 시작 했든, Todoist 는 (Todoist)GTD 워크플로 를 지원하는 단연 최고의 할일 목록 앱 입니다.
왜 이런거야? 기능, 레이아웃 및 기본 기능 이 그 안에 구축할 GTD 구조를 자연스럽게 지원한다는 사실과 관련이 있는 많은 이유가 있습니다 .
GTD 에 대해 들어본 적이 없더라도 , 다음은 시작하기 위한 기본적인 GTD 팁과 (GTD)Todoist 를 사용하는 방법을 포함합니다.
참고 : 이 기사에서 사용된 (Note)GTD 의 정확한 버전은 Carl Pullein 과 그의 Your Digital Life 3.0 Online 강의(Your Digital Life 3.0 Online class) (내가 강력히 추천하는 강의) 가 제시한 원칙을 기반으로 합니다 . 이 문서 는 해당 시스템의 일부로 Todoist 를 사용하는 방법만을 제공합니다 . 이 기사에 포함할 공간이 없는 세부 정보가 많이 있습니다.
GTD(작업 완료)란 무엇입니까?
작업 완료(Things Done) 원칙은 한동안 존재해 왔습니다. 사용해야 하는 설정된 도구나 앱은 없지만 모든 접근 방식에 대한 기본 핵심 원칙은 본질적으로 동일합니다.
GTD 는 하루 종일 그 안에서 헤엄치는 모든 것을 마음에서 비우도록 도와줍니다. 이렇게 하면 끊임없이 산만해지는 대신 눈앞의 작업에 집중할 수 있는 두뇌의 여유가 생깁니다.
매주 진행하는 일련의 단계를 통해 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 단계에는 다음이 포함됩니다.
- (Capturing)함께 오는 모든 아이디어, 작업, 작업 항목 또는 약속을 캡처 합니다. 회의 중일 수 있으며 상사가 작업 항목을 제공합니다. 공원을 거닐다가 쓰고 싶은 책에 대한 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 언제, 어디서, 어떻게 하느냐는 중요하지 않습니다. 해야 할 일이 생각날 때마다 "받은 편지함"에 캡처합니다.
- (Clarifying)아이디어를 작업으로 분류하고 우선 순위를 지정하고 곧 작업할 준비가 되면 기한을 지정하여 이러한 아이디어를 명확하게 합니다 .
- (Organizing)우선 순위에 따라 궁극적으로 얻을 수 있는 버킷에 작업을 배치하여 작업을 구성 합니다. 곧 작업을 수행할 계획이라면 캘린더에 추가할 수도 있습니다( Todoist 는 자동화를 도울 수 있습니다).
- 각 "버킷"을 검토(Reviewing) 하고 가장 시급한 아이디어가 캘린더와 집중 시간에 포함될 때까지 모든 조직화된 아이디어를 사다리 위로 이동합니다.
- 예정된(Engaging) 시간에 마침내 눈앞에 있는 작업에 온전히 집중하십시오.
GTD 는 생산성을 높이고 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 수신 이메일을 미루지 않기 때문에 (never procrastinate)Inbox Zero (받은 편지함에 더 이상 이메일이 없음)에 도달하는 데 도움이 됩니다. 위의 GTD(GTD) 시스템 을 사용하여 모든 것을 즉시 처리합니다 .
Todoist GTD 구조(Todoist GTD Structure) 를 구축하는 방법
이제 GTD(GTD) 의 기본 원칙을 알았으니 , Todoist 가 어떻게 도울 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다 .
가장 먼저 할 일은 다양한 수신 작업을 구성하기 위한 모든 버킷을 포함하는 Todoist 에서 새로운 상위 프로젝트 구조를 생성하는 것입니다.(Todoist)
이러한 버킷(상위 폴더)에는 다음이 포함됩니다.
