Microsoft 365 사용자인 경우 Excel , Powerpoint 및 Outlook 과 같이 친숙한 Microsoft 앱 중에 (Microsoft)Power Automate 앱 아이콘이 나열되어 있을 수 있습니다 . Power Automate 가 무엇이며 무엇을 할 수 있는지 논의하겠습니다 . 그런 다음 즉시 구현할 수 있는 몇 가지 유용한 Power Automate 템플릿을 살펴보겠습니다 .
많은 사무실 작업에는 전자 메일 첨부 파일 을 (email attachment)OneDrive 또는 Dropbox 의 특정 폴더에 저장 하거나 Microsoft Teams 의 메시지에서 Microsoft Planner 작업을 만드는 것과 같이 로켓 과학자가 수행하지 않는 반복적인 작업이 포함됩니다 . 이것은 Power Automate 가 수행하도록 만들어진 작업의 종류입니다.
Microsoft Power Automate란 무엇입니까?
Microsoft Power Automate 는 (Microsoft Power Automate)Microsoft Flow 라고 했습니다. 다음 과 같은 작업에 사용할 수 있는 IFTTT(If This Then That) 와 유사한 툴킷 입니다.
- (Automate)비즈니스 설정에서 프로세스를 자동화 합니다.
- (Send)작업 기한이 지나면 자동 알림을 보냅니다 .
- (Automate)마우스 동작, 키 입력 및 기타 단계를 기록하여 반복적인 수동 작업을 자동화 합니다.
즉, Microsoft Power Automate 를 사용하면 수동 및 때로는 복잡한 프로세스를 자동화된 워크플로로 대체할 수 있습니다.
마이크로소프트 앱 뿐만 아니라
예상대로 Microsoft Power Automate 는 다른 Microsoft 앱에 연결합니다. 예를 들어 Microsoft Teams(Microsoft Teams) 에서 받은 메시지 를 Microsoft OneNote 에 저장하는 Power Automate 의 프로세스를 설정할 수 있습니다.
그러나 Power Automate 가 정말 유용한 이유는 (Power Automate)수많은(ton ) 타사 앱 에도 연결할 수 있다는 것 입니다. 마지막으로 확인한 Power Automate 는 500개 이상의 다른 서비스에 연결합니다. 와(Whoa) .
세 가지 흐름
Microsoft 는 (Microsoft)Power Automate 에서 수행할 수 있는 작업 을 세 가지 종류의 흐름으로 분류합니다.
- 클라우드 흐름
- 데스크톱 흐름
- 비즈니스 프로세스 흐름
각 종류의 흐름을 살펴보고 왜 사용해야 하는지 살펴보겠습니다.
Power Automate의 클라우드 흐름
Microsoft Power Automate 의 클라우드 흐름은 세 가지 범주로 더 세분화될 수 있습니다.
자동화된 흐름은 특정 해시태그와 함께 새 트윗이 게시되거나 특정 사람으로부터 이메일을 받는 경우와 같은 이벤트에 의해 트리거됩니다. 자동화된 흐름을 사용하여 계정을 연결하고 서로 통신할 수 있습니다. 예를 들어 상사로부터 이메일을 받을 때마다 문자 메시지를 보내는 자동화를 만들 수 있습니다.
버튼을 클릭하면 즉각적인 흐름이 트리거됩니다. 매일 팀 회의에 참여하라는 알림 이메일을 반복해서 팀에 보냈다고 가정해 보겠습니다. 이를 자동화하는 버튼을 만들 수 있습니다. 버튼을 만든 다음 해당 버튼을 클릭할 때마다 팀에 회의 참여를 알리는 이메일이 자동으로 전송됩니다. 그렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 실수로 다른 사람에게 이메일을 보내지 않는 등의 실수도 줄일 수 있습니다.
예약된 흐름은 일정에 따라 작업을 자동화합니다. 예를 들어 데이터를 SharePoint(SharePoint) 사이트 또는 특정 데이터베이스 에 자동으로 업로드하는 예약된 흐름을 만들 수 있습니다 .
클라우드의 정보를 처리 하는 세 가지 유형의 Power Automate 흐름입니다. 다음으로 데스크톱에서 수행하는 작업의 흐름을 살펴보겠습니다.
Power Automate의 데스크톱 흐름
Microsoft 에는 Power (Microsoft)Automate(Power Automate) 의 기능을 확장하는 Power Automate Desktop 이라는 도구가 있어 반복적인 데스크톱 프로세스를 자동화할 수 있으며 여기에는 웹에서 수행하는 작업이 포함됩니다. Excel 에서 매크로를 기록하는 것과 비슷합니다 . 일련의 작업을 기록하고 해당 작업 집합을 트리거하기 위해 참이어야 하는 조건을 지정할 수 있습니다.
예를 들어 웹 사이트에서 데이터를 추출하여 Excel(Excel) 파일 에 추가하는 데스크톱 흐름을 만들 수 있습니다 . 또는 Microsoft Word(Microsoft Word) 문서를 PDF(PDFs) 로 결합하는 흐름을 설정할 수 있습니다 .
