이메일 주소^{(email address)} 를 갖는 것은 전화번호를 갖는 것과 같습니다. 일단 세상에 나오면 변경하고 싶지 않습니다.

매년 변경되는 이메일 주소의 약 30%(대부분 비즈니스 이메일)를 제외하고 대부분 의 사람들은 연락처를 이전하거나 새 ^{(business emails–most)}이메일 주소^{(email address)} 로 리디렉션 하거나 모든 사이트를 찾는 번거로움을 겪고 싶지 않을 것입니다. , 구독 및 청구서 수취인 이 파일에 있는 ^{(bill payee)}이메일 주소^{(email address)} 를 업데이트 합니다.

그러나 때때로 사람들은 한 디지털 로케일에서 다른 디지털 로케일로 대대적으로 이동할 충분한 이유가 있습니다. 이메일 제공업체가 구식이어서 현대의 모범을 따라가지 못할 수 있습니다. 또는 제공자가 문을 닫고 새 집을 찾아야 할 수도 있습니다.

대부분의 사람들은 실제로 무엇이 존재하고 한 이메일 서비스^{(email service)} 를 다른 이메일 서비스와 차별화하는지에 대한 좋은 개념을 갖고 있지 않습니다. 그러나 사실은 Microsoft Outlook 과 Google Gmail 이 거의 삶의 필수 요소가 된 것을 관리하는 가장 모범적인 두 플랫폼이 되었습니다.

이 두 이메일 공급자를 서로 비교할 때 무엇이 ​​더 좋거나 나쁘거나 다르거나 같습니까? 무료 개인 요금제의 경우 Outlook과 Gmail^{(Outlook and Gmail)} 의 미묘한 차이는 대부분의 사용자에게 중요하지 않을 수 있습니다. 그렇기 때문에 여기에서는 각 서비스의 구독 기반 사업 계획 을 비교하는 데 중점을 두어 귀하 또는 귀하의 ^{(business plan)}회사 및 직원에게^{(company and employees)} 어느 것이 더 적합한지 결정할 수 있습니다 .

모양, 느낌 및 비용

이 문제를 해결해 보겠습니다. Outlook 과 Gmail 은 매우 다른 인터페이스를 제공합니다. 간단히 말해서 Outlook 은 기업의 느낌을 유지하는 반면 Gmail 은 좀 더 창의적이고 시작과 같은 것을 제공합니다. Outlook 이 기업 커뮤니케이션을 현대적으로 재해석한 것이라면 Gmail 은 포스트모던적입니다.

Outlook의 인터페이스는 옵션과 사용자 지정 가능한 기능으로 가득 차 있으며, 그 중 대부분은 귀하 또는 귀하의 직원이 사용하지 않을 것입니다. Gmail 은 고유한 기능을 제공하지만 효율성에 필요한 필수 요소를 제공하는 데 중점을 둔 전반적으로 훨씬 단순한 사용자 환경입니다 .

이러한 이메일 서비스를 구매할 때 실제로 함께 제공되는 제품군인 Microsoft Office 365 및 Google G Suite 를 구매하는 것입니다 . 한 가지 명심해야 할 점은 Office 365 에는 연간 약정이 필요하지만 월 단위로 청구된다는 것입니다. G Suite 는 순전히 인원수에 기반한 월간 구독 요금제 입니다. ^{(subscription plan)}다음은 사용자당 월별 가격입니다.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

도구 모음

다시 말하지만, 비즈니스용 Outlook이나 Gmail^{(Outlook or Gmail)} 을 구입하는 것은 단순히 이메일 서비스 그 이상을 구입하는 것입니다. 이메일은 하나에 불과한 도구 모음을 구입하고 있습니다.

Office 365 와 G Suite 를 다르게 만드는 요소에 관해서는 실제로 기존 기업과 혁신 기업을 비교하는 것입니다. 이 두 제품군을 같게 만드는 것과 다른 것은 다음 기사에서 더 자세히 다루겠지만, 여기에 눈에 띄는 대조적인 측면이 있습니다.

마이크로소프트 오피스 365

우리는 모두 Microsoft Word , Excel 및 PowerPoint를 사용했습니다. 이것이 Office^(Office) 의 핵심 원칙 이지만 Office 365 는 더 많은 것을 제공합니다. 오늘날 이 세 가지 프로그램은 데스크톱 프로그램뿐만 아니라 온라인에서도 사용할 수 있으므로 해당 프로그램에서 수행하는 작업을 더 쉽게 저장하고 공유할 수 있습니다. 또한 365는 다음을 제공합니다.

• ^{(Outlook )}이메일용 Outlook
• ^{(OneDrive )}클라우드 파일 저장용 OneDrive
• OneNote , 디지털 노트북
• ^(SharePoint)기업 인트라넷인 SharePoint
• ^{(Microsoft Teams)}인스턴트 메시징 및 화상 회의를 위한 Microsoft Teams

이러한 소수의 앱은 기업이 내부적으로 디지털 규모로 운영하는 방식을 정의하는 광범위한 기능을 제공합니다. Microsoft 가 비즈니스에 제공하는 경험을 단순화하기 위해 이러한 도구에 많은 것을 성공적으로 통합 한 것은 큰 장점입니다.