- 받은 편지함(Inbox) : 들어오는 모든 아이디어가 들어가는 곳입니다. 작업이 필요한 이메일을 받으면 여기에 작업을 입력하고 이메일을 즉시 보관합니다. 회의에서 작업 항목을 받으면 해당 작업 항목을 여기에 넣습니다. 조치를 취해야 하는 모든 항목은 받은편지함(Inbox) 으로 직접 이동합니다 .
참고(Note) : Todoist에는 기본 받은 편지함(Inbox) 섹션이 있으므로 수동으로 생성할 필요가 없습니다.
다음으로 만들 프로젝트 폴더 몇 개는 일일 정리 및 정리 세션 중에 항목을 이동할(Clarifying) 위치 입니다(Organizing) . 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 이번 주(This Week) : 이번 주에 즉시 작업하고 싶은 항목이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에 넣으면 마감일도 지정됩니다. Todoist 를 캘린더와 통합하면 Todoist 가 자동으로 캘린더에 추가할 것입니다.
- 다음 주(Next Week) : 받은 편지함의 항목 중 빨리 하고 싶지만 이번 주에 완료해야 하는 급하지 않은 항목은 다음 주(Week) 프로젝트에 포함됩니다. 기한이 필요하지 않습니다.
- 이번 달(This Month) : 빨리 하고 싶지만 1~2주 정도 기다릴 수 있는 아이템이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에도 마감일을 첨부하지 마십시오.
- 다음 달(Next Month) : 결국 하고 싶지만 꽤 기다려야 하는 작업이 기한 없이 다음 달 폴더로 들어갑니다.(Month)
특별한 작업을 위해 생성해야 하는 프로젝트가 두 개 더 있습니다.
- 되풀이되는 초점 영역(Recurring Areas of Focus) : 매달 온라인 수업을 듣는 것과 같이 중요한 목표와 관련하여 정기적으로 해야 하는 일입니다.
- 루틴(Routines) : 이것은 당신의 목표와 관련이 없을 수도 있지만 운동이나 동아리 모임과 같이 매주 해야 하는 작업입니다.
반복 작업 만들기
당신은 확실히 당신이 매일 또는 매주 해야 할 많은 일이 있어야 합니다. 되풀이 초점(Recurring Areas of Focus) 프로젝트(귀하에게 중요한 목표와 관련된 경우 ) 에 추가하여 마음에서 지워버리십시오.
또한 이번 주(Week) 의 하위 프로젝트로 되풀이되는 초점 (Focus)영역(Areas) 을 포함하는 것이 좋습니다 .
삶의 일부일 뿐이지만 삶의 목표를 실제로 추진하지 않는 반복 작업은 루틴(Routines) 프로젝트에 추가하십시오.
(Remember)이 모든 항목에 마감일을 추가하고 되풀이로 표시하는 것을 잊지 마십시오. 이렇게 하면 당신이 아무것도 할 필요 없이 자동으로 오늘(Today) 및 예정 Todoist 섹션에 나타날 것입니다.(Upcoming)
받은 편지함 사용
한 주 동안 처리해야 하는 새로운 문제가 발생하면 Todoist 받은 편지함(Inbox) 에 던져 보세요 .
이렇게 하면 주의가 산만해지는 것을 방지하고 나중에 시간이 있을 때 이러한 작업을 처리하는 것을 잊지 않을 것입니다.
매주 같은 시간에 받은 편지함(Inbox) 을 처리하는 데 약 20~30분을 할애하게 됩니다. 이 시간 동안 한 번에 하나씩 작업하고 해당 작업을 수행하는 것이 얼마나 중요한지, 그리고 어떤 기간 내에 결정하십시오.
예를 들어, 결국 데크를 수정하고 싶지만 여전히 Winter 입니다. 따라서 해당 작업을 Long Term / On Hold 로 이동하겠습니다 .
