여러 스프레드시트 도구 및 기타 유사한 응용 프로그램이 있음에도 불구하고 Microsoft Excel 자체와 함께 작업하는 것을 선호합니다. 이 스프레드시트 프로그램을 사용하는 방법을 알고 있으면 작업이 매우 편리해지기 때문입니다. 소규모 사업가든 회사 사무실에서 일하든 Excel 워크시트는 이제 일상적인 사용자에게 매우 유용하고 필수적인 리소스가 되었습니다.
이 응용 프로그램은 주로 다양한 목적으로 수치 데이터를 기록하고 조작하는 데 사용됩니다. 간단한 기능과 사용하기 쉬운 기능으로 인해 항상 모든 기업 사용자의 주요 수단이었습니다. 이 가이드에는 반드시 알아야 할 10가지 유용한 Excel 팁과 요령이 있습니다.
Microsoft Excel 팁 및 요령
이 게시물에서는 가장 유용한 것으로 생각되는 다음 Excel 팁(Excel Tips) 과 요령 을 다룰 것입니다.(Tricks)
- 한 번에 모든 셀 선택
- 열 너비 자동 맞춤
- 열과 행 바꾸기
- 필터 명령(Use Filter Command) 을 사용하여 원하지 않는 데이터 숨기기(Hide Unwanted Data)
- 중복 항목 제거
- 빈 레코드 제거
- 레코드에 빈 행 삽입
- (Copy Data)자동 으로 다른 시트 에 (Sheet Automatically)데이터 복사
- Excel 카메라를 사용하여 스크린샷 찍기
- 셀을 이메일 주소에 연결
하나하나 자세히 알아보도록 하겠습니다.
1] 한 번에 모든 셀 선택
때로는 Excel(Excel) 워크시트 를 대대적으로 변경해야 할 수도 있습니다 . 이러한 경우 스프레드시트의 맨 왼쪽 상단 모서리에 있는 사각형 상자를 사용하여 워크시트의 모든 셀을 선택할 수 있습니다.
사각형 상자를 선택하면 빈 셀도 포함하여 워크시트의 모든 셀이 강조 표시됩니다. Ctrl+A 바로 가기 키 를 사용 하여 워크시트의 모든 셀을 선택할 수도 있습니다.
2] 열 너비 자동 맞춤
많은 양의 데이터 레코드가 있는 MS Excel(MS Excel) 에서 작업하는 동안 텍스트에 따라 각 열 셀의 크기를 조정하는 것이 복잡해지는 경우가 많습니다. 열 크기를 쉽게 조정하려면 Excel 의 내장 기능인 열 너비 자동 맞춤(AutoFit) 기능을 사용할 수 있습니다 .
자동 맞춤하려는 열의 경계로 마우스 포인터를 이동한 다음 두 번 클릭하기만 하면 됩니다. 전체 열을 조정해야 하는 경우 모두 선택하고 열의 경계를 두 번 클릭합니다.
또는 열 너비 자동 맞춤(Autofit Column width) 옵션 을 사용하여 열 너비의 크기를 조정할 수도 있습니다 . 이렇게 하려면 조정하려는 열을 선택한 다음 메뉴(Menu) 모음 > 홈(Home) 탭으로 이동합니다. 셀(Cells) 섹션에서 형식 옵션을 클릭 한 다음(Format) 드롭 다운 메뉴에서 열 너비 자동 맞춤을 선택합니다.(Autofit Columns Width)
3] 열과 행 바꾸기
어떤 사람들 은 기본 필드가 가로로 가로질러 행에 있는 Excel 스프레드시트를 만듭니다. (Excel)다른 사람들은 데이터를 수직으로 놓습니다. 때때로 이러한 기본 설정은 Excel(Excel) 데이터 를 전치하려는 시나리오로 이어집니다 . Transpose 는 데이터를 다시 입력하지 않고도 Excel 열을 행 으로 전환할 수 있는 Excel 기능입니다.(Excel)
조옮김 기능은 (Transpose)MS Excel 스프레드시트 에서 얻을 수 있는 훌륭한 기능입니다 . 데이터를 다시 입력하지 않고 데이터 열을 가로에서 세로로 전환해야 할 때 매우 유용합니다.
위의 그림에서 데이터는 대상의 수치가 세로로 표시되는 표 형식으로 배열되어 있습니다. 데이터를 수동으로 수평으로 재배열해야 하는 경우에는 상당히 어려울 것입니다. 그러나 조옮김 기능을 사용하면 몇 초 만에 이 작업을 수행할 수 있습니다.
