예산을 책정하거나 돈이 어디로 가는지 알아야 하는 경우 비용 추적기는 매우 중요합니다. Google Forms 는 비용 추적기 역할을 하는 무료 양식 작성 도구입니다.
Google Forms 는 맞춤설정이 가능하므로 설문조사, RSVP 도구, 문의 양식, 제품 가입 시트 또는 기타 질문/답변 양식으로도 사용할 수 있지만 비용 관련 질문을 선택하여 맞춤 비용 추적기로 만들 수 있습니다. .
Google Forms 비용 추적기 는 거래와 관련하여 원하는 모든 정보를 확인할 수 있으며 전화에서 잘 작동하므로 어디를 가든지 사용할 수 있습니다.
영수증 저장이나 신용 카드 청구 금액 해독을 중지할 수 있습니다. 모든 중요한 세부 사항을 기록하고 나중에 검토할 수 있는 스프레드시트에 제출하기 위해 돈을 쓴 직후에 비용 추적기를 불러옵니다.
팁(Tip) : 비용 을 추적하는 다른 방법 은 최고의 예산 책정 및 비용 추적 앱 목록을 참조하세요. (best budgeting and expense tracking apps)Google Forms 만큼 사용자 정의 할 수는 없지만 나름의 이점이 있습니다.
추적할 대상 결정(Decide What To Track)
비용 추적기의 아이디어는 비용을 지출하는 항목에 대한 탭을 유지하는 것이므로 양식에 포함해야 하는 몇 가지 기본 세부 정보가 있습니다. 그러나 추적하려는 항목에 따라 양식에 추가 필드가 필요할 수 있습니다.
다음은 추적할 수 있는 몇 가지 예입니다.
- 가격(Price) : 이 거래는 얼마입니까?
- 상점(Store) : 돈은 어디에 쓰나요?
- 설명(Description) : 당신은 무엇에 돈을 쓰고 있습니까?
- 카테고리(Category) : 어떤 종류의 구매입니까(예능, 음식, 청구서 등)?
- 사용한 결제수단(Payment method used) : 결제는 어떻게 하나요(카드/은행/앱)?
- 비용을 누가 부담했는지(Who ran the expense) : 양식을 사용하는 사람이 여러 명인 경우
- 메모(Notes) : 추가로 작성해야 할 메모가 있습니까?
Google Forms 비용 추적기 에 포함할 항목을 결정할 때 구매하는 모든 항목에 적용할 수 있도록 필드를 최대한 광범위하게 설정해야 합니다. 예를 들어, 이것이 전적으로 식품 비용 추적기가 아닌 한 어떤 종류의 식품을 구입하는지 묻는 필드가 반드시 필요한 것은 아닙니다. 임대료 지불 및 전화 요금을 기록하는 데 사용할 수도 있습니다.
그 메모에서 비용 추적기 양식의 모든 필드를 필수 또는 필수가 아닌 것으로 만들 수 있습니다. 따라서 무언가에 대해 정말로 특정한 필드를 원할 경우 모든 트랜잭션에 대해 사용할 필요가 없도록 필수 필드로 만들지 마십시오.
Google Forms 비용 추적기 구축(Build The Google Forms Expense Tracker)
이것은 샘플 비용 추적기이므로 귀하의 기기가 이것과 정확히 같아야 할 필요는 전혀 없습니다. 우리는 이것이 어떻게 작동하는지 보여주기 위해 더 광범위한 답변 옵션과 함께 광범위한 질문을 사용하고 있습니다. 양식 편집이 매우 쉽기 때문에 사용자 정의하는 데 문제가 없어야 한다는 것을 알게 될 것입니다.
- Google 설문지를 엽니(Open Google Forms) 다.
- 새 양식을 시작하려면 공백(Blank) 을 선택하십시오 .
- 양식 이름을 알아볼 수 있는 이름으로 바꿉니다.
- 첫 번째 상자를 선택하고 단답형(Short answer) 으로 변경합니다 .
- 이 이름 을 Price 로 지정하고 (Price)Is 번호(Is number) 가 표시 되는지 확인한 다음 필수(Required) 버튼을 표시합니다.
- 오른쪽에 있는 메뉴에서 더하기 기호를 사용하여 새 질문을 추가하지만 이번에는 객관식(Multiple choice) 을 선택 합니다.
- 이 하나의 이름 을 Store 로 지정한 다음 쇼핑하는 일반적인 상점으로 답변 옵션을 작성하십시오. 기타(Other) 는 기본적으로 추가되어 있으므로 다른 상점에서 구매하게 되면 거기에 입력할 수 있습니다.
