Outlook 과 같은 (Outlook)기업(Corporate) 환경 에서 일반적인 이메일 클라이언트를 사용하는 경우 부재 중 회신(setting your out of office reply) 을 설정하는 데 익숙할 것 입니다 . Gmail 에서도 부재중 회신을 설정할 수 있다는 사실을 알고 계셨습니까(Did) ?
대부분의 사람들은 Gmail 을 개인 이메일 계정으로 사용하므로 휴가나 휴가 중일 때 사람들에게 알리는 것이 유용할 수 있습니다.
Gmail 에서는 이 작업을 수행하는 것이 매우 간단 하지만 Outlook 에서 사용하는 프로세스와 약간 다릅니다 . 이 문서에서는 Gmail 에서 부재중 설정 방법, 사용 중지 방법, 사용하도록 설정했을 때 사람들이 귀하에게서 볼 수 있는 내용에 대해 알아봅니다.
Gmail 에서 부재중 (Out)설정(Gmail) 방법 _(Office)
잠시 휴가를 떠나려고 하고 평소처럼 빨리 이메일에 응답하지 못할 수 있다는 사실을 사람들에게 알리고 싶다면 부재 중 회신을 사용하는 것이 좋습니다.
아래 단계를 시작하려면 먼저 Gmail 계정에 로그인하세요.
1. Gmail 계정 의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 설정 아이콘을 선택합니다.(Settings)
2. 설정 목록 상단에서 모든 설정 보기 를 선택합니다.(See all settings)
3. 하단의 부재중 응답자(Vacation responder) 섹션까지 아래로 스크롤합니다 . 설정을 부재중 자동응답으로(Vacation responder on) 변경합니다 .
4. 휴가 첫날을 선택합니다. 사람들이 이메일을 보낼 때마다 자동으로 회신할 제목과 메시지를 입력합니다.
이 양식을 작성할 때 다음 옵션에 유의하십시오.
- 마지막 날(Last day) 을 활성화하고 선택할 필요는 없지만 휴가(Vacation) 응답자를 활성화된 상태로 두는 것을 잊지 않도록 하는 것이 좋습니다 .
- 기본적으로 메시지 필드는 서식 표시줄을 사용하여 메시지 텍스트의 서식을 지정할 수 있는 다양한 서식 편집기를 사용합니다. 메시지 필드 위의 일반 텍스트(Plain Text) 를 선택 하면 서식이 일반 텍스트로 변경됩니다.
- 부재중(Vacation) 응답자의 자동 응답을 이미 알고 있는 사람에게만 지정하고 다른 사람은 무시하려면 내 연락처에 있는 사람에게만 응답 보내기를(Only send a response to people in my Contacts) 선택 합니다. 낯선 사람이 오랫동안 집을 비우고 있다는 사실을 알리고 싶지 않은 경우에 좋은 생각입니다.
5. 변경 사항 저장(Save Changes) 을 선택 하여 부재중 응답자를 활성화합니다.
Gmail 에서 부재중(Out) 기능 을 끄는(Office) 방법
휴가(Vacation) 응답자 를 비활성화할 수 있는 두 가지 방법이 있습니다 . 활성화되어 있는 동안 받은 편지함 상단에 응답자의 상태에 대한 메시지가 표시됩니다.
지금 종료(End now) 를 선택 하여 응답기를 즉시 끌 수 있습니다. 이것은 응답자 설정을 수정하기 위해 Gmail(Gmail) 설정을 다시 검색하지 않고도 비활성화하는 빠른 방법 입니다.
그러나 Gmail 설정에서 (Gmail)부재중(Vacation) 자동 응답 을 비활성화하려는 경우 알림 메시지에서 부재중 설정(Vacation Settings) 을 선택 하거나 Gmail 설정(Gmail Settings) 창 으로 돌아갈 수 있습니다 .
(Scroll)Gmail 설정(Gmail Settings) 메뉴 하단으로 다시 스크롤 하여 부재중 자동응답(Vacation responder) 섹션을 다시 찾습니다.
자동 응답기를 비활성화하려면 부재중 자동 응답기 끄기(Vacation responder off) 를 선택 합니다.
참고 – 마지막 날(Last day) 필드를 휴가 종료 날짜로 설정한 경우에는 이 작업을 수행할 필요가 없습니다 . 휴가(Vacation) 응답기는 이 날짜 이후에 자동으로 비활성화됩니다.
그러나 마지막 날 설정 전에 부재중(Vacation) 자동 응답기 를 끄려면 위의 절차가 작동합니다.
