Zoom 과 같은 앱을 사용하여 동료와 회의하는 것은 새로운 표준이지만 대부분의 사람들은 여전히 그것에 익숙해지고 있습니다.
그룹 영상 채팅은 오래전부터 있었지만 지금까지 사용할 이유가 전혀 없었을 가능성이 큽니다. 이것은 에티켓 규칙과 기술적 준비에 대한 완전히 새로운 체크리스트를 배우는 것을 의미합니다.
좋은 소식은 더 이상 구취에 대해 걱정할 필요가 없지만 다음 중요한 회의 전에 다음 Zoom 테스트를 시도해야 한다는 것입니다.
환경 준비
동료와 같은 물리적 공간에 있지 않을 수도 있지만 Zoom 은 모든 개별 공간을 함께 연결합니다. 이는(Which) 또한 귀하의 환경에 있는 모든 문제가 귀하의 회의에서 문제가 될 수 있음을 의미합니다. 어떤 종류의 문제입니까? 개인 상황에 따라 다르지만 다음은 몇 가지 핵심 팁입니다.
- 주변 조명이 적절한지 확인(Make) 하십시오.
- 가능하면 잠글 수 있는 문과 같이 출입 통제가 가능한 장소를 선택하십시오.
- 에코가 발생하기 쉽지 않은 방을 선택하십시오. 카페트가 있는 곳(Somewhere) , 두꺼운 커튼, 부드러운 가구가 일반적으로 좋습니다.
- 소음의 원인이 있는지 방을 확인하십시오. 신호음 장치, 끽끽거리는 팬 또는 기타 유사한 문제는 다른 모든 회의 참가자의 신경을 거슬릴 것입니다.
- 비디오 스트림의 프레임을 주의 깊게 확인하십시오. 보기에 부적절하거나 주의를 산만하게 하는 것이 있습니까? 앉은 자리를 옮기거나 방해가 되지 않는 물건을 옮기는 것을 고려하십시오.
이것은 포괄적인 목록이 아니므로 Zoom 회의 중에 사용할 환경을 살펴보고 문제를 일으킬 수 있는 것이 있는지 생각하십시오.
가상 배경 사용 고려
Zoom 은 배경을 가상 배경으로 교체하는 기능을 제공합니다. 이것은 "그린 스크린" 설정과 동일하게 작동하지만 특별히 그린 스크린이 필요한 것은 아닙니다. 배경색이 균일하고 조명이 균일하면 좋은 결과를 얻을 수 있습니다. 가상 배경이 완벽할 필요는 없지만 확대/축소(Zoom) 설정에서 테스트하여 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.
좋은 결과를 얻지 못하면 배경 조명을 더 고르게 비추거나 팝업 녹색 화면에 투자할 수 있습니다. Webaround 의자에 장착된 녹색 화면(Webaround chair-mounted green screen) 과 같은 멋진 아이디어도 있어 전체 카메라 프레임을 쉽게 볼 수 있습니다.
메모 작성 솔루션이 있습니다.
이것은 실제 회의에도 적용되는 준비 팁이지만 일종의 메모 솔루션이 있어야 합니다. 펜과 종이, 펜이 있는 태블릿 또는 화상 키보드가 있는 전화기가 될 수 있습니다.
일부 Zoom 회의가 녹화됩니다. 이 경우 회의가 끝난 후 참고용으로 메모할 필요가 없습니다. 대신 메모는 질문과 피드백을 정리하는 데 유용합니다. 자신의 차례가 되면 말할 시간이 많지 않은 것이 Zoom 회의 의 특성입니다 . 메모를 하면 주어진 시간을 최대한 활용할 수 있습니다.
화면이 공유하기 에 적합한지 확인(Appropriate)
회의 중 다른 사람과 컴퓨터 화면을 공유할 계획이든 아니든, 항상 순간에 알릴 준비를 하십시오. 이것은 무엇을 의미 하는가? 바탕 화면이 작업에 적합한지 확인 하고 (Make)Windows 기본 제공 선택 항목 중 하나로 변경하는 것이 가장 좋습니다 . 열려 있고 비공개 또는 민감한 콘텐츠를 표시할 수 있는 모든 애플리케이션을 닫습니다.
웹 브라우저를 사용할 가능성이 있는 경우 자동 검색 완성을 끄거나 검색 기록이 없는 휴대용 브라우저를 사용할 수 있습니다. 마지막으로 원하는 것은 개인 시간에 방문한 웹사이트나 검색어가 전체 그룹이 볼 수 있도록 화면에 표시되는 것입니다.
인터넷 속도 테스트 실행
회의에 적합한 장소를 찾고 환경을 준비했으면 인터넷 속도가 적절한지 확인해야 합니다. 인터넷 속도 테스트(internet speed test) 를 실행 하고 Zoom 회의 에 참여할 만큼 대역폭이 충분한지 확인하세요 .
