집에서 원격 온라인 회의를 할 수 있는 기능은 매우 편리할 수 있습니다. 그러나 그것은 또한 매우 당황스러운 순간을 위한 기회의 전체 목록을 소개합니다.
아이, 애완 동물, 아기 또는 야외를 표시하는 뒤에 창을 둔 경우 재난을위한 조리법의 모든 재료가 있습니다.
이 기사에서는 당황스러운 온라인 회의로 이어질 수 있는 가장 일반적인 문제와 이를 방지하는 방법에 대해 설명합니다.
온라인 회의: 무엇이 잘못 될 (Go Wrong)수(Could) 있습니까?
그런 당황스러운 순간의 가장 유명한 예 중 하나는 BBC 에서 생방송으로 인터뷰를 하던 로버트 켈리 교수(Professor Robert Kelly) 에게 일어났습니다 .
Kelly의 유아기 자녀 중 한 명이 인터뷰 중간에 사무실로 걸어 들어왔고 그의 아기도 보행기를 타고 들어왔습니다. 마침내 그의 미친 아내는 방에서 아이들을 꺼내기 위해 방으로 달려갑니다.
이것은 당혹스러운 온라인 만남의 순간(online meeting moment) 이었을 뿐만 아니라 생방송으로 진행되어 전 세계 수백만 명의 시청자에게 생중계되었습니다.
당황스러운 온라인 회의(Embarrassing Online Meeting) 시간 방지
불행한 사건의 가능성을 줄이기 위해 작업 공간, 컴퓨터 및 회의 자체를 설정할 수 있는 방법이 있습니다.
이 지침을 모두 따르면 모든 온라인 회의가 "기억에 남는" 순간 없이 순조롭게 진행될 것이라고 안심할 수 있습니다.
사용하지 않을 때 카메라 차단
웹캠을 사용하지 않는 한 덮고 있어야 하는 보안상의 이유가 많이 있습니다. 그러나 보안을 제쳐두고 온라인 회의가 시작될 때 준비가 되기 전에 비디오를 보여주고 싶지는 않습니다.
웹캠이 열린 욕실 문(bathroom door) 을 향하고 있기 때문에 회의 중에 화장실에 가는 것이 잡힌 사람들의 이야기가(stories of people caught going to the bathroom) 있습니다 .
이것은 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다.
- 회의 시작 시간에 웹캠이 자동으로 켜집니다.
- 회의 중에 카메라가 켜져 있다는 것을 잊었습니다.
- 회의가 끝났다고 생각했지만 사람들이 연결되어 있는 동안 카메라는 여전히 켜져 있습니다.
이러한 모든 시나리오를 방지하는 가장 쉬운 방법은 웹캠에 슬라이더 덮개 가 있는 경우 이를 사용하는 것입니다. (slider cover)그렇지 않은 경우 사용하지 않을 때 카메라 위에 보관할 수 있도록 테이프를 준비해 두십시오.
배경 창에서 커튼 사용
Windows는 사무실에 빛을 비추는 데 탁월할 수 있지만 온라인 회의에 있을 때는 많은 문제를 일으킬 수 있습니다.
창에서 당황하게 할 수 있는 여러 시나리오가 있으므로 세 가지 주요 시나리오를 살펴보겠습니다.
당신은 악당처럼 보입니다
(Imagine someone)어떤 사람 이 회의에 나타나서 어두운 방에 그림자처럼 보일 뿐이라고 상상해 보십시오 . 그 사람에 대한 첫인상은 무엇입니까?
대부분 의 사람들 은 악당 이 지하 감옥(dungeon lair) 에 앉아 다음 사악한 계획 을 짜는(evil plan) 영화 를 기억할 것입 니다 .
창을 통해 들어오는 빛은 대부분의 웹캠에서 트릭을 수행하고 자동으로 빛을 필터링하여 전체 방이 실제보다 훨씬 더 어둡게 보이도록 합니다.
이 문제를 해결하는 가장 쉬운 방법은 뒤에 있는 모든 창문에 커튼을 치고 회의 중에는 항상 커튼이나 차양을 닫아두는 것입니다.