따라서 먼저 테이블에서 데이터를 선택하고 복사해야 합니다. 이제 데이터를 전치해야 하는 위치에 마우스 포인터를 놓고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 한 다음 상황에 맞는 메뉴에서 선택하여 붙여넣기 옵션을 선택합니다. (Paste Special)선택하여 붙여넣기(Paste Special) 창이 열리면 조옮김(Transpose) 기능을 확인하고 확인 버튼을 클릭합니다.
4] 필터 명령(Use Filter Command) 을 사용하여 원하지 않는 데이터 숨기기(Hide Unwanted Data)
Excel 필터 기능을 사용하면 원치 않는 데이터를 숨기고 스프레드시트에서 특정 중요한 데이터만 표시할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 거대한 데이터 세트 또는 테이블에서 이름, 날짜 및 숫자를 쉽게 필터링할 수 있습니다. 그러나 원본 데이터를 제거하거나 수정하지는 않습니다. 특정 종류의 정보에만 집중해야 할 때 매우 유용합니다.
위의 데이터 세트에는 점수가 다르고 주소가 다른 학생 목록이 있습니다. 더 커질 수 있습니다. 따라서 지정된 데이터를 필터링해야 하는 경우 매우 어려울 수 있습니다.
필터 명령을 사용하면 쉽게 만들 수 있습니다. 따라서 테이블의 머리글을 선택한 다음 편집(Editing) 섹션으로 이동하기만 하면 됩니다. 해당 섹션에서 정렬 및 필터(Sort & Filter) 를 선택한 다음 필터(Filter) 도구를 선택합니다.
(Click)각 열의 머리글 근처에 나타나는 아래쪽 화살표 옵션을 클릭 합니다. 알파벳순으로 데이터를 정렬하거나 숫자를 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬할 수 있습니다. 또한 텍스트 필터를 사용하여 요구 사항에 따라 데이터를 필터링할 수 있습니다.
5] 중복 항목 제거
작은 데이터 세트가 있는 스프레드시트의 중복 항목을 찾아 제거하는 것은 매우 쉬운 작업입니다. 그러나 열과 행이 수백 개에 달하는 대규모 데이터 세트로 수행해야 하는 경우 실제로 어려운 작업이 될 것입니다.
위의 표에는 2개의 항목이 완전히 유사하고 3개의 행에 공통 이름이 사용된 10개의 레코드가 있습니다. 따라서 중복 항목을 찾으려면 테이블을 선택해야 합니다. 그런 다음 데이터(Data) 메뉴로 이동하여 데이터 도구(Data Tools) 범주를 선택한 다음 중복 제거(Remove Duplicates) 를 클릭 합니다.
대화 상자에서 내 데이터에 헤더가 있음 근처의 확인란을 선택합니다. 그리고, 열 섹션 아래에서 각 항목마다 다르기 때문에 일련 번호의 표시를 제거합니다. 마지막으로 확인(OK) 버튼을 클릭하면 중복 항목이 테이블에서 제거되는 것을 볼 수 있습니다.
6] 빈 레코드 제거
때때로 스프레드시트에서 대부분 바람직하지 않은 빈 셀이나 행을 발견했을 수 있습니다. 사용자는 일반적으로 지정된 행을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 하나씩 삭제합니다. 하지만 그 수가 수백 명이라면 어떻게 하시겠습니까? 그런 상황에서 하나씩 삭제하는 것은 정말 지루한 작업이 될 것입니다.
따라서 한 번에 삭제하려면 Ctrl+G 단축키 를 누르고 이동(Go To) 대화 상자가 나타나면 특수(Special) 버튼을 선택합니다. 다음 페이지에서 공백(Blanks) 라디오 버튼을 표시하고 확인 버튼을 클릭합니다. 모든 빈 셀이 선택되었음을 알 수 있습니다.
이제 Ctrl+minus 버튼을 누릅니다. 팝업 메뉴가 나타나면 셀 위로 이동(Shift cells up) 을 선택 하고 확인 버튼을 클릭합니다. 모든 공백 셀이 제거되고 데이터 세트도 적절하게 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
7] 레코드에 빈 행 삽입
앞서 언급했듯이 빈 행은 대부분 바람직하지 않지만 때로는 잘 작동합니다. 따라서 삽입해야 하는 경우 지정된 행을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 내가 설명한 대로 빈 행을 제거하면서 하나씩 추가할 수 있습니다.
따라서 각 개별 레코드에 빈 행을 삽입하려면 언급된 일련 번호를 만드십시오. 그런 다음 모든 데이터 세트를 선택한 다음 데이터(Data) 탭 에서 사용할 수 있는 정렬(Sort) 도구 를 클릭합니다.
다음 대화 상자에서 정렬 기준 드롭다운 메뉴를 클릭하고 일련 번호별로 정렬합니다.
