직장 생활에서 이메일^{(life email)} 은 아마도 가장 중요한 커뮤니케이션 수단 중 하나일 것입니다. 당신은 매일 그것을 하고 있고 당신이 저와 같다면 당신은 그것에 익사하고 있습니다.

물론, 하루에 특정 시간 또는 두 시간을 이메일 관리에 할애할 수 있습니다. 그러나 모든 회신에 10분 이상을 할애하면 곧 이메일이 하루 종일을 차지하게 되며 Gmail 알림을 끄더라도 절약할 수 없습니다.

그렇기 때문에 회신을 받고 작성하는 데 몇 분 이상 걸리지 않는 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 배우는 것이^(AND) 필수적입니다. 운 좋게도 오늘날에는 이를 달성하기 위해 훌륭한 작가나 생산성 전문가^{(productivity guru)} 가 될 필요가 없습니다 . 올바른 전략과 그에 맞는 도구 세트를 찾는 것이 중요합니다. 

이메일 템플릿 설정(미리 준비된 답변)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

이메일 템플릿을 만드는 것은 이메일을 통해 같은 질문이나 의견을 자주 받는 사람들을 위해 시간을 절약할 수 있는 좋은 방법입니다. 미리 준비된 답변을 설정하는 데 하루를 투자하면 더 이상 동일한 답변을 하루에 10번 작성할 필요가 없습니다. Gmail과 Outlook^{(Gmail and Outlook)} 에는 모두 이 기능이 있어 시간을 절약하고 이메일을 무료로 자동화할 수 있습니다. 

몇 번의 클릭만으로 Gmail 에서 업무용 이메일 템플릿을 설정하는 방법은 다음과 같습니다 .

• 계정에 로그인한 후 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 ^{(icon and select)} 설정^(Settings) 을 선택합니다 .
• 그런 다음 고급 으로 이동하여 ^(Advanced)템플릿^(Templates) 옵션 옆에 있는 활성화^(Enable) 를 클릭 합니다. 페이지 하단으로 스크롤^(Scroll) 하여 변경 사항을 저장합니다.

• 이제 자신의 이메일 템플릿 작업을 시작할 수 있습니다. 새 이메일에 저장할 텍스트를 입력합니다. 그런 다음 오른쪽 하단에 있는 세 개의 수직 점을 클릭하고 템플릿을 선택 하여 초안을  템플릿 으로 저장합니다.^(Templates)

긴 단락과 빠른 2-3 문장 응답이 포함된 응답 템플릿을 만들 수 있습니다. 앞으로 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 알게 될 것입니다. 

네트워킹 이메일^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

문제^{(problem isn)} 가 이메일 템플릿을 사용하는 것이 아니라 만드는 것인 경우 네트워킹 이메일^{(Networking Emails)} 을 사용해 보세요 . 전문 네트워크를 성장시키는 데 도움이 되는 수십 개의 이메일 템플릿이 포함된 웹 도구입니다. 

Resume Worded 에서 만든 네트워킹 이메일^{(Networking Emails)} 은 커뮤니케이션을 최적화하는 데 유용한 리소스입니다. 그들이 제공하는 템플릿의 몇 가지 예에는 차갑고 따뜻한 소개, 무응답자에 대한 후속 조치, 감사 편지 쓰기 등이 있습니다. 

각 템플릿에는 받는 사람과의 커뮤니케이션을 더욱 향상시킬 수 있는 유용한 팁과 제안 사항도 포함되어 있습니다. 

검색 버튼^{(search button or browse)} 을 사용 하거나 목록을 탐색하여 올바른 이메일을 찾을 수 있습니다. 그런 다음 메시지 상자^{(message box and change)} 에 복사하여 붙여넣고 몇 가지 세부 정보를 변경하기만 하면 됩니다. 

워드 카운터 플러스^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

하루에 10개 이상의 이메일을 작성하는 사람이라면 그 중 일부를 짧고 간결하게 유지하는 것이 중요합니다. 따라서 너무 긴 이메일을 자주 보게 되는 경우 단어 카운터 도구^{(word counter tool)} 를 사용하여 스스로를 멈추는 것이 좋습니다. Chrome 확장 프로그램^{(Chrome extension)} 인 Word Counter Plus 가 이 작업을 수행할 수 있습니다. 