애완 동물 사랑 창
애완 동물은 또한 창을 좋아하며 애완 동물과 온라인 회의는 거의 잘 어울리지 않습니다.
회의(meeting snickering) 에 참석 한 사람들이 당신이 말하는 동안 킥킥거리거나 킬킬대는 것을 본다면 뒤를 돌아보는 것이 좋습니다.
당신의 고양이가 좋지 않을 확률은 꽤 높습니다.
온라인 회의를 시작할 준비가 되었다면 모든 애완동물을 회의실에서 내보내 화상 회의(video conference) 중 창가(window sill) 에 숨어 있지 않도록 하십시오 .
참고: 사무실 문(office door) 을 닫고 잠그면 원치 않는 애완동물과 초대받지 않은 다른 손님이 들어오지 못하게 할 수 있습니다.
야외 활동이 항상 사랑스러운 것은 아닙니다.
창의 또 다른 문제는 창의 반대편에서 발생하는 문제입니다.
동료나 다른 회의 참석자가 잠옷을 입고 밖에서 잔디를 깎고 있는 이웃을 보고 싶습니까?
누가, 무엇을 창문으로 지나갈지 모르기 때문에 이것이 바로 뒤에 있는 창문에 커튼이 있는지 확인하고 사용해야 하는 또 다른 이유입니다.
조명을 크랭크업
조명에 대해 말하자면 조명이 밝은 사무실은 웹 회의에서 최고의 비디오를 만듭니다. 완벽한 조명을 구현하는 가장 좋은 방법은 마주보고 있는 모니터 뒤나 옆에 창문(커튼이 열린 상태)이 있도록 책상을 배치하는 것입니다.
측면 창에서 들어오는 자연광은 뒤에 있는 창과 반대입니다. 웹캠이 빛을 필터링하도록 하는 대신 카메라가 포착할 수 있도록 자연광을 발산합니다.
사무실에 적절한 위치에 창문이 없는 경우 다음으로 가장 좋은 방법은 가능한 한 많은 천장 조명을 켜는 것입니다.
더 나은 방법은 (Better)Philips Hue 조명을 사용 하여 가장 밝은 설정으로 설정하는 것입니다.
회의 전 정리정돈
University of Michigan의 2018년 연구에(2018 study by the University of Michigan) 따르면 심리학자들은 사람들이 사무실의 상태만으로 사람들에 대해 부정적인 의견을 갖게 된다는 사실을 발견했습니다.
이 발견 은 (finding isn)놀라운(t surprising) 일 이 아닙니다 . 그러나 일주일 내내 열심히 일하고 온라인 화상 회의(video meeting) 전에 주변 공간을 정리할 시간이 없었다면 불행한 일 입니다.
쉬운 해결책은 화상 회의(video meeting) 시작 전에 캘린더에서 최소 15분을 예약하는 것 입니다. 그 시간을 당신 뒤에 있는 모든 잡동사니를 줍는 데 보내십시오. 최소한 카메라가 볼 수 있는 모든 것을 정리하십시오.
방 전체가 깨끗하거나 데스크탑(desktop isn) 이 여전히 어수선하지 않다는 의미는 아니지만 회의에 참석하는 사람들이 어수선한 것을 볼 수 없다면 그들은 더 잘 알지 못할 것입니다.
오 우리가 만드는 소리
소리는 화상 회의(video conference) 중에 최악의 적이 될 수 있습니다 . 마이크가 당신을 당황하게 할 수 있는 모든 종류의 방법이 있습니다.
마이크가 켜져 있는 것을 잊고 다음 중 하나를 수행하는 것을 고려하십시오.
- 칩이나 다른 바삭바삭하고 큰 소리로 먹는 것(crunchy and loud)
- 모든 사람이 들을 수 있는 숨을 내쉬며 동료에 대해 부정적인 말을 중얼거린다.
- 배우자나 다른 가족 구성원(family member) 과 사적인 대화 를 나누는 것(side conversation)
- 부끄러운 소리를 낸다.