- (Continue)당신이 무언가를 살 때마다 스스로에게 묻고 싶은 모든 다른 질문을 만드는 양식을 계속 하십시오. 지불 방법 및 설명 질문과 같은 위의 제안을 사용하여 가능한 한 많은 세부 정보를 제공하십시오. 이것은 나중에 양식의 모든 결과를 해석할 때 유용합니다.
- Google 설문지(Google Forms) 상단에 있는 미리보기 버튼(눈 모양 아이콘)을 사용하여 설문지에 대한 URL 을 가져옵니다 . 이 양식을 함께 사용하고 싶은 사람과 공유하거나 휴대폰에서 쉽게 액세스할 수 있도록 자신에게 보낼 수 있습니다.
필수는 아니지만 양식에 이미지, 제목 및 고유한 색 구성표가 포함될 수도 있습니다. 가능한 경우 다채로운 양식을 사용하면 비용 추적을 재미있게 만들 수 있습니다! 페이지 상단의 페인트 아이콘은 이러한 변경 사항을 적용할 수 있는 곳입니다.
계산 설정(Set Up Calculations)
양식의 모든 항목은 Google 스프레드(Google Sheets) 시트에서 멋진 형식의 스프레드시트로 수집됩니다 . 양식 상단 에서 응답(RESPONSES ) 을 선택한 다음 스프레드시트 아이콘을 클릭하여 스프레드시트의 이름을 변경합니다(원하는 경우).
스프레드시트가 열리면 맨 아래에 새 탭을 만들고 이름을 Calculations 와 같이 지정합니다 .
여기에서 Google (Google) 스프레드시트(Sheets) 가 지원하는 모든 작업을 수행할 수 있습니다 . 지정된 기간 동안의 모든 비용을 합산하고, 비용을 시각적으로 이해하기 위한 그래프를 만들고, 누가 가장 많은 돈을 지출하는지 확인하고, 가장 비용이 많이 드는 매장을 식별하는 등 .
Google 스프레드시트(Google Sheets) 에서 이러한 유형의 수식을 사용하는 것은 이 기사의 범위를 벗어납니다. 하지만 누가 가장 많이 지출하는지 실제로 볼 수 있도록 각 사람의 모든 비용을 합산하는 것과 같은 정말 간단한 것을 살펴보겠습니다. 각 상점에서 지출하는 총 금액에 대한 공식을 언제든지 조정할 수 있습니다.
거래를 한 사람에 관계없이 모든 비용을 합산하는 가장 쉬운 방법은 다음 과 같이 합계(sum) 공식을 실행하는 것입니다.
=sum(‘Form Responses 1’!B:B)
이 계산은 양식 응답의 가격 열이 B 열에 있기 때문에 이 예에서 작동합니다.
다음 은 각 사람이 지출하는 금액을 훨씬 더 자세히 보여주는 Google 스프레드시트 공식입니다.(Google Sheets)
=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)
이것이 작동하는 방식은 sumif 를 입력한 다음 이름이 포함된 열을 선택하는 것입니다(이 예에서는 G ). 다음 부분은 Jeff 라는 이름을 식별하는 것 입니다. 마지막으로 가격이 있는 열 제목을 선택하여 다른 열이 우리가 찾는 이름과 일치할 때 해당 가격만 추가합니다.
양식의 데이터를 해석할 수 있는 다른 방법에 대해서는 Google의 Google 스프레드시트 기능 목록을(list of Google Sheets functions) 살펴보세요 . 지출을 확인하는 또 다른 방법은 차트나 그래프를 사용하는 것입니다. Google에는 이에 대한 자습서(Google has a tutorial) 가 있습니다.
How To Use Google Forms As An Expense Tracker
An expense trаcker is vital if you’re budgeting or you need to know where your mоney is goіng. Googlе Forms is а free form builder that works great as an expense tracker.
Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.
A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.
You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.
Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.
Decide What To Track
The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.
Here are some examples of what you might want to track:
- Price: How much is this transaction?
- Store: Where are you spending the money?
- Description: What are you spending money on?
- Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
- Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
- Who ran the expense: If there are multiple people using the form
- Notes: Any extra notes you need to make?
When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.
On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.
Build The Google Forms Expense Tracker
This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.
- Open Google Forms.
- Select Blank to start a new form.
- Rename your form to something recognizable.
- Select the first box and change it to Short answer.
- Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.
- Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
- Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.
- Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
- Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.
This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.
Set Up Calculations
Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).
After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations.
From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.
Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.
The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:
=sum(‘Form Responses 1’!B:B)
This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.
Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:
=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)
The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.
Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.
