Zoom 설정 및 사용 방법을(how to set up and use Zoom) 배운 후에 는 첫 번째 대규모 온라인 회의에 대한 준비가 되었다고 느낄 수 있습니다. 그러나 훌륭한 호스트는 성공적인 Zoom 프레젠테이션을 위해서는 많은 준비와 몇 가지 규칙이 필요하다는 것을 알고 있습니다.
Zoom 에서 다음 대규모 회의의 에이스를 찾고 있다면 모든 것이 원활하게 진행되고 자신감 있고 매력적인 발표자가 되도록 하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁이 있습니다.
장비 확인
Zoom 프레젠테이션 중 딸꾹질을 피하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 장비를 확인하는 것입니다. 웹캠이 작동하는지 확인(check if your webcam is working) 하기 위해 수행할 수 있는 다양한 테스트 와 마이크가 제대로 작동하지 않는(mic doesn’t seem to work) 경우 수행할 수 있는 수정 사항이 있습니다 .
웹캠을 테스트한 후에는 사람들이 이마나 어깨가 아니라 얼굴을 볼 수 있도록 위치를 지정해야 합니다. 그렇게 하려면 먼저 프레젠테이션을 서서 할 것인지 앉아서 할 것인지 결정한 다음 카메라 레벨을 조정하십시오.
확인해야 할 몇 가지 다른 중요한 사항에는 노트북 배터리가 포함됩니다. 배터리가 프레젠테이션의 전체 기간 동안 지속되는지 확신할 수 없는 경우 플러그를 꽂습니다. 또한 인터넷 연결을 확인하십시오. 비디오 또는 오디오가 지연되면 참가자가 집중하기가 더 어려워집니다.
감동을 주는 드레스
기술적인 측면에서 작업을 마치면 자신과 환경을 비판적으로 살펴보십시오. 비디오를 켤 계획 이라면 집에 있더라도 PJ(PJs) 에서 옷 을 갈아입는 것이 현명할 수 있습니다 . 차려입으면 자신감이 생기고 올바른 동기가 부여됩니다.
주변 환경이 마음에 들지 않으면 항상 Zoom의 뛰어난 가상 배경 기능 을 사용하고 (Zoom’s excellent virtual background feature)Zoom 프레젠테이션 에서 참석자의 주의를 분산시킬 수 있는 뒤에 또는 주변에 아무것도 없는지 확인할 수 있습니다 .
미리 프레젠테이션(Presentation Beforehand) 리허설
당신이 자신 있는 대중 연설가라 할지라도 프레젠테이션의 몇 가지 중요한 순간을 리허설하는 것은 결코 나쁘지 않습니다. 특히 Zoom(Zoom) 프리젠테이션에서 발생할 수 있는 모든 문제를 예측하는 것은 불가능합니다 . 따라서 사전에 전체를 리허설하지 않으면 즉석에서 즉흥적으로 하기 어려울 수 있습니다.
좋은 아이디어는 집에서 가족이나 친구와 함께 인터넷을 통해 데모 프레젠테이션을 하는 것입니다. 향후 회의에서 무엇을 기대할 수 있는지, 프레젠테이션을 하기 전에 어떤 종류의 도전 과제를 극복해야 하는지에 대한 아이디어를 제공합니다.
회의 입장 알림 끄기(Turn Off Meeting Entry Notifications)
Zoom 회의 중 방해를 최소화하는 한 가지 방법 은 참석자의 입장 알림을 비활성화하는 것입니다. 모든 사람이 제 시간에 나타나지는 않으며 팀의 규모에 따라 벨소리가 들리고 모든 새 항목 팝업 알림이 표시되면 프레젠테이션 프로세스가 중단될 뿐만 아니라 짜증이 날 수도 있습니다.
이러한 알림을 비활성화하려면 Zoom 계정 설정(Settings) > 회의(Meeting) > 회의 중으로 이동하여 (In Meeting )누군가가 참여하거나 나갈 때 소리 알림(Sound notification when someone joins or leaves) 설정을 해제합니다 .
누군가(Ask Someone) 에게 대기실 (Waiting Room)모니터링(Monitor) 을 요청하십시오 .
Zoom 에는 모든 참가자가 회의에 입장하기 전에 모이는 대기실 이 있습니다. (Waiting Room)임의의 사람들이 참여하여 프레젠테이션을 망치는 것을 방지하는 효과적인 전략입니다. 이 시스템의 단점은 대기실(Waiting Room) 의 모든 요청을 수동으로 승인해야 한다는 것 입니다. 누군가 늦었거나 회의가 이미 시작된 후에 다시 참여하려고 하면 알림을 인지하지 못하고 그 사람을 개인 Zoom 림보에 갇히게 할 수 있습니다.
이를 방지하려면 동료 중 한 명에게 대기실(Waiting Room) 에서 다른 참석자가 들어올 수 있도록 참석자 창을 시청(Participant) 하도록 요청할 수 있습니다 .
필수 확대/축소 단축키 알아보기
Zoom 에서 (Zoom)가장 유용한 단축키(the most useful shortcuts) 를 배우 면 프레젠테이션에 도움이 되고 프로 호스트가 되는 데 도움이 됩니다. 또한 그 중 일부는 예상치 못한 문제를 신속하게 해결하고 프레젠테이션 중 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 다음은 알아야 할 가장 필수적인 Zoom 단축키입니다.(Zoom)
- Alt + M (Windows의 경우) 또는 Cmd + Ctrl + M (Mac의 경우)
이 바로 가기는 호스트(귀하)를 제외한 모든 사람을 한 번에 음소거합니다.
- Alt + M (Windows의 경우) 또는 Cmd + Ctrl + U (Mac의 경우)
그러면 호스트를 제외한 모든 사람의 음소거가 해제됩니다.