이 모든 시나리오는 약간 유머러스한 것부터 고통스러울 정도로 당혹스러운 것까지 다양할 수 있습니다.
해결책은 무엇입니까? 말해야 하는 경우가 아니면 회의 시작 시 항상(Always) 음소거 상태인지 확인 하고 회의 중에 마이크 상태(microphone status) 를 주시하세요 .
더 좋은 점은 회의가 시작될 때 마이크가 자동으로 음소거 상태를 유지하도록 화상 회의 소프트웨어 설정을 구성하는 것입니다.(video conference software)
Skype 의 (Skype)오디오 및 비디오 아래에 있는 (Audio & Video)설정(Settings) 메뉴 에서 이 설정을 찾을 수 있습니다 . 수신 전화에 대한 음소거 해제(Unmute for incoming calls) 가 꺼져 있는지 확인하십시오 .
대부분의 주요 화상 회의 응용 프로그램은 마이크에 대해 유사한 설정을 가지고 있습니다.
기타 유용한 팁
위의 모든 조언을 염두에 두시면 화상 회의가 문제 없이 원활하게 진행됩니다.
화상 통화에 도움이 될 수 있는 몇 가지 다른 팁이 있습니다.
- 화면 공유: 화면(Sharing screens) 을 공유할 때 올바른 화면이 강조 표시되기 전에 공유 버튼(share button) 을 선택하지 마십시오 . 모든 주요 온라인 회의 앱은 선택한 화면을 강조 표시하므로 공유할 화면을 항상 알 수 있습니다. 잘못된 화면을 공유하면 사람들이 원하지 않는 것을 보게 될 수 있습니다.
- 당혹스러운 알림(Embarrassing notifications) : 회의 중에 화면을 공유하는 동안 동료가 개인 메시지를 보내는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다 . (s nothing)모든 화상 회의(video conference) 전에 Windows 알림을 비활성화합니다 .
- 창 배치(Window placement) : 사람들이 흔히 저지르는 실수 는 웹캠에서 멀리 떨어진 화면에 모든 사람의 얼굴이 있는 채팅 창 을 배치하는 것입니다. (chat window)대신 같은 화면에 배치하여 사람을 직접 보고 있는 것처럼 보이게 합니다.
- 가상 배경 – 이제 (Virtual backgrounds)Zoom 및 Skype와(Zoom and Skype) 같은 대부분의 앱 에서 가상 배경을 선택할 수 있습니다. 사전 설정에서 무언가를 선택하거나 자신의 이미지를 다운로드하여 배경으로 사용할 수 있습니다. 일부 앱에서는 배경을 흐리게 처리할 수도 있으므로 통화 배경이 좋지 않은 경우 가상 배경을 사용하세요.
화상회의를 하는 동안 당황스러운 순간이 있었나요? 아래 댓글 섹션에서 귀하의 이야기를 듣고 싶습니다.
How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments
The ability tо have remote, online meetings at home can be very convenient. Βut it also introduces a whole list of оpportunities for very embаrrassing moments.
If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.
In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.
Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?
One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.
One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.
Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.
Preventing Embarrassing Online Meeting Moments
There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.
If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.
Block Your Camera When Not In Use
There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.
There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door.
This can happen for multiple reasons.
- The webcam turns on automatically at meeting start time
- You forget that the camera is turned on during a meeting
- You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected
The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.
Use Curtains On Background Windows
Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.
There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.
You Look Like a Villain
Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?
Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.
Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.
The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.
Pets Love Windows
Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.
If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.
The odds are pretty good your cat is up to no good.
If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.
Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.
The Outdoors Aren’t Always Lovely
The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.
Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas?
You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.
Crank Up The Lighting
Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side.
Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.
If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.
Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.
Tidy Up Before Meetings
According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.
This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.
The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.
It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.
Oh The Sounds We Make
Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you.
Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:
- Eating chips or something else crunchy and loud
- Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
- Having a personal side conversation with your spouse or other family member
- Making embarrassing bodily sounds
All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing.
What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting.
Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.
In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.
Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.
Other Helpful Tips
Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups.
There are a few other tips that may help with your video calls:
- Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
- Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
- Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
- Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.
Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.
