Google 문서도구(Google Docs) 채팅은 팀과 문서 공동작업에 매우 효과적인 도구입니다. 편집자가 편집에 마크업하고 댓글을 달 수 있는 기능을 제공하고 팀에서 토론할 수 있습니다.
문서의 적절한 표현을 사용 하여 양식을 작성하는(filling out forms) 직원 이 관리자가 답변할 수 있는 질문을 할 수 있습니다.
Google 문서(Google Docs) 채팅 의 이러한 모든 훌륭한 용도는 문서 를 사용하는 사람들이 댓글 시스템의 작동 방식을 이해하는 경우에만 잘 작동합니다.
이 문서에서는 Google 문서도구(Google Docs) 내에서 사용할 수 있는 모든 댓글 작성 및 공동작업 기능에 대해 알아봅니다 .
Google 문서 주석 달기 작동 방식
Google 문서도구(Google Docs) 내 에서 문서에 대해 맹목적으로 공동작업하는 것이 아닙니다. 실제로 실시간으로 문서에 액세스하는 여러 사용자를 볼 수 있습니다.
작동 방식은 다른 사용자가 문서에 액세스할 때마다 Google 문서(Google Docs) 창 상단에 해당 사용자의 Google 계정 아이콘이 표시되는 것입니다.(Google)
다른 사용자가 문서 내부에 마우스 커서를 놓으면 커서 위에 잠시 Google 계정(Google Account) 이름이 표시됩니다.
이는 팀의 다른 구성원이 작업 중인 문서 영역을 확인하는 데 유용합니다. 이렇게 하면 동일한 문서에서 충돌하는 편집을 방지하는 데 도움이 됩니다.
다른 사람이 문서의 섹션을 잘못 편집하거나 동의하지 않는 변경을 하는 것을 본 경우 해당 사람에게 직접 댓글을 추가할 수 있습니다.
문서 상단의 사용자 아이콘 오른쪽에 흰색 원 안에 말하는 사람의 아이콘이 표시됩니다. 이것을 선택하면 일반 주석 영역이 열립니다.
의견을 입력하고 Enter 키를 누르 십시오(Enter) . 현재 문서를 보고 있는 모든 사람은 일반 댓글 영역에서 모든 댓글을 볼 수 있습니다.
이 아이콘 위에 표시되는 빨간색 점으로 누군가가 댓글 영역에 대한 새 댓글을 업데이트한 것을 알 수 있습니다.
각 사람이 응답하면 새 댓글이 댓글 스레드의 이전 댓글 아래에 나타납니다.
댓글창에서 이름 오른쪽의 X(X) 를 누르 거나 댓글 아이콘을 선택하면 댓글창이 다시 사라지게 됩니다.
새 Google 문서 채팅 만들기
새 Google 문서도구(Google Docs) 채팅 을 만들려면 Google 문서도구(Google Docs) 문서에서 텍스트를 강조표시하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 강조 표시된 텍스트 오른쪽에 작은 주석 아이콘이 표시됩니다.
해당 아이콘 위로 마우스를 가져가면 "댓글 추가"라는 텍스트가 표시됩니다.
이 아이콘을 선택하면 강조 표시한 문서의 텍스트에 대한 생각을 공유할 수 있는 댓글 창이 열립니다.
댓글 작성이 끝나면 댓글(Comment) 버튼을 선택하면 댓글 상자가 영구 댓글로 변경되는 것을 볼 수 있습니다.
이와 같은 주석과 함께 사용되는 몇 가지 옵션이 있습니다.
댓글 관리
댓글 오른쪽에 있는 세 개의 점을 선택하면 세 가지 옵션이 표시됩니다.
- 편집(Edit) : 댓글을 업데이트하거나 원하는 경우 답글을 추가합니다.
- 삭제(Delete) : 문서에서 주석과 하이라이트를 제거합니다.
- 이 댓글에 대한 링크(Link to this comment) : 이 특정 댓글을 보게 하려면 사람들과 공유할 수 있는 URL 링크를 가져옵니다.(URL)
댓글 링크는 특히 많은 수의 댓글이 포함된 문서 내에서 사람들이 정확한 댓글을 찾는 데 매우 효과적입니다.
IM 채팅, 모바일 SMS(SMS) 또는 이메일 에 링크를 붙여넣을 수 있습니다 .
수신자가 링크를 선택하면 댓글이 삽입된 문서로 바로 이동합니다. 댓글에 답글을 달거나 해결(Resolve) 을 선택할 수 있습니다 .