구글 G 스위트

G Suite 는 Microsoft의 주요 제품에 필적하는 자체 응용 프로그램 배열과 그 이상을 제공합니다 . Word , Excel 및 PowerPoint 에 대한 G Suite의 대안 은 문서^(Docs) , 스프레드시트^(Sheets) 및 프레젠테이션^(Slides) 입니다. 그러나 G Suite 는 모든 비즈니스에 유용한 훨씬 더 많은 것을 제공합니다.

• ^(Calendar)손쉬운 팀 일정을 위한 캘린더
• ^(Currents)회사 전체 토론을 위한 현재
• ^{(Hangouts Chat)}인스턴트 메시징을 위한 행아웃 채팅
• ^{(Hangouts Meet)}화상 회의를 위한 행아웃 미팅
• ^{(Forms )}설문조사 및 양식 작성을 위한 양식
• 웹 사이트^{(Sites )} 제작을 위한 사이트
• ^{(App Builder )}비즈니스 앱을 만들기 위한 앱 빌더
• ^{(Keep )}아이디어 정리용으로 보관
• Jamboard , 디지털 화이트보드
• ^{(Drive )}파일 저장 및 공유를 위한 드라이브
• ^{(Google Cloud Search)}G Suite에서 검색하는 Google Cloud Search
• ^{(Admin, Vault, and Mobile )}사용자, 장치 및 데이터를 안전하게 관리하기 위한 Admin, Vault 및 모바일

분명히 여기에서 고려해야 할 사항이 많이 있습니다. Outlook 은 제공하는 몇 안 되는 강력한 응용 프로그램에 많은 것을 통합합니다. Google 은 여러 애플리케이션에 걸쳐 훨씬 더 광범위한 기능을 제공하고 있으며, 그 중 일부는 Office 365 에서 제공하지 않습니다.

조직

업무 중일 때 이메일은 쉬지 않고 있습니다. 그들은 단순히 대화를 위한 수단이 아닙니다. 이메일은 전문가가 비즈니스 결정을 내리는 데 사용하는 지식의 그릇이며, 그 중 일부는 업무에 매우 중요합니다. 대화와 정보의 우선 순위를 정하고 조직화할 수 없다면 비즈니스 속도에 맞춰 효과적이고 효율적으로 작업하고 품질 결과의 저하를 피하는^{(business and avoid compromising quality outcomes)} 것이 어려울 것 입니다.

시야

기존의 디지털 이전 구성 방식을 생각하면 폴더와 파일이 떠오를 것입니다. 디지털화는 본질적으로 유형의 활동을 취하여 디지털 프로세스로 추상화하는 프로세스이므로 전자 메일 폴더와 파일을 만드는 것이 자연스러운 행동 과정이라고 자연스럽게 가정할 것입니다.

이것이 Outlook 이 작동하는 방식입니다. 기존 폴더 시스템^{(folder system)} 을 사용하며 확장 가능한 파일에서와 마찬가지로 컬러 탭을 사용하여 해당 폴더 내의 이메일을 분류할 수 있습니다. 원하는 만큼 폴더와 하위 폴더를 만들 수 있습니다. Outlook 은 또한 복잡하다고 생각되는 메일을 필터링하여 전자 메일의 우선 순위를 지정하기 위해 최선을 다합니다. 볼 준비가 될 때까지 방해가 되지 않도록 낮은 우선 순위 메일 폴더^{(Clutter folder)} 로 이동 합니다.

지메일

설명에 따르면 Gmail과 Outlook^{(Gmail and Outlook)} 이 이메일을 구성 하는 방식 사이에 약간의 뉘앙스가 있을 뿐입니다 . 그러나 Gmail의 시스템을 적극적으로 사용함에 있어 조직과 우선순위가 확연히 다릅니다.

Gmail 은 기존의 '폴더 , 파일 ' 방식^{(” method)} 을 추상화하는 대신 라벨을 사용합니다. 메시지를 폴더에 넣지 않고 여러 레이블로 메시지에 태그를 지정할 수 있습니다.

중요^(Important) , 읽지 않음^(Unread) 및 별표 표시된^(Starred) 이메일을 먼저 표시하도록 Gmail 을 맞춤설정할 수 있습니다 . 또한 기본^(Primary) , 소셜^(Social) , 프로모션^(Promotions) , 업데이트^(Updates) 및 포럼^(Forums) 별로 이메일을 자동으로 필터링할 수 있습니다 . 이 우선 순위 지정 및 조직 시스템을 통해 가장 중요한 이메일을 쉽게 식별하고 빠르게 받을 수 있습니다.

