문서 에 대한 팀 협업(team collaboration) 은 시간이 많이 걸리고 지루했습니다. 한 사람은 초안을 작성하고, 다른 사람에게 변경을 요청하고, 변경 사항을 다시 읽고 수락 여부를 결정하고, 편집을 위해 문서를 다른 사람에게 전달하는 등의 작업을 수행했습니다. 요즘(Nowadays) 은 문서 공유가 작성만큼 쉬워지고 많은 사람들이 같은 문서에서 쉽게 작업할 수 있습니다. Microsoft Office 의 프로그램 제품군은 팀워크를 위해 설계되었지만 처음에는 모든 사람이 본능적으로 느끼는 것은 아닙니다. 여기서 Team Collaboration, Using Microsoft Office for more Effective Teamwork 같은 책 이 진정한 보석이 될 수 있습니다. 이 책은 제목의 약속에 부합합니까? 오랜 오피스 사용자 로서(Office user), 궁금해서 알아봤습니다. 내가 발견한 것을 보자.
이 책은 비즈니스용으로 설계되었습니다.
처음부터 이 책이 비즈니스 환경(business environment) , 특히 기업 에서 일하는 사람들을 위해 설계되었다는 것이 분명합니다 . 또한 최신 버전의 Office (리본 도입 이후)에 이미 익숙하고 기본에 대한 자습서가 필요하지 않은 사람들을 위한 것입니다. 독자가 Office 2013 을 가지고 있으며 그림에 표시된 대로라고 가정합니다.
이 책은 불행히도 교과서만큼 건조하고 수십 가지가 할 수 있는 한 단어를 사용하지 않는 팀워크와 관련된 개념(팀 역학, 예를 통한 리더십 등)에 대한 토론으로 시작합니다. 저자는 명백한 모든 단일 지점이 음산한 세부 사항으로 덮여 있는지 확인하고 싶어하는 것 같습니다. 나는 한 단락(paragraph and wishing) 을 읽고 그가 이미 그것을 계속 하기를 바랐을 때 혼자가 될 것이라고 생각하지 않습니다 .
사무실에서의 협업
Office 와의 공동 작업에 대해 실제로 설명하는 첫 번째 장에서는 SharePoint 사용 에 대해 자세히 설명합니다. SharePoint 를 사용 하려면 Office 365 Small Business Premium 이상 을 구독해야 합니다. SharePoint 섹션(SharePoint section) 의 대부분은 SharePoint 사이트 를 관리하는 사람들을 위해 설계되었으며 작성자는 관리자가 아닌 사용자가 정보를 흥미롭게 볼 수 있지만 이 정보로 많은 작업을 수행할 수 없다는 데 동의합니다. SharePoint 가 모든 기능을 완벽하게 갖춘 서비스라는 점에는 의심의 여지가 없으며 비즈니스에 이미 Office 365 Small Business Premium 구독이 있는 경우 SharePoint팀의 특정 요구 사항에 맞게 SharePoint 를 완전히 구성하는 방법에 대한 설명이 자세히 설명되어 있습니다.
그러나 구독 비용은 많은 기업에서 감당하기 어려울 수 있습니다. 그리고 SharePoint 사이트(SharePoint site) 관리에 집중 하는 것은 많은 공간을 낭비합니다. SharePoint 를 도입한 기업에는 숙련된 자체 관리자와 자체 정책이 있을 것이 거의 확실합니다. 다음 섹션에서는 Outlook 을 통한 팀워크에 대해 설명하지만 처음에는 (Outlook)Outlook 을 회사 SharePoint 사이트(SharePoint site) 에 연결하는 데 중점을 둡니다 . 책에서 OneNote 를 통한 공동 작업에 대해 설명하기 시작 하면 일반 사용자에게 더 유용합니다.
이 책에서는 Outlook 을 OneNote 에 연결하는 방법과 팀 일정, 메시지 및 일정이 공유 전자 필기장에 동기화되었는지 확인하는 방법을 설명합니다. 일정 기능(calendar feature) 은 다양한 프로젝트를 추적하고 일정 충돌이 없는지 확인하는 데 특히 유용해야 합니다.
Lync 와의 팀 공동 작업(team collaboration) 에 대해 설명하는 섹션 이 있지만 이는 비즈니스에서 Lync Server 를 사용하고 직원이 사용하도록 라이선스를 받은 사람들에게만 해당됩니다 .
동기화 및 협업
"토론 및 아이디어 추적"("Keeping track of discussions and ideas") 이라는 장에서는 OneNote 및 Lync(OneNote and Lync) 의 팀 사용(team use) 지침을 제공합니다 . 초점은 OneNote 에 있으며 (OneNote)Outlook 및 기타 Office 앱(Office apps) 을 통해 문서를 공유하는 방법과 공유 폴더 및 목록을 만드는 방법을 설명합니다. 여기에서 팀 공동 작업, 보다 효과적인 팀워크를 위해 Microsoft Office 사용(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork) 이 책의 절반 정도에서 마침내 대부분의 사람들에게 유용하게 됩니다. 가장 일반적인 공동 작업 외에도 이 섹션에는 템플릿, 참조, 이메일을 통한 페이지 공유 및 백업 사용에 대한 설명도 포함되어 있습니다. 사람들이 반드시 가질 필요는 없다는 짧은 언급이 있습니다.Outlook 에서 공유 항목을 수신합니다.
