전 세계의 많은 기업은 재택 근무를 반드시 사무실에 있을 필요가 없는 직원에게까지 확대하는 것을 꺼려합니다. 이와 관련하여 특정 화상회의 에티켓^{(video conferencing etiquette)} 을 숙지 하는 것이 중요해집니다 .

회사가 텔레프레즌스와 화상 회의 모드를 활용하여 원활한 참여를 가능하게 하는 동안, 여기에 지속적인 인상을 남기기 위해 채택해야 하는 몇 가지 화상 회의 에티켓, 팁 및 규칙이 있습니다.

읽기^(Read) : Microsoft Teams 회의를 설정하고 참여하는 방법^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

화상회의 에티켓 안내

화상 회의에서는 모든 사람을 직접 만나 지속적인 인상을 남길 수 있는 기회가 없습니다. 따라서 이러한 원하는 에티켓을 참조 가이드로 따르십시오.

1. 회의 안건을 미리 결정
2. 배경 설정
3. 회의 준비
4. 시간을 엄수하라
5. 책상을 깨끗하게 유지하세요
6. 잠재고객 파악
7. 관련 요점 문서화
8. 메모 작성자 지정
9. 다른 참석자들에게 예의를 갖추십시오.
10. 사용하지 않을 때는 마이크를 음소거 상태로 유지

좋은 화상 회의 에티켓은 자신감을 강화하고 의사 소통 기술을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

1] 회의 안건을 미리 결정 한다^(Decide)

효과적인 화상회의를 위한 필수 관례는 토론 주제를 완벽하게 이해했을 때만 회의를 조직하고 진행하는 것입니다. 따라서 가상 회의를 조직하는 사람이라면 모든 참가자가 사전에 이에 대해 어느 정도 알고 있는지 확인하십시오. 최소 2개의 알림을 보내는 것이 안전한 것으로 간주됩니다.

• 회의 하루 전
• 회의 시작 1시간 전

이것은 참가자들이 방심하지 않고 에티켓을 지키지 않도록 회의 준비를 하는 데 도움이 됩니다.

2] 배경 설정

그림자를 피하기 위해 배경에 적절한 번개 조건을 갖는 것이 더욱 중요합니다. 마찬가지로, 바로 뒤에 햇볕이 잘 드는 창문이 있는 경우 블라인드를 당겨 번개를 흐리게 합니다. 또한, 깔끔한 벽이나 커튼은 혼란을 피하기 위해 어수선한 사무실이나 이상한 예술품보다 훨씬 낫습니다.

화상 회의를 하는 사람이 주의가 산만해지면 안 됩니다. 따라서 전화하기 전에 그들이 보는 것을 확인하십시오. 자신의 배경과 다른 사람들이 어떻게 볼 수 있는지에 대해 너무 많이 걱정하는 것은 업무에 방해가 될 수 있는 스트레스를 가중시킬 수 있습니다.

읽기^(Read) : Microsoft Teams 모임에서 배경을 흐리게 하는 방법^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] 회의 준비

^(Sit)카메라에 똑바로 앉아 얼굴에 미소를 지으십시오. 말할 때 자연스러운 제스처를 사용하고 옆 대화를 제한하십시오 . ^(Use)마이크를 두드리거나 마이크 근처에서 종이를 바스락거리는 것을 피하십시오 . ^(Avoid)또한 가능한 한 움직임을 최소화하십시오.

4] 시간에 맞춰

많은 사람들이 습관적으로 늦기 때문에 시간을 잘 지키는 것이 중요합니다. 사실, 이것은 모든 회의, 비디오 또는 기타를 따라잡기 위한 표준이어야 합니다. 실제 회의에서는 벗어날 수 있지만 화상 회의에서는 피할 길이 없기 때문입니다.

5] 책상을 깨끗하게 유지

업무용 책상이 지저분하거나 어수선해 보이지 않아야 합니다. 따라서 사용자와 카메라 사이에 아무 것도 두지 않는 것이 중요합니다. 책상에서 종이 더미, 스티커 메모 및 기타 문구류를 잃어버리십시오. Windows 바탕 화면을 깨끗하게 유지하고 싶을 수도 있습니다 . 필요한 경우 바탕 화면 아이콘 숨기기^{(Hide desktop icons)} 옵션을 사용합니다 .

6] 청중을 파악하라

화상 회의를 통해 학교 복장 규정을 시행할 수 없습니다. 예를 들어 청중에 따라 복장은 일반적으로 수수한 정장에서 완전히 캐주얼까지 다양할 수 있습니다. 화면에서 가장 잘 보이는 밝은 파스텔과 차분한 색상을 사용하는 것이 좋습니다.

7] 관련 사항 문서화

원격 회의에 대한 적절한^(Proper) 문서화를 통해 필요할 때 세부 사항을 효율적으로 불러올 수 있습니다. 또한 회의에 참석하지 못한 다른 팀원들이 속도를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

8] 메모 작성자 지정

중요한 사항을 메모하기 위해 항상 메모장을 유지하는 것은 좋은 총회 관행으로 간주됩니다. 이 관행은 가상으로 전환할 때 더욱 중요해집니다. 따라서 회의에서 발생하는 모든 것을 문서화할 메모 작성자를 지정하십시오. 그것은 뉘앙스를 추가하고 누군가가 논의된 내용을 다시 방문하고 싶다면 쉽게 거기에 도달할 수 있습니다.

9] 다른 참석자들에게 예의를 갖추십시오.

당신이 주최자이거나 화상 회의를 주선한 사람이라면 컴퓨터에 로그인하여 예정된 시간 몇 분 전에 회의에 참석할 준비를 하십시오. 이것이 첫 번째 교훈이 되어야 합니다.

둘째, 모든 참가자가 귀하를 알고 계속해서 귀하의 이름을 부를 수 있도록 연설하기 전에 자신을 소개하는 것으로 시작하십시오.

읽어^(Read) 보기 : 화상 회의에서 가장 멋지게 보이는 방법^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] 사용하지 않을 때는 마이크를 음소거 상태로 유지^(Keep)

말을 하지 않고 조용하다고 생각하더라도 대부분의 마이크는 기침, 재채기 또는 타이핑과 같은 사소한 배경 소음을 감지할 수 있습니다. 이러한 소리는 다른 화상 회의 참가자의 주의를 쉽게 산만하게 하거나 성가심을 유발할 수 있습니다. 따라서 휴식을 취하고 회의 중에 밖으로 나가기 전에 마이크를 음소거하십시오.

우리가 언급해야 할 다른 것이 있습니까?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do nоt mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t havе to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

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