- Alt + Shift + T (Windows의 경우) 또는 Cmd + T (Mac의 경우)
Zoom 회의 의 스크린샷을 찍어야 할 때 편리한 바로 가기입니다 .
- 스페이스(Space) (Windows, Mac용)
음소거 상태에서 질문에 빠르게 대답한 다음 다시 음소거로 돌아가야 하는 경우 잠시 동안 자신의 음소거를 해제하기 위해 말을 하는 동안 공간을 길게 누르십시오.
앱의 설정 에서 유용한 (Settings)Zoom 키보드 단축키 의 나머지 부분을 배울 수 있습니다 . 데스크톱에서 Zoom(Zoom) 앱을 열고 계정에 로그인한 다음 설정(Settings) 으로 이동합니다 . 전체 단축키 목록을 보려면 키보드 단축키(Keyboard Shortcuts) 를 선택하십시오 .
참석자 에게 (Attendees)오디오(Their Audio) 음소거 요청
Zoom 프레젠테이션 중에 사람들에게 마이크를 음소거하도록 요청 하는 것은 명백한 팁처럼 보일 수 있습니다. 그러나 팀에 이 형식의 온라인 프레젠테이션에 익숙하지 않은 사람이 있는 경우 프레젠테이션을 시작하기 전에 이 점을 지적하는 것이 좋습니다.
Zoom 에서 이 작업을 수행하는 방법을 알려줌으로써 그들을 도울 수 있습니다 .
Alt + A (Windows의 경우) 또는 Cmd + Shift + A ( Mac 의 경우)를 사용하거나 Zoom 앱의 설정 을 통해 (Settings)설정(Settings) > 오디오(Audio ) > 회의 참가 시 내 마이크 음소거(Mute my mic when joining a meeting) 경로를 따라 오디오를 음소거 할 수 있습니다.
질문(Answer Questions) 에 답하기 위해 프레젠테이션 일시 중지
프레젠테이션이 아무리 상세하다고 생각하더라도 청중은 팀과 공유하고 싶은 질문이나 발언이 있을 수 있습니다. 정보가 모든 사람에게 명확하고 동료에게 추가할 내용이 있는지 명확히 하기 위해 프레젠테이션을 자주 일시 중지하는 데 도움이 됩니다.
후속 조치를 위해 채팅 로그 저장
프레젠테이션을 주최하는 사람인 경우에도 프레젠테이션 중에 메모를 하는 것이 중요합니다. 회의 내내 참석자가 하는 중요한 질문과 발언은 향후 후속 조치에 유용할 수 있습니다. 운 좋게도(Luckily) Zoom 은(Zoom) 채팅 로그를 저장할 수 있는 기능을 제공합니다.
Zoom 은 채팅 기록을 자동으로 저장하지 않지만 미리 이 기능을 활성화해야 합니다.
그렇게 하려면 Zoom 계정 설정 으로 이동하여 (Settings)회의(Meeting) > 회의 중(기본)(In Meeting (Basic)) > 채팅 자동 저장(Auto saving chats) 경로를 따르세요 . 이렇게 하면 참석자 간에 개인적으로 보낸 메시지를 포함하여 채팅의 모든 메시지가 자동으로 저장됩니다.
확대/축소 프레젠테이션 녹화
마지막 팁은 Zoom 프레젠테이션을 녹음하는 것(record your Zoom presentation) 입니다. 여러 수준에서 유용할 수 있습니다. 회의에 참석하지 못한 분들은 물론, 특정 부분에 대해 좀 더 자세히 살펴보고 싶은 참석자들에게도 녹음 파일을 보낼 수 있습니다. 녹음을 사용하여 발표 기술을 분석하고 대중 연설자로서의 기술을 향상시킬 수도 있습니다.
회의 녹화를 잊어버릴까 걱정된다면 Zoom 설정(Settings) > 녹화(Recording) 로 이동 하여 Zoom 회의가 시작될 때 자동 녹화(Automatic recording) 를 활성화할 수 있습니다.
Zoom 프레젠테이션 기술(Zoom Presentation Skills) 을 향상시킬 시간
Zoom 과 같은 앱에서 대규모 업무 회의를 개최 하는 것이 새로운 현실입니다. 좋든 싫든 우리는 그것에 적응해야 합니다. 좋은 소식은 Zoom 이 매우 직관적이고 사용하기 쉽다는 것입니다. 사전에 모든 테스트와 확인(perform all the tests and checks in advance) 을 수행하면 프레젠테이션이 원활하게 진행될 것입니다.
Zoom 에서 대규모 회의를 주최한 적이 있습니까? Zoom 에서 처음으로 프레젠테이션을 하는 사람과 공유하고 싶은 몇 가지 팁은 무엇입니까 ? 아래 의견 섹션에서 Zoom 지식을 공유하십시오 .
10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting
After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules.
If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.
Check Your Equipment
The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly.
After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level.
A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused.
Dress to Impress
Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation.
If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation.
Rehearse Your Presentation Beforehand
Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance.
A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation.
Turn Off Meeting Entry Notifications
One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you.
To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off.
Ask Someone to Monitor the Waiting Room
Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo.
To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room.
Learn Essential Zoom Shortcuts
Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.
- Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac)
This shortcut will mute everyone at once except the host (you).
- Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)
This will unmute everyone for everyone except the host.
- Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)
A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.
If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself.
You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list.
Ask the Attendees to Mute Their Audio
Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting.
You can help them by pointing out how to do this in Zoom.
You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting.
Pause Your Presentation to Answer Questions
No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add.
Save the Chat Log for Follow-Ups
It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log.
Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance.
To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees.
Record Your Zoom Presentation
One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker.
If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start.
Time to Improve Your Zoom Presentation Skills
Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly.
Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below.