이메일의 텍스트를 강조 표시^(Highlight) 하고 한 번의 클릭으로 사용한 단어와 문자 수를 확인하십시오. 그런 다음 계속해서 이메일을 작성하거나^{(email or wrap)} 두 부분이 되기 전에 마무리할 수 있습니다. 

드래프트 맵^{(DraftMap)(DraftMap)}

글을 더 잘 작성하여 이메일을 교정하고 다시 작성하는 데 드는 시간을 줄이는 데 도움이 되는 훌륭한 도구를 많이 찾을 수 있습니다. DraftMap 이 그 중 하나입니다. Grammarly 또는 Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} 를 생각 하고 불필요한 단어 반복 을 확인하고 하나 ^{(word repetition)}의 작문 스타일^{(writing style)} 을 고수하도록 도와줍니다 . 

이 Chrome 확장 프로그램^{(Chrome extension)} 은 색상으로 구분된 실시간 제안을 제공합니다. 수동태, 오타, 진부한 표현, 이메일 가독성에 대한 조언 사용을 피하는 데 도움이 됩니다. 모든 제안은 어니스트 헤밍웨이의 글쓰기 규칙을 기반으로 합니다. DraftMap 은 모든 프로세스가 이메일 작성 상자^{(composition box)} 내에서 발생하므로 특히 편리합니다 .

이메일 편집을 마친 후에도 강조 표시된 단어가 남아 있어도 걱정하지 마십시오. 받는 사람은 색상을 볼 수 없으며 제안 사항은 나에게만 표시됩니다. 

귀하의 이메일이 더 나을 수 있습니다^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

귀하의 이메일은 더 나아질^(Better) 수 있습니다. 모든 사람에게 이메일 모범 사례를 교육하여 이메일 관리에 소요되는 시간을 줄이기 위해 고안된 온라인 도구입니다. 

전문적인 이메일을 작성할 때 특정 규칙을 따릅니다. 메시지에 명확한 제목이 있는지 확인하거나 불필요한 첨부 파일을 생략하는 것과 같습니다. 사람들이 이러한 규칙을 얼마나 자주 위반하는지 보고 놀랄 것입니다. 결국 양 당사자는 더 많은 시간과 노력을 들이게^{(time and effort)} 됩니다. 

귀하의 이메일^{(Your Email Could Be Better)} 은 10가지 일반적인 오류 목록을 가지고 있습니다. 각 요점에는 이메일을 개선하는 방법에 대한 설명과 예가 함께 제공됩니다. ^{(explanation and examples)}동료에게 이러한 규칙에 대해 알리고 싶지만 방법을 모르는 경우에 유용할 수 있습니다. 자신의 단어를 사용하거나 귀하의 요점을 설명하기 위해 귀하의 이메일이 더 나을 수^{(Your Email Could Be Better)} 있는 링크를 보낼 수 있습니다. 

우리 모두는 이메일이 완전히 자동화되어 주의가 전혀 필요하지 않기를 바랍니다. 그것이 오늘날 정확히 가능하지는 않지만 모든 작은 것이 도움이 됩니다. 이메일 길이를 줄이는 것이든 글을 쓸 때 스스로 타이밍을 잡는 것이든 몇 가지 규칙을 설정하면 첫 번째 개선 사항을 알 수 있습니다. 

시간이 오래 걸리는 이메일 작성을 멈출 수 없다면 이메일을 완전히 포기해야 할 때일 수도 있습니다. 대신 CRM^(CRM) ( 고객 관계 관리자^{(Customer Relationship Manager)} ) 또는 Slack 을 사용 하여 동료와 메시지를 교환하세요. 다른 방법이 없다면 이메일에 보내는 시간을 줄이는 데 도움이 될 것입니다. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In yоur professional life email is probably one of the most important means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything likе me, yоu’rе drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

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