댓글을 해결하면 댓글 스레드에서 사라집니다. 댓글이 삭제된 것처럼 보이지만 실제로는 오른쪽 여백에서만 숨겨져 있습니다.
문서에 게시된 모든 댓글을 보려면 문서 오른쪽 상단에 있는 검은색 댓글 아이콘을 선택하면 됩니다.
문서에 게시된 모든 댓글과 댓글에 대한 다음 정보가 모두 표시됩니다.
- (Date)댓글이 게시된 날짜 및 시간
- 댓글에 대한 모든 답변
- 주석 작성 시 선택된 문서 텍스트
- 해결된 댓글을 다시 열 수 있는 링크
- 댓글에 답글을 달 수 있는 링크
댓글 스레드에 새 댓글(Comment) 을 추가하려면 댓글을 선택 합니다. 알림(Notifications) 을 선택 하여 다른 사람이 내 댓글에 답장할 때만 알림을 받거나 전혀 알림을 받지 않도록 이메일 설정을 변경합니다.
편집 편집 및 해결
Google 문서도구(Google Docs) 채팅은 실제로 문서를 작성하지 않고도 문서에 대한 수정 제안을 할 때 특히 유용합니다.
기본적으로 Google 문서(Google Docs) 를 사용하면 문서를 수정할 수 있으며 수정 사항은 즉시 적용됩니다. 편집 모드를 제안된 변경 사항으로만 전환하려면 문서 오른쪽 상단 의 편집 단어 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택합니다.(Editing)
드롭 다운 목록에서 제안(Suggesting) 을 선택합니다.
문서를 편집할 때 문서의 텍스트는 옆에 표시되는 대체 텍스트와 함께 줄이 그어져 있습니다. 편집할 때마다 수행된 편집에 대한 설명이 포함된 새 주석이 오른쪽에 열립니다.
이 기능의 목적은 최종 편집자 또는 원본 작성자가 편집 내용을 검토하고 해당 편집 주석에 대한 확인 표시를 선택하여 개별적으로 변경 사항을 수락할 수 있도록 하는 것입니다.
그러나 주석을 개별적으로 해결하고 싶지 않다면 한 번에 모두 해결할 수 있는 유용한 트릭이 있습니다.
이렇게 하려면 도구(Tools) 메뉴를 선택하고 제안된 수정 사항 검토(Review suggested edits) 를 선택합니다 .
문서의 오른쪽 상단에 작은 창이 열립니다. 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 선택하여 문서의 각 편집 주석을 스크롤할 수 있습니다. 개별 편집 내용을 수락(Accept) 하거나 거부(Reject) 할 수 있습니다 .
모두 수락하거나 거부하려면 수락(Accept) 또는 거부(Reject) 버튼 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택 합니다.
모두 수락(Accept All) 을 선택 하여 모든 편집을 승인할 수 있습니다. 이렇게 하면 제안된 편집을 사용하여 전체 문서를 업데이트하고 관련된 모든 주석을 해결합니다.
Google 문서에서 댓글을 해결하는(resolving comments in Google Docs) 방법에 대해 자세히 알아보세요 .
공동 작업에 도움이 되는 댓글 작성
Google 문서도구(Google Docs) 와 같은 클라우드 기반 워드 프로세서를 사용하면 문서 공동작업이(collaborating on documents) 매우 쉬워집니다 .
댓글 시스템은 팀 간에 문서 변경 사항에 대해 편리하고 쉽게 논의할 수 있도록 설정됩니다. 모든 사람이 Google 문서도구(Google Docs) 채팅 시스템 의 작동 방식에 익숙해지면 팀이 함께 문서 작업을 할 때 훨씬 더 효율적이라는 것을 알게 될 것입니다.
How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents
Goоgle Docs chat iѕ a very effective tool to collabоrate on documents with teams. It provides the abilitу for еditors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the
proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.
All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.
In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.
How Google Docs Commenting Works
Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.
The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.
As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor.
This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.
If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.
To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.
Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.
You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.
As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.
Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.
Creating a New Google Docs Chat
To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text.
When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.
When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.
When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.
There are some options that go along with comments like this.
Managing Comments
When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.
- Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
- Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
- Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.
Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.
You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email.
When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.
Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.
If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.
This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.
- Date and time the comment was posted
- All replies to the comment
- Any document text that was selected when the comment was made
- A link to reopen resolved comments
- A link to reply to the comments
Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.
Editing and Resolving Edits
Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them.
By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.
Select Suggesting from the dropdown list.
As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.
The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.
However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.
To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.
This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.
If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.
You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.
Learn more about resolving comments in Google Docs.
Commenting Helps With Collaboration
Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy.
The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together.
