다른 사람이 작성해야 하는 Google(Google) 스프레드시트를 만들 때 드롭다운 목록을 사용하면 데이터 입력 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
다른 셀 범위에서 드롭다운 목록의 항목을 가져오거나 직접 입력할 수 있습니다. 두 가지를 모두 수행하는 방법과 기존 드롭다운 목록을 수정하는 방법을 알아보세요.
(Create Manual Dropdown Lists)Google 스프레드시트 에서 수동 드롭다운 목록 만들기
Google 스프레드시트(Google Sheets) 드롭다운 목록 을 만드는 가장 빠른 방법 은 데이터 유효성 검사 설정에 항목을 나열하는 것입니다.
이것을하기 위해:
1. 드롭다운 목록을 생성할 셀을 선택합니다. 메뉴 에서 데이터(Data) 를 선택한 다음 데이터 유효성 검사(Data validation) 를 선택합니다 .
2. 기준 옆에 있는 항목 목록 을(List of items) 선택합니다 .
3. 이 선택 항목 옆의 필드에 드롭다운 목록에 포함할 항목을 쉼표로 구분하여 입력합니다.
4. 저장(Save) 버튼을 선택하면 선택한 셀에 드롭다운 목록이 표시됩니다.
데이터 유효성 검사 옵션
데이터(Data) 유효성 검사 창에는 주의해야 할 몇 가지 중요한 설정이 있습니다 .
셀에 드롭다운 목록 표시(Show dropdown list in cell) 를 선택 취소 하면 드롭다운 화살표가 나타나지 않습니다. 그러나 사용자가 입력을 시작하면 목록 항목이 나타납니다.
잘못된 데이터(On invalid data) 섹션에서 경고 표시를 선택 하면 빨간색(Show warning) 경고 표시기가 나타납니다. 입력한 항목이 목록에 있는 항목과 일치하지 않는다는 경고 메시지가 표시됩니다.
대신 입력 거부(Reject input) 를 선택하면 Google 스프레드시트(Google Sheets) 에서 항목을 거부하고 대신 드롭다운 목록의 첫 번째 항목으로 바꿉니다.
모양(Appearance) 섹션에서 유효성 검사 도움말 텍스트 표시를 선택 하고 그(Show validation help text) 아래 필드에 텍스트를 입력하면 사용자가 드롭다운 셀을 선택할 때 해당 텍스트가 나타납니다.
(Create Dropdown)Google 스프레드시트 범위 에서 (Google Sheets Range)드롭다운 목록 만들기
Google 스프레드시트(Google Sheets) 드롭다운 목록 을 만드는 보다 동적인 방법 (dynamic way)은 셀 범위의(range of cells) 내용을 사용 하여 목록을 채우는 것입니다.
이것을하기 위해:
1. 먼저(First) 모든 셀 범위에서 유효성 검사 목록을 만듭니다. 동일한 스프레드시트에 있을 필요는 없습니다. 다른 스프레드시트 탭에서도 이러한 목록을 만들고 선택할 수 있습니다.
2. 그런 다음 드롭다운 목록을 만들 셀을 선택합니다. 메뉴 에서 데이터(Data) 를 선택한 다음 데이터 유효성 검사(Data validation) 를 선택합니다 .
3. 이번에 는 기준 드롭다운 목록 (Criteria)의 범위(List from a range) 에서 목록을 선택합니다. 그런 다음 작은 격자 선택 아이콘을 선택하여 범위 선택 창을 엽니다.
4. 목록으로 사용할 범위를 선택하면 데이터 범위 선택(Select a data range) 필드에 범위 텍스트가 표시됩니다.
5. 확인(OK) 을 선택 하여 선택 창을 닫고 확인 창으로 돌아갑니다. 원하는 나머지 드롭다운 옵션을 구성한 다음 저장(Save) 버튼을 선택하여 완료합니다.
6. 이제 범위 데이터가 선택한 셀의 드롭다운 목록 항목으로 나타나는 것을 볼 수 있습니다.
7. 동적 드롭다운 목록으로 추가하려는 다른 열에 대해서도 동일한 프로세스를 계속합니다.
범위를 데이터 소스로 사용하면 생성한 모든 드롭다운 목록을 수동으로 살펴보고 업데이트하지 않고도 스프레드시트를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
Google 스프레드시트 드롭다운(Google Sheets Dropdown) 목록 에 대한 흥미로운 사실
범위에 연결된 Google 스프레드시트(Google Sheets) 드롭다운 목록은 스프레드시트의 전반적인 유지 관리를 크게 줄여주기 때문에 가장 유용합니다.
