받은 편지함이 이전에 응답하지 않은 메시지로 가득 차 중요한 이메일을 놓친 적이 있습니까? 대부분의 사람들이 이것을 경험했으며 거의 ​​모든 사람이 아침에 받은 편지함을 열자 마자 주의를 요하는 읽지 않은 이메일 50개가 주의를 산만하게 한다는 것을 알고 있습니다. 

연구에 따르면 직원 들은 일주일 중 28%를^{(28 percent of their week)} 이메일을 읽고 답장하는 데 보냅니다. 직장에서 보내는 전체 시간의 4분의 1 이상입니다. 끊임없이 쏟아지는 이메일을 처리할 필요가 없다면 얼마나 더 많은 것을 성취할 수 있겠습니까? 

인박스 제로란?

Inbox Zero 는 생산성 전문가인 Merlin Mann 이 개발한 개념입니다 . 대부분의 사람들은 이름의 "0"을 한 사람이 가진 이메일 수를 나타내기 위해 해석하지만 원래는 사람들이 이메일에 대해 생각하는 데 보내는 시간을 나타냅니다. 이메일이 0개이면 이메일에 대해 생각하는 데 거의 0시간을 할애하지 않습니다.

이 문서에서는 Gmail^(Gmail) 에서 사용할 수 있는 도구를 사용하여 받은편지함의 읽지 않은 이메일 수를 절대적으로 최소화하는 방법과 수신되는 이메일 무리를 길들이는 데 도움이 되는 업무일에 적용할 수 있는 방법을 안내합니다. 하루 종일. 

이메일 관리 기본

이메일 생산성을 향상시키는 첫 번째 단계는 받은 편지함을 닫는 것입니다. 직관적이지 않게 들릴 수 있지만 이메일이 도착했을 때 답장을 보내는 것보다 이메일을 읽고 답장할 시간을 정하는 것이 좋습니다. 연구^(Research) 에 따르면 기한은 스스로 부과하든 그렇지 않든 효율성^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} 을 높이고 프로젝트에 소요되는 시간을 줄이는 것으로 나타났습니다.

^(Set)매 시간이 시작될 때 5분, 또는 하루가 시작하고 끝날 때 20분을 할당하여 이메일에 답장을 보내 ^{(to answer emails)}십시오 . 스팸이 분명한^{(clearly spam)} 이메일은 모두 삭제합니다 . 이메일에 응답하는 데 2분 미만이 소요되는 경우 먼저 응답하십시오. 

이메일에 응답하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우 특별히 지정된 폴더로 이메일을 옮깁니다.

Gmail을 사용하여 Inbox Zero에 도달하기

Gmail 은 세계에서 가장 많이 사용되는 이메일 클라이언트이지만 대부분의 사람들은 플랫폼이 실제로 얼마나 다양한 기능을 하는지 깨닫지 못합니다. Gmail 은 모양을 엄청나게 제어할 수 있는 도구와 맞춤설정 가능한 옵션으로 가득 차 있습니다. ^{(chock-full of tools)}이러한 도구를 활용하면  Inbox Zero 를 훨씬 더 쉽게 달성할 수 있습니다.^{(Inbox Zero)}

특별한 별을 사용하십시오

별표^(Star) 아이콘 을 클릭하여 이메일을 "별표"하는 기능은 누구나 알고 있습니다. 하지만 사용할 수 있는 별표가 12개 있다는 사실을 알고 계셨습니까? Settings > See All Settings > General클릭 한 다음 ^(Click) 별^(Stars) 하위 섹션 이 표시될 때까지 스크롤합니다 . 

별의 색상은 다양하지만 느낌표, 빨리 감기 화살표, 확인 표시, 물음표 및 소문자 i와 같은 아이콘도 있습니다. 기본적으로 주요 별만 활성화되어 있지만 아이콘을 클릭하고 사용^{(In use)} 중 섹션으로 끌어서 활성화할 수 있습니다. 

Gmail 에는 하나의 기호만 표시됩니다 . 선택한 다른 모든 별을 순환하려면 여러 번 클릭하십시오 . ^(Click)표준 별, 빨간색 별, 소문자 i 및 녹색 체크의 4개 이상의 기호를 선택하십시오. 