Word , Excel 및 PowerPoint(Excel and PowerPoint) 를 사용한 공동 작업에 대한 챕터가 있습니다 . 이 책에서는 이러한 종류의 공동 작업이 Office 2010(Office 2010) 이상 버전 에서만 수행될 수 있다고 암시하지만 이는 사실 이 아닙니다. 최신 버전에서는 여러 사람이 동시에 같은 파일에서 작업할 수 있습니다. 그러나 동시 사용이 필요하지 않은 경우 Office 2007 (내가 사용하는)도 마찬가지로 작동한다는 것을 알았습니다. SharePoint or SkyDrive/OneDrive 를 통해 제공될 것이라고 가정합니다 . SharePoint 에서 사용할 수 있는 도구 는 OneDrive 의 도구 보다 훨씬 광범위하고 다양 합니다. 추적(Tracking)아주 오랫동안 Word 에서 변경 사항을 사용할 수 있습니다 . 이전에 문서에 대해 공동 작업을 수행한 많은 사람들은 이 작업이 어떻게 수행되는지 알 것입니다. 그러나 이 책의 설명은 초보자에게 유용하고 경험 많은 공동 작업자에게 좋은 알림이 될 것입니다. Excel 의 주석과 (Excel)PowerPoint 의 공유 사용도 마찬가지 입니다.
마지막으로 스카이드라이브/원드라이브
마지막 장에서는 SkyDrive (현재 (SkyDrive)OneDrive 로 명명 )에서 공동 작업을 수행하는 방법을 설명합니다. 많은 분들에게 가장 실용적인 방법이기에 가장 먼저 소개를 했어야 한다고 생각합니다. 여기 7 Tutorials 에서 편집 직원은 OneDrive 및 Google Drive 를 통해 공동 작업하므로 (OneDrive and Google Drive)OneDrive 와의 연결이 얼마나 소중한지 알 수 있습니다. 이 책에서는 Office Web Apps (현재 Office Online 이라고 함 )에 대해 설명하고 앱의 기능과 제한 사항에 대해 설명합니다. 이 책의 저작권은 Office Online 이 변경되고 업데이트되기 전인 2012년이었습니다.
평결
보다 효과적인 팀워크를 위해 Microsoft Office를 사용하는 팀 협업 은 (Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)Sharepoint 를 설정해야 하는 비즈니스 사용자 및 IT 관리자를 위해 설계되었습니다 . 회사 SharePoint 또는 Lync 서버 에 대한 액세스 권한이 없고 (SharePoint or Lync servers)SharePoint 사이트 를 관리하지 않는 사람들에게는 대부분 관련이 없습니다 . 글 스타일(writing style) 은 건조하고 장황하며 둔탁하고 자료 자체가 약간 구식입니다. 타겟 청중(target audience) 이 있는 사람들조차도 그것에 만족하지 않을 수 있습니다. 이 책은 평범한 독자를 위해 설계되지 않았으며 그 어조가 사람들을 읽도록 초대하지 않습니다. 문서 공유 및 공동 작업(sharing and collaboration) 을 설명하는 더 나은 다른 책이 있습니다., 일반적으로 Office(Office) 에 대한 훨씬 더 나은, 훨씬 더 자세한 참조를 제공하는 추가 이점이 있습니다 . 공동 작업이 아니라 비즈니스를 위한 Microsoft 의 공동 작업 플랫폼(collaboration platform) 관리에 관한 SharePoint 에 그렇게 많은 시간을 할애할 필요 가 없습니다. 구입하기 전에 목차와 무료 샘플 챕터(sample chapter) 를 살펴보고 배워야 할 내용이 실제로 공유되는지 다시 확인하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 이 책을 멀리하는 것이 가장 좋습니다.
Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork
It υsed to be that team collabоration on documents was time-consumіng and tediouѕ. One person would write a drаft, give the draft to sоmeone elsе to make changes, re-read the changes аnd decide whether to accept them, hand the document to ѕomeоne else to edit, and so on. Nowаdays sharing documents is every bit as easy as writing them, and manу people can easily work оn the sаme document. Microѕoft Оffice's suite of programs is designеd for teamwork, but not eνeryone will find it instinctive at first. Thiѕ is where a boоk like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.
This Book is Designed for Business
It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.
The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.
Collaboration in Office
The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.
However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.
The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.
There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.
Sync and collaboration
The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.
There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.
Finally, SkyDrive/OneDrive
The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.
Verdict
Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.