다음으로 매년 건강 검진을 받아야 하는 것은 알지만 이번 달에는 바빠서 다음 달까지 기다려 일정을 잡아도 크게 문제가 되지 않을 것입니다. 그래서 다음 달(Next Month) 프로젝트 로 옮기겠습니다 .
마지막으로 이번 주에 Online-Tech-Tips.com 기사를 끝내고 싶습니다. 그래서 나는 그것을 끝내고 싶은 주중 요일과 시간을 지정합니다.
그런 다음 해당 작업을 이번 주(This Week) 프로젝트로 이동합니다.
낮에 받은 편지함(Inbox) 에 추가한 이 세 가지 항목을 약 5분 만에 처리할 수 있었습니다 .
나는 그것들이 이제 나의 조직화된 ToDoist GTD(ToDoist GTD) 시스템 에 있기 때문에 그것들을 잊지 않을 것이라는 것을 압니다 . 모든 것이 일주일에 할당 되어 있고 캘린더에(up on my calendar) 오면 각 작업에 대해 열심히 일하는 것 외에는 아무 것도 생각할 필요가 없습니다 .
이번 주 관리
매주 말에 이르면 이번 주(Week) 프로젝트에서 결국 활성 항목이 비워지는 것을 알 수 있습니다.
(Set)다음 주(Next Week) 프로젝트 에서 이번(This Week) 주 프로젝트로 작업을 이동 하려면 매주 시간을 설정 합니다(일반적으로 금요일(Friday) 종료 또는 주말 시간) . 이 작업을 수행할 때 기한을 지정하십시오 .(Assign)
이번 달(Month) , 다음 달(Next Month) 및 장기 Long Term /보류(Hold) 폴더 의 항목에 대해 이 작업을 반복합니다 .
기억하십시오(Remember) : 여전히 긴급하지 않다면 항목을 이동할 필요가 없습니다. 더 이상 중요하지 않다고 결정한 작업을 삭제할 수도 있습니다.
초점을 유지하는 것을 기억하십시오
다음은 이 모든 것을 통합하고 GTD 시스템을 작동시키는 가장 중요한 원칙입니다.
받은 편지함(Inbox) 에 던져진 모든 아이디어와 작업을 처리하는 데 아주 작은 시간을 할애하기 때문에 실제로 작업을 완료하기 위해 캘린더에 할당한 나머지 시간이 남습니다.
이것은 하루 동안 Todoist 의 오늘 및 (Todoist)예정(Upcoming) 영역 만을 사용하고( 캘린더(Calendar) 와 함께 ) 하루를 통해 작업을 완료하고 제거하는 것을 의미합니다.
Todoist 가 자동으로 캘린더에 추가 했기 때문에 하루에 완료할 수 있는 작업만 할당했다는 것을 알고 있습니다 . 하루가 꽉 차면 더 할당할 수 없습니다. 한 주가 꽉 차면 이번 주(Week) 프로젝트 로 다른 항목을 이동할 수 없습니다 .
GTD 는 머리에서 혼란을 "시스템"으로 가져오기 때문에 작동합니다. 그것은 당신의 생각을 자유롭게 하여 당신의 마음을 당면한 작업에 집중할 수 있도록 합니다(Get Things Done) .
Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity
Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.
Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.
Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.
Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.
What Is Getting Things Done (GTD)?
Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.
GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.
It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:
- Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
- Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
- Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
- Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
- Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.
Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.
How to Build a Todoist GTD Structure
Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.
The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.
These buckets (parent folders) include:
- Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.
Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.
The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:
- This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.
- Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.
- This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.
- Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.
There are two more Projects you’ll need to create for special tasks.
- Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.
- Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.
Building Recurring Tasks
You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).
It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.
Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.
Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.
Using Your Inbox
During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox.
This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.
Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.
For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold.
Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.
Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.
Then, move that task into the This Week project.
I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes.
I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.
Managing This Week
As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.
Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.
Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.
Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.
Remember To Stay Focused
Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.
Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.
This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.
You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.
GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.