Gmail 의 이러한 차이점에도 불구하고 흥미로운 점은 Outlook 과 같은 다른 이메일 클라이언트 를 통해 ^{(email client)}Gmail 을 사용하는 경우 해당 레이블이 폴더로 표시된다는 것입니다. 어떤 의미에서 이것은 Gmail 을 더 다재다능하게 만들고 더 유연한 사용자 경험을 제공할 수 있게 합니다.

검색

이메일과 관련하여 검색은 조직과 밀접한 관련이 있습니다. 몇 달 전의 이메일에 잠재적으로 묻혀 있는 필요한 정보를 빠르고 효율적으로 찾을 수 없다면 조치를 취하는 대신 검색하는 데 귀중한 시간을 낭비하게 될 것입니다.

시야

Outlook의 검색 기능 은 ^{(search function)}키워드 및 이메일 주소^{(keyword and email address)} 를 기반으로 삭제된 폴더^{(Deleted folder)} 에 있는 수천 개의 이메일을 포함하여 모든 폴더에서 이메일을 찾을 수 있다는 점에서 충분히 좋습니다 . Outlook이 때때로 부족할 수 있는 부분은 정확성입니다.

키워드^{(keyword doesn)} 검색이 항상 올바른 이메일 을 가져오는 것은 아니며 ^{(email or emails)}Outlook 이 체인에서 선택한 몇 개의 이메일만 가져오면서 필요한 이메일은 제외할 가능성이 항상 있습니다. 대부분의 경우 잘 작동하지만 확실히 Google 의 이메일 서비스 와 동일한 수준의 검색 기능^{(search functionality)} 을 사용하지 않습니다 .

지메일

Gmail 의 검색 기능^{(search functionality)} 은 Google의 검색 능력^{(search power)} 으로 가득 차 있으며 , 이것이 Gmail 이 처음 만들어진 이유이기도 합니다. Google의 검색 엔진^{(search engine)} 처럼 작동 하는 이메일 서비스^{(email service)} 를 제공하기 위함 입니다. 간단한 용어로 검색하고 Gmail^(Gmail) 이 올바른 결과를 제공할 것이라고 믿을 수 있을 뿐만 아니라 "from:", "to:", "shortcut:" 등과 같은 고급 검색 연산자를 사용할 수도 있습니다. 구체적으로 필요한 것.

이메일 회수

Gmail과 Outlook^{(Gmail and Outlook)} 모두 다양한 수준의 세부 기능을 제공하는 몇 가지 주요 기능이 있지만 각각 상당히 다른 기능을 하는 한 가지 주요 기능은 이메일 회수입니다. 작동의 차이는 강조할 가치가 있습니다. 왜냐하면 대부분의 사람들은 어느 시점에서 잘못된 이메일을 잘못된 사람에게 보내거나 전혀 가져서는 안 되는 것을 보내는 짜증나는 상황을 경험하기 때문입니다.

시야

Outlook은 이메일 회수 및^{(and )} 교체에 적합합니다. 이메일을 보낸 이메일 주소가 Outlook 이 실행되는 실제 이메일 서비스 인 Microsoft Exchange에서^{(Microsoft Exchange–the)} 호스팅되는 한 읽지 않은 메시지를 삭제하고 바꿀 수 있습니다.

물론 이메일을 이미 연 경우 해당 이메일을 회수하거나 교체할 수는 없지만 읽지 않은 메시지에 이 기능을 사용하면 받지 말아야 할 메일을 보낼 때 당황하지 않고 더 잘 다시 보내는 데 도움이 될 수 있습니다. 이전에 보낸 이메일을 자세히 설명하는 후속 이메일을 보내는 것보다 더 명확한 이메일을 보내십시오.

지메일

Gmail 은 ^(Gmail)Outlook 에 비해 여기에서 약간 부족합니다 . 사실 Gmail^{(Gmail doesn)} 은 합법적인 이메일 회수^{(email recall)} 조차 제공하지 않습니다 . 대신 이메일을 보낸 후 몇 초 안에 보내기를 취소할 수 있습니다. 켜거나 끌 수 있으며 취소 시간^{(cancelation time)} 을 최대 30초까지 조정할 수 있습니다. 당신이 충분히 빠르지 않다면, 그 아기는 영원히 사라졌습니다.

이메일의 왕은 누구입니까?

비즈니스에 가장 적합한 이메일 서비스를 선택할 때 Outlook과 Gmail^{(Outlook and Gmail)} 은 모두 필요한 것을 제공합니다. 이메일^(Email) 은 시작일 뿐입니다.

Office 365와 G Suite가^{(G Suite–that)} 각각 속한 더 큰 시스템이 비즈니스 운영 방식에 큰 영향을 미칩니다. 비즈니스에 가장 적합한 것이 무엇인지 결정할 수 있도록 다음 기사에서 이 두 가지 툴킷의 차이점을 다룰 것입니다.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Haνing an email address is like having a phone number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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