한 번의 범위 변경으로 여러 셀 업데이트(Update Multiple Cells with One Range Change)
단일 항목 범위에서 데이터를 그리는 많은 셀이 있는 경우 특히 그렇습니다. 해당 목록 항목을 업데이트하거나 변경하려면 단일 범위에서만 변경하면 됩니다.
해당 목록 항목이 있는 셀이 수백 개 있더라도 범위를 한 번 업데이트하면 해당 드롭다운 셀이 모두 즉시 업데이트됩니다.
시간 절약을 위해 검증된 셀 복사하기(Copying Validated Cells to Save Time)
검증된 드롭다운 셀(copying validated dropdown cells) 을 다른 셀 에 복사하여 시간을 절약할 수도 있습니다 . 이렇게 하면 유효성 검사 화면을 다시 단계별로 거쳐야 하는 시간을 절약할 수 있습니다.
검증된 셀을 복사하는 것은 일, 월, 시간 및 기타 표준 데이터 세트와 같은 선택 목록에 특히 유용합니다.
셀 유효성 검사를 빠르게 제거(Quickly Remove Cell Validation)
(Suppose)셀에 목록 항목을 포함하지 않으려는 경우를 가정해 보겠습니다. 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 유효성 검사(Validation) 를 선택한 다음 데이터 유효성 검사 창에서 유효성 검사 제거(Remove validation) 를 선택 하여 신속하게 제거할 수 있습니다 .
셀에서 드롭다운 화살표가 사라지고 모든 드롭다운 항목이 사라집니다. 셀은 또 다른 일반 스프레드시트 셀이 됩니다.
Google 스프레드시트 에서 이중 드롭다운 목록(Double Dropdown Lists) 사용
Google 스프레드시트(Google Sheets) 드롭다운 목록 을 사용하는 또 다른 유용한 방법 은 시트 간에 정보를 전달하는 것(pass information between sheets) 입니다. 이 기술을 사용하여 사람들 간에 정보를 전달할 수도 있습니다.
예를 들어 한 팀에서 완료한 작업 목록이 포함된 원본 시트가 있는 경우 완료된 작업을 기반으로 두 번째 스프레드시트를 작성할 수 있습니다.
마지막 섹션에서 설명한 것과 동일한 동적 드롭다운 목록을 기반으로 첫 번째 목록을 만들 수도 있고 만들지 않을 수도 있습니다.
어느 쪽이든 완료된 작업을 다른 드롭다운 목록으로 보낼 시트의 셀을 선택하고 마지막 섹션에 설명된 대로 유효성 검사 창을 엽니다. 데이터 범위를 선택할 때 이 소스 작업 스프레드시트로 전환하고 작업의 전체 열(빈 셀 포함)을 선택합니다.
이제 대상 스프레드시트에서 작업 열의 데이터가 가져온 것을 볼 수 있습니다. 이는 두 번째 팀이 첫 번째 팀의 완료된 작업을 기반으로 자체 프로젝트 작업을 수행할 수 있음을 의미합니다.
첫 번째 팀은 새로 완료된 작업을 원본 소스 스프레드시트에 계속 추가할 수 있습니다.
소스 범위에 빈 셀을 포함했기 때문에 새로운 고유 작업이 두 번째 팀의 드롭다운 목록에 나타납니다.
두 번째 드롭다운 목록에는 고유한 작업만 표시됩니다. 소스에서 특정 행 항목을 전달하는 가장 좋은 방법은 아니지만 두 번째 팀이 다른 사람이 스프레드시트에 추가한 고유한 항목을 모두 볼 수 있는 좋은 방법입니다.
Google 스프레드시트 드롭다운(Dropdown) 목록 을 어떻게 사용합니까 ?(Will)
보시다시피 Google 스프레드시트(Google Sheets) 는 다른 셀에서 정보를 가져와서 드롭다운 목록을 채울 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 또는 데이터 입력 요구 사항이 매우 간단한 경우 쉼표로 구분된 드롭다운 목록 항목에 수동으로 입력할 수 있습니다.
어느 쪽이든 가능한 한 쉽고 간단하게 스프레드시트에 대한 데이터 입력을 할 수 있어야 합니다.
How to Use Google Sheets Drop Down Lists
When creating Google Shеets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.
You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.
Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets
The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.
To do this:
1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.
2. Next to Criteria, select List of items.
3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.
4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.
Data Validation Options
There are a few important settings in the Data validation window to note.
If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.
In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.
If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.
In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.
Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range
A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.
To do this:
1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.
2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.
3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.
4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.
5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.
6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.
7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.
Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.
Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists
Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.
Update Multiple Cells with One Range Change
This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.
Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.
Copying Validated Cells to Save Time
You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.
Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.
Quickly Remove Cell Validation
Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.
You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.
Using Double Dropdown Lists in Google Sheets
One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.
For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.
You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.
Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).
Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.
The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.
Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list.
Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.
How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?
As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas.
Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.
