오늘날 개인, 회사 등 사이에 이메일이 끊임없이 교환되어 사서함에 있는 메일의 양이 증가하고 있습니다. 매번 많은 수의 이메일을 관리하고 검색하는 것이 어려워졌습니다. 따라서 이 문제를 해결하기 위해 Email Archiving 이라는 개념이 등장했습니다. 정확히 무엇이며 Microsoft Outlook 2019/2016 에서 전자 메일을 보관할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다 .

이메일 아카이빙이란

Email Archiving 은 이메일을 체계적으로 관리하고 보관하는 이메일 관리 프로세스입니다. 데이터 손실 없이 데이터를 영구적으로 저장하고 보호합니다. 기본적으로^(Basically) 이메일을 보관하면 삭제되지 않고 받은편지함에서 사라지고 보관 폴더^{(Archive folder)} 에 저장됩니다 . 나중에 필요할 수 있기 때문에 삭제하고 싶지 않은 이메일은 보관할 수 있습니다. 중요한 내용이 손실되지 않도록 필요한 경우 보관 폴더의 모든 이메일을 복원할 수 있습니다. 보관^(Archiving) 하면 네트워크 메일 서버에서 로컬 컴퓨터로 이메일이 이동됩니다.

Outlook에서 이메일을 보관하는 방법

Microsoft Outlook 을 열려면 시작^(Start) 버튼을 클릭 하고 Outlook 으로 스크롤 하여 엽니다.

받은 편지함^(Inbox) 으로 이동하여 보관하려는 이메일을 엽니다. 메일이 열리면 메일 함 상단의 메뉴 표시줄에 보관 옵션이 표시됩니다.^(Archive)

보관^(Archive) 을 클릭 하면 받은 편지함에서 이메일이 사라진 것을 확인할 수 있습니다. 왼쪽 창에서 볼 수 있는 보관^(Archive) 폴더 에서 이러한 모든 이메일을 찾을 수 있습니다. 아카이브 폴더를 클릭 하면 볼 수 있습니다.^(Click)

위의 검색 상자에서 찾고 있는 특정 메일을 검색할 수 있습니다. 이메일을 필터링하고 요구 사항에 따라 최신 또는 가장 오래된 것부터 정렬할 수 있습니다. 날짜, 크기, 제목, 중요도, 카테고리 등에 따라 이메일을 정렬할 수도 있습니다.

Outlook 에서 이메일을 보관하는 것은 간단 하므로 효율적인 방식으로 수행할 수 있습니다.

Outlook의 대량 보관 이메일

Outlook 에서 전자 메일을 대량으로 보관하려면 File > Info > Tools 를 열고 오래된 항목 정리를^{(Clean up old items)} 선택 합니다 .

이 폴더 및 모든 하위 폴더 보관^{(Archive this folder and all subfolders)} 을 선택 하고 보관할 폴더를 선택합니다.

그런 다음 다음보다 오래된 항목 보관에서 날짜를 입력합니다.

보관할 자동 보관 안 함 옵션이 선택된^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} 항목 포함을 선택 합니다.

확인을 클릭하고 종료합니다.

읽기^(Read) : Microsoft Outlook에서 이전 항목을 자동으로 보관 하는 방법 .

Outlook 에서 보관된 이메일을 검색하는 방법

Microsoft Outlook 에서 보관된 이메일에 액세스하려면 :

1. Outlook 열기
2. 이메일 ID 선택
3. 아카이브 폴더를 클릭하십시오
4. 여기에 보관된 모든 이메일이 표시됩니다.

이 게시물이 유용하기를 바랍니다.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchange оf emails between individuals, companies, etc. which has resυlted in a growing volume of mails in our mailboxes. It has become difficult tо manage and retrieve a large number of emails every time. Thus, to resolve this problem, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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