확인 버튼을 클릭하면 각 행 사이에 빈 행이 삽입됩니다.
8] 자동 으로 다른 시트 에 (Sheet Automatically)데이터 복사(Copy Data)
때로는 첫 번째 시트에 입력한 다른 시트의 데이터를 사용해야 하는 경우가 있습니다. 이렇게 하려면 일반적으로 기존 복사 및 붙여넣기 방법을 사용합니다. 그러나 한 시트의 일부 데이터를 변경해야 하는 경우 다른 시트에서도 변경해야 합니다. 두 시트의 동일한 데이터를 하나씩 변경해야 하는 경우 약간 복잡해집니다.
엑셀에는 첫 번째 시트의 데이터를 실시간으로 다른 시트에 자동으로 복사하는 옵션이 있습니다. 그러나 데이터를 다른 시트에 자동으로 복사하려면 먼저 서로 연결해야 합니다.
이렇게 하려면 첫 번째 시트의 상태 표시줄로 이동합니다. 그런 다음 Ctrl(Ctrl) 키 를 계속 누르고 데이터를 자동으로 복사해야 하는 시트를 클릭합니다. 그게 다야
이제 첫 번째 시트에 입력한 데이터가 무엇이든 자동으로 다른 시트에 복사됩니다.
9] 엑셀(Excel) 카메라 로 스크린샷 찍기(Screenshot)
“그림은 천 마디 말의 가치가 있다”는 말이 있습니다. 따라서 상황을 더 잘 설명할 수 있도록 Excel 워크시트 에 스크린샷을 추가해야 하는 경우가 있습니다 .
그러나 스크린샷을 캡처하기 위해 타사 응용 프로그램을 사용할 필요가 없습니다. Excel 에는 한 번의 클릭으로 스크린샷을 찍는 데 도움이 되는 카메라 명령이 내장되어 있습니다.
이 기능을 사용하려면 먼저 카메라 명령을 활성화해야 합니다. 따라서 빠른 액세스 도구 모음으로 이동하여 빠른 액세스 도구 모음 사용자 지정(Customize Quick Access Toolbar) 을 클릭하기만 하면 됩니다. 그런 다음 다음 에서 명령 선택(Choose commands from) > All commands > Camera. 의 드롭다운 메뉴를 클릭합니다 . 이제 추가(Add) 버튼을 선택하고 확인을 누르십시오.
위의 절차 를 따르면 이제 카메라(Camera) 아이콘이 빠른 액세스 도구 모음에 추가된 것을 알 수 있습니다. 이제 이미지가 필요한 셀이나 데이터를 선택하십시오. 그런 다음 카메라(Camera) 아이콘을 클릭한 다음 워크시트의 아무 곳이나 클릭합니다. 또한 이미지를 끌어서 크기를 조정하여 요구 사항에 따라 조정할 수도 있습니다.
10] 셀을 이메일 주소에 연결(Link)
Excel 워크시트에서 Gmail(Gmail) 주소 에 대한 하이퍼링크를 쉽게 만들 수 있습니다 .
이렇게 하려면 먼저 링크를 삽입할 셀을 선택해야 합니다. 그런 다음 Ctrl+K 단축키를 누릅니다. 대화 상자가 화면에 표시되면 왼쪽 창에서 전자 메일 주소 를 선택합니다. (E-mail Address)이메일 주소를 추가한 다음 확인 버튼을 누릅니다.
그게 다야 이 팁과 요령이 컴퓨터에서 Excel 워크시트 를 사용하는 동안 도움이 되기를 바랍니다 .
Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners
In spite of haνing several spreadsheet toolѕ and othеr similar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.
This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.
Microsoft Excel Tips and Tricks
In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:
- Select all cells at once
- Autofit Column width
- Transpose columns and rows
- Use Filter Command to Hide Unwanted Data
- Remove Duplicate Entry
- Remove the Blank Records
- Insert Blank Rows into Record
- Copy Data to Another Sheet Automatically
- Take Screenshot using Excel Camera
- Link the cells to your email address
Let us start and know each one in detail.
1] Select all cells at once
Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.
When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.
2] Autofit Column width
While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.
All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.
Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.
3] Transpose columns and rows
Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.
Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.
In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.
So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.
4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data
Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.
In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.
To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.
Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.
5] Remove Duplicate Entry
It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.
In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.
In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.
6] Remove the Blank Records
Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.
Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.
Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.
7] Insert Blank Rows into Record
As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.
So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.
In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.
Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.
8] Copy Data to Another Sheet Automatically
Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.
In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.
9] Take Screenshot using Excel Camera
It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.
However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.
To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.
After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.
10] Link the cells to your email address
In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.
To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.
That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.