Zoom 그룹 화상 통화 의 최소 요구 사항 은 약 1Mbps(Mbps) 의 대역폭입니다. 그것은 양방향입니다. 업스트림(Upstream) 대역폭은 화상 통화에 매우 중요합니다. 인터넷에서 정보를 보내는 속도가 느리면 다른 참가자의 경험에 영향을 줄 것입니다. 이상적으로 는 고품질 HD 비디오 스트리밍을 보장하기 위해 양방향으로 3Mbps 가 필요합니다.(Mbps)
속도 테스트에서 연결이 인터넷 패키지만큼 빠르지 않다고 표시되면 인터넷 성능 문제(troubleshoot your internet performance) 를 해결해야 합니다 . 이는 WiFi 신호 강도가 충분한지 확인하고 사각지대에 있지 않은지 확인하는 것을 의미합니다. WiFi 인터넷 속도 향상(speeding up WiFi) 에 대한 가이드를 확인 하거나 가능한 경우 이더넷(Ethernet) 케이블 사용을 고려하십시오.
웹캠(Make Sure Your Webcam) 과 마이크가(Microphone Are) 작동 하는지 확인
이제 Zoom 회의 전에 해야 할 가장 중요한 테스트인 마이크와 웹캠이 작동하는지 확인합니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
- 마이크와 웹캠 연결
- 메시지가 표시되면 해당 소프트웨어나 드라이버를 설치해야 할 수 있습니다. 일반적으로 이것은 플러그 앤 플레이 방식입니다.
- 줌(Zoom) 열기
- 설정 톱니(settings cog) 를 선택하십시오
- 비디오(Video) 선택
- 해당하는 경우 드롭다운 목록에서 올바른 웹캠을 선택합니다.
- 잘 보이는지 (또는 전혀 나타나는지) 미리보기를 확인하십시오.
- (Adjust)HD 품질과 같은 기타 설정을 필요에 맞게 조정 합니다.
- 오디오(Audio) 선택
- (Make)스피커(Speaker) 와 마이크(Microphone) 모두에 올바른 오디오 장치가 선택되어 있는지 확인 하십시오.
- 스피커(Test Speaker) 테스트 및 마이크 테스트(Test Microphone) 를 차례로 선택 하여 작동하는지 확인합니다.
또한 "회의에 참여할 때 내 마이크 음소거" 확인란을 선택하는 것이 좋습니다. 이는 좋은 매너이기 때문입니다. 또한 마이크 음소거를 잊어버려 회의에 참석한 다른 사람들이 듣지 않기를 바라는 말을 실수로 하는 것을 방지할 수 있습니다.
자세한 Zoom 설정 지침은 Zoom 설정 및 사용 방법 – Skype보다 나은가요?를 확인하세요. (How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)전문가의 조언을 위해.
웹캠이 작동하지 않으면 Zoom 회의 카메라가 작동하지 않을 때 빠른 수정(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working) 으로 이동하여 즉시 정렬하십시오.
테스트 회의 참여
Zoom 회의에 참여하기 전 프로세스의 마지막 단계 는 Zoom 테스트 회의 서비스에 전화하는 것입니다. https://zoom.us/test(Just) 로 https://zoom.us/test 하여 지침을 따르십시오. 모든 장비가 제대로 작동하는지, 회의의 다른 참가자들에게 잘 들리는지 확인할 수 있습니다. 여기에서 마이크, 카메라 또는 인터넷 연결에 문제가 발생하면 위의 확인 목록을 다시 검토하여 문제를 찾을 수 있습니다.
Zoom 회의를 녹화하는 방법(how to record a Zoom meeting) 을 배우십시오 . Zoom 회의를 주최하는 방법(how to host a Zoom meeting) 도 배울 수 있습니다 .
기술적 인 문제(Problems Happen) 가 발생 하면 생명 이 생긴다(Life Happens)
Zoom 회의가 아무 문제 없이 잘 진행되기를 바랍니다. 하지만 마지막으로 알아야 할 것은 몇 가지 사항이 통제할 수 없다는 것입니다. 회의가 차질 없이 진행될 수 있도록 준비하거나 백업할 수 있는 방법은 많지 않습니다. 기술적인 문제는 항상 발생할 수 있으며 문제를 해결해야 합니다.
엄밀히 말하면 기술이 아닌 것들도 마찬가지입니다. 고양이가 책상 위로 뛰어올라 카메라를 막는다면 그건 그냥 인생입니다. 더 이상 일할 가치가 없습니다. 우리는 모두 인간이며 지금 모두 비정상적인 상황에서 살고 있습니다. 그러니 긴장을 풀고 회의를 즐기며 회의 전에 올바른 Zoom 테스트를 실행하기 위해 합리적으로 할 수 있는 모든 일을 했다고 확신하십시오. 이제 Zoom 통화에서 가짜로 주의를 기울이는(fake paying attention in a Zoom call) 방법을 배우기만 하면 됩니다.
7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting
Meeting with your сolleаgues using an app like Zoom is the new normal, but most people are still only getting uѕed to it.
While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.
The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting.
Prepare Your Environment
While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:
- Make sure that your environment is adequately lit.
- If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
- Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
- Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
- Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.
This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.
Consider Using a Virtual Background
Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.
If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.
Have A Note-Taking Solution
This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard.
Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have.
Check That Your Screen Is Appropriate To Share
Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content.
If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.
Run an Internet Speed Test
Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.
The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming.
If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.
Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working
Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:
- Plug in your microphone and webcam
- If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
- Open Zoom
- Select the settings cog
- Select Video
- Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
- Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
- Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
- Select Audio
- Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
- Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working
We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.
For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.
If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.
Join a Test Meeting
The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.
Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.
Technical Problems Happen, Then Life Happens
We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.
The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.