Power Automate의 비즈니스 프로세스 흐름(Business Process Flows)
고객 서비스 요청에 응답하는 직원이 있다고 가정해 보겠습니다. 어떤 직원이 고객과 상호 작용하는지에 관계없이 고객 경험이 일관되도록 직원이 똑같은 단계를 따르기를 원합니다.
즉, 비즈니스 프로세스 흐름을 사용하여 사람들이 특정 결과를 달성하기 위해 따라야 할 일련의 단계를 설정할 수 있습니다. 직원 교육에만 의존하는 대신 비즈니스 프로세스 흐름은 직원을 안내하고 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.
유용한 Power Automate 템플릿
아마도 Microsoft Power Automate(Microsoft Power Automate) 가 할 수 있는 일 에 대해 생각을 정리하는 가장 쉬운 방법 은 몇 가지 템플릿을 탐색하는 것입니다. IFTTT 를 사용한 적이 있다면 이 개념에 익숙할 것입니다. Power Automate 템플릿은 IFTTT의 애플릿이나 레시피(applets or recipes in IFTTT) 와 같습니다 .
Power Automate 템플릿을 있는 그대로 사용 하거나 특정 상황과 목표에 맞게 조정할 수 있습니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 사항입니다.
유용한 자동 흐름 템플릿
- Outlook.com 전자 메일 첨부 파일을 OneDrive에 저장합니다(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive) .
첨부 파일이 있는 전자 메일을 받을 때마다 첨부 파일은 Power Automate 의 (Power Automate)전자 메일(Email) 첨부 파일 이라는 폴더에 있는 OneDrive 에 저장됩니다 .
- 특정 키워드에 대한 새로운 트윗을 이메일로 보냅니다(Send an email for new Tweets about a certain keyword) .
지정한 키워드에 대한 트윗이 있을 때마다 Power Automate 는 트윗을 게시한 계정에 대한 몇 가지 기본 사용자 세부 정보가 포함된 이메일을 보냅니다.
유용한 인스턴트 플로우 템플릿
- 10분 후에 나에게 미리 알림을 보내세요(Send myself a reminder in 10 minutes) .
이 흐름 템플릿은 사용자 지정 지연 알림을 보내는 버튼을 만듭니다.
- 메시지 발신자와 회의를 예약합니다(Schedule a meeting with a message sender) .
이 흐름을 사용하면 Microsoft Teams(Microsoft Teams) 채널 또는 채팅 에서 메시지를 보낸 사람과 모임을 예약할 수 있습니다 .
유용한 예약 흐름 템플릿
- 예정된 캘린더 이벤트 목록을 이메일로 보내주세요(Email me with a list of upcoming Calendar events) .
이 템플릿은 캘린더를 확인하고 항공편, 호텔 및 날씨에 대한 정보를 포함하여 다가오는 주의 이메일 요약을 보냅니다.
- 다음날 이른 회의를 위해 Office 365 Outlook 미리 알림 이메일을 보냅니다(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day) .
내일의 일정은 보지 않고 이메일을 자주 확인하는 사람들에게 좋은 기능입니다. 지정한 시간 이전에 회의가 있는 경우 Outlook 이메일로 미리 알림을 보냅니다.
다른 사람(Things No One Else) 이 할 수 없는 일에 더 많은 시간을 할애하십시오
Power Automate 에 대한 Microsoft의 슬로건 은 " 중요한 것을 처리 하십시오 . (Take)나머지는 자동화하십시오.” 당신은 인정해야 합니다, 그들은 요점을 가지고 있습니다. 자동화할 수 있는 것을 자동화하면 전략 수립, 깊은 생각, 휴식과 같은 더 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 미래는 지금입니다. 로봇이 당신을 위해 일하게 할 때입니다!
What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download
If you’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Pоwer Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away.
Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do.
What Is Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow. It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:
- Automate processes in business settings.
- Send automatic reminders when a task is past due.
- Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.
In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows.
Not Just for Microsoft Apps
As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote.
But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa.
Three Kinds of Flows
Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:
- Cloud flows
- Desktop flows
- Business process flows
Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.
Power Automate’s Cloud Flows
Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories:
- Automated flows
- Instant flows
- Scheduled flows
Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.
The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.
A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.
Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop.
Power Automate’s Desktop Flows
Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.
For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs.
Power Automate’s Business Process Flows
Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent.
In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.
Useful Power Automate Templates
Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT.
You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.
Useful Automated Flow Templates
- Save Outlook.com email attachments to your OneDrive.
Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.
- Send an email for new Tweets about a certain keyword.
Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet.
Useful Instant Flow Templates
- Send myself a reminder in 10 minutes.
This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.
- Schedule a meeting with a message sender.
This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.
Useful Scheduled Flow Templates
- Email me with a list of upcoming Calendar events.
This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.
- Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day.
This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.
Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do
Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!