Gmail 부재중 자동응답기 작동 방식
휴가(Vacation) 응답자 의 시작 날짜와 종료 날짜만 입력할 수 있으므로 시간은 이메일을 통해 자동으로 설정됩니다.
- 시작 날짜 시간: 오전 12:00 자정
- 종료 날짜 시간: 오후 11:59
휴가가 시작되기 전 자정에 시간이 시작되도록 하려면 휴가 시작일보다 하루 일찍 시작 날짜 를 설정합니다.(Start Date one)
부재중(Vacation) 자동응답을 활성화한 상태에서 귀하에게 이메일을 보내는 사람들 은 귀하의 Gmail 계정 에서 다음과 같은 행동을 보게 됩니다.
- 사람들은 당신에게 처음 메시지를 보낼 때 당신의 자동 응답을 보게 될 것입니다. 다시 메시지를 보내면 자동 응답이 전송되지 않습니다.
- 4일이 지나고 같은 사람이 메시지를 보내면 자동 응답이 다시 실행됩니다.
- 부재중 응답을 수정하면 타이머가 다시 시작되고 수정 후 처음 메시지를 보낸 사람은 자동 응답을 받게 됩니다.
- Gmail 은 스팸 폴더나 메일링 리스트에 자동으로 분류되는 모든 메시지에 자동 응답하지 않을 만큼 충분히 똑똑합니다.
- 다른 Gmail 사용자가 귀하에게 이메일을 작성하기 시작하면 귀하의 "부재중" 상태가 표시됩니다.
(Create Smarter Out)필터 를 사용하여 Gmail 에서 더 스마트 한 부재중 (Office) 회신 만들기(Replies)
특정 사용자를 위한 맞춤 메시지가 포함된 보다 타겟팅된 자동 회신을 만들려면 Gmail 필터(Gmail Filters) 를 사용하면 됩니다 .
- 필터를 사용하여 자동 재생하려면 먼저 답장 할 이메일 템플릿(email template) 을 만들어야 합니다 . 이렇게 하려면 회신하려는 이메일로 Gmail 에서 새 이메일을 작성하십시오. (Gmail)그런 다음 창의 오른쪽 하단 모서리에 있는 세 개의 점 "더보기" 메뉴를 선택하고 템플릿(Templates) 을 선택 하고 초안을 템플릿(Save draft as template) 으로 저장을 선택한 다음 새 템플릿으로 저장(Save as new template) 을 선택 합니다.
- 팝업 창에서 템플릿 이름을 지정합니다.
- Gmail 필터에 액세스하려면 Gmail 설정(Gmail Settings) 으로 돌아가십시오 . 설정 창 상단에서 필터 및 차단된 주소(Filters and Blocked Addresses) 를 선택 합니다.
- 이 페이지 하단으로 스크롤하여 새 필터 만들기(Create a new filter) 를 선택합니다 .
4. 필터 만들기 양식 (Create)에서(From) 보낸 사람 필드 에 자동 회신할 이메일 주소를 입력합니다 . 완료되면 필터 만들기(Create filter) 를 선택 합니다.
- 필터 만들기(Create) 창 에서 템플릿 보내기(Send template) 옆에 있는 확인란을 활성화합니다 . 드롭다운 상자에서 이전에 만든 상사 회신(Boss Reply) 템플릿을 선택합니다.
- 마지막으로 하단에 있는 필터 만들기(Create filter) 버튼을 선택하면 이제 새 필터와 자동 응답이 활성화됩니다.
이제 필터에 정의한 주소를 가진 사람이 이메일을 보낼 때마다 사용자가 만든 템플릿이 포함된 부재 중 회신을 받게(out of office) 됩니다 .
How to Set Up Out of Office in Gmail
If yoυ use common email clients in a Corporate environment like Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?
Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.
Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.
How to Set Up Out of Office in Gmail
If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.
To get started with the steps below, first log into your Gmail account.
1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.
2. Select See all settings at the top of the Settings list.
3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.
4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.
Note the following options when you’re filling out this form.
- You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
- By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
- Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period.
5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.
How to Turn Off Out of Office in Gmail
There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.
You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.
However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.
Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.
Select Vacation responder off to disable the automatic responder.
Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.
But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.
How Gmail Vacation Responder Works
Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.
- Start Date Time: 12:00 AM midnight
- End Date Time: 11:59 PM
If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.
People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.
- People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
- If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
- If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
- Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
- Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you.
Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters
If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.
- Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.
- Give the template a name in the pop-up window.
- To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.
- Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.
4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.
- In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.
- Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.
Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.