여러 받은 편지함 및 필터 설정^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

프로모션, 개인^(Personal) , 소셜 등 ^(Social)Gmail 에서 사용할 수 있는 여러 탭에 이미 익숙할 것입니다 . Settings > Inbox 으로 이동하고 받은 편지함 유형^{(Inbox type,)} 옆에 있는 드롭다운 상자를 클릭하고 여러 받은 편지함을 선택합니다.^{(Multiple inboxes.)}

여러 받은 편지함 섹션^{(Multiple inbox sections.)} 이라는 새 섹션이 나타납니다 . 기본 받은편지함과 함께 볼 사용자 지정 섹션의 이름을 최대 5개까지 지정할 수 있지만 기본적으로 2개가 채워져 있습니다. 한 섹션은 별표 표시된^(Starred) 이메일용이고 다른 섹션은 초안용입니다. 이 섹션은 검색 쿼리에 의해 지정되므로 별도의 섹션을 설정하려면 각 특수 별의 이름을 알아야 합니다.

다음은 각 별의 이름입니다.

• 옐로우 스타
• 붉은 별
• 주황색 별
• 그린스타
• 파란 별
• 보라색 별
• 옐로뱅(느낌표)
• 레드뱅
• 보라색 질문
• Orange-guillemet (빨리 감기 기호)
• 그린 체크
• 파란색 정보(소문자 i)

검색 쿼리 필드는 다른 연산자를 인식하므로 OR/AND 명령을 사용하여 동일한 섹션에 여러 별을 포함할 수 있습니다. 검색 쿼리^{(Search query)} 필드 옆에는 섹션 이름^{(Section name)} 필드가 있습니다. 여기에 필드를 호출할 특정 이름을 입력합니다.

받은 편지함 0^{(Inbox Zero)} 을 달성하려면 몇 가지 특정 섹션을 설정하는 것이 가장 좋습니다.

• 조치/응답 필요
• 긴급 회신 필요
• 답장을 기다리는 중
• 위임됨

필요에 따라 다섯 번째 섹션을 설정하도록 선택할 수 있지만 이 네 가지는 가장 기본적인 작업을 처리합니다. 

받은 편지함 0에 도달^{(Reaching Inbox Zero)}

Gmail 설정 을 변경했으므로 이제 모든 작업을 실행할 차례입니다. 먼저^(First) 필터를 설정합니다. 다음을 입력:

이메일을 받으면 가장 먼저 해야 할 일은 응답이 필요한지 아니면 삭제해야 하는지를 결정하는 것입니다. 이메일이 스팸이거나 응답을 보증하지 않는 경우 즉시 삭제하거나 보관하십시오. 

이메일에 응답이 필요하고 2분 이내에 응답해야 하는 경우 응답하십시오. 2분 이상이 필요하면 별^(Star) 아이콘을 한 번 클릭합니다. 이메일이 긴급하고 다음에 응답해야 하는 경우 아이콘을 두 번 클릭하여 빨간색 별표^{(Red Star)} 로 표시합니다 . 

이메일에 답장을 한 후 답장을 기다리고 있다면 별표^(Star) 아이콘을 세 번 클릭하여 "답장 대기 중"으로 지정합니다. 다른 사람이 더 잘 처리하는 이메일을 받으면 해당 사람에게 전달하고 별표^(Star) 아이콘을 네 번 클릭하여 "위임됨"으로 표시합니다. 

이메일에 응답할 시간을 선택하고 해당 시간 내에만 작업하는 데 집중하세요. 자신에게 기한을 정하고 이메일 처리 기간을 설정하면 받은 편지함에서 보내는 시간을 줄여 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 업무 시간이 시작될 때 처리하기로 선택한 경우 먼저 긴급 이메일에 응답하는 데 집중하고 나머지는 거기서 처리하십시오. 

이러한 방법을 실행하면 곧 받은 편지함을 완전히 제어할 수 있습니다. 이미 엉망이라면 하루 30분 정도 시간을 내어 이미 가지고 있는 이메일을 분류하고 중요한지 여부를 결정하십시오. 필요한 것은 응답하고 필요하지 않은 것은 삭제하십시오. 

시간이 조금 걸릴 수 있지만 필터^{(but filters)} , 지정된 받은편지함 및 기타 도구를 사용하면 받은편지함 0에^{(Inbox Zero–and)} 도달하는 데 도움이 되고 어떤 기술이 유지하는 데 가장 도움이 되는지 찾을 수 있습니다. 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you eνer mіssed an importаnt email because your inbox was full of previous, unanswered messаges? Most people have experienced this and almost everyоne knows the distraсtion of fifty unread emails that demand your attention as ѕoon as you open your inbox in the morning